Quali sono i tipi di evento in Cal.com

In Cal.com, i tipi di evento sono le diverse categorie di appuntamenti, riunioni o sessioni che puoi impostare e gestire in base alle tue esigenze specifiche. Questi tipi di evento ti consentono di personalizzare l'esperienza di pianificazione per te stesso, il tuo team o l'intera organizzazione, garantendo che ogni tipo di riunione sia gestito secondo le proprie regole, disponibilità e struttura.

I diversi tipi di tipi di evento

Cal.com offre una varietà di tipi di evento che si adattano a diverse esigenze di pianificazione. Comprendere queste opzioni è essenziale per creare un processo di pianificazione fluido ed efficiente. Ogni tipo di evento offre funzionalità e caratteristiche uniche per aiutarti a organizzare il tuo calendario in base al tuo modo di lavorare, che si tratti di pianificare riunioni personali o gestire appuntamenti a livello di team. Diamo uno sguardo più da vicino ai diversi tipi di tipi di evento tra cui puoi scegliere in Cal.com.

Tipi di evento di pianificazione personale

I tipi di evento personali in Cal.com sono il tipo di evento più comune e sono progettati per le riunioni uno-a-uno. Che si tratti di consultazioni, colloqui o sessioni private, questo tipo di evento semplifica la pianificazione di un orario dedicato con qualcuno. Puoi impostare la tua disponibilità e la durata della riunione (ad esempio, 30 minuti o un'ora) e condividere il link di prenotazione, consentendo all'altra persona di scegliere un momento che funzioni per entrambi.

Sebbene tipicamente utilizzati per riunioni uno-a-uno, i tipi di evento personali possono anche essere regolati per includere partecipanti aggiuntivi, rendendoli flessibili per piccoli incontri di gruppo o check-in di team quando necessario.

Tipi di evento di pianificazione collettiva

I tipi di evento collettivi in Cal.com semplificano il processo di pianificazione quando sono coinvolti più ospiti. Piuttosto che coordinare orari separati per ogni persona, un evento collettivo ti consente di riunire più membri del team o ospiti per incontrare un partecipante esterno o un gruppo in una sola volta. Ad esempio, una dimostrazione di vendita potrebbe coinvolgere un paio di account executive e un ingegnere delle soluzioni, o un colloquio di assunzione potrebbe riunire un reclutatore e un manager del dipartimento.

Questo tipo di evento risolve molte sfide di pianificazione per i team. Elimina infinite catene di email cercando di trovare un orario che funzioni per tutti, riduce il rischio di doppi prenotamenti e aiuta a garantire che tutti i partecipanti necessari siano presenti alla riunione. Gli eventi collettivi semplificano il coordinamento e migliorano la trasparenza, rendendo il processo di pianificazione più efficiente per tutte le persone coinvolte.

Tipi di evento di pianificazione round-robin

I tipi di evento round robin in Cal.com sono il tipo di evento di team più comunemente utilizzato, aiutando i team a distribuire i compiti o le appuntamenti equamente tra più membri del team in un ordine ciclico. Ciò garantisce equità e previene che qualsiasi membro del team sia sovraccaricato. Quando i clienti prenotano appuntamenti, il sistema ruota gli intervalli di tempo disponibili tra i membri del team, fornendo ai clienti più opzioni mantenendo equilibrato il carico di lavoro. È particolarmente utile per i team di vendita, supporto clienti e sanitari che devono gestire grandi volumi di compiti o appuntamenti.

I vantaggi della pianificazione round robin includono una distribuzione equa del carico di lavoro, aumento dell'efficienza e soddisfazione del cliente migliorata. Automatizza l'assegnazione dei compiti, riducendo lo sforzo manuale e garantendo responsabilità. Che tu scelga il bilanciamento del carico o ottimizzi la disponibilità, il round robin aiuta a semplificare la pianificazione, garantendo un processo fluido sia per il tuo team che per i clienti.

Tipi di evento di pianificazione gestita

I tipi di evento gestiti in Cal.com sono progettati per dare ai team un maggiore controllo e coerenza sulla pianificazione degli eventi. Con gli eventi gestiti, gli admin del team possono creare modelli di evento che mantengano l'uniformità all'interno del team, assicurando coerenza nelle domande di prenotazione, durata e promemoria. Questa funzione è particolarmente utile per i team che devono mantenere un processo di prenotazione professionale e standardizzato pur permettendo ai membri individuali del team di personalizzare determinati aspetti dell'evento.

Il principale vantaggio degli eventi gestiti è la capacità di bloccare campi critici, prevenendo errori e mantenendo l'uniformità tra tutti i membri del team che utilizzano il tipo di evento. Mentre gli admin controllano dettagli essenziali, possono sbloccare campi non critici (come il titolo o la descrizione) per consentire la personalizzazione ove necessario. Questa funzione è perfetta per i team che necessitano sia di controllo che di flessibilità, assicurando un processo di pianificazione fluido e standardizzato che riduce gli errori e migliora l'onboarding per i nuovi membri del team.

Come creare un tipo di evento in Cal.com

Creare un tipo di evento in Cal.com è semplice e può essere fatto in pochi passaggi. Ecco come puoi impostarlo:

1. Accedi a Cal.com

Accedi al tuo account Cal.com o crea un nuovo account Cal.com.

2. Crea un nuovo tipo di evento

Una volta effettuato l'accesso, vai alla dashboard dei tipi di evento e fai clic sul pulsante "+ Nuovo" per iniziare a creare un nuovo tipo di evento.

3. Seleziona il tipo di tipo di evento

Seleziona il tipo di evento che vuoi creare: personale, gestito, collettivo o round-robin. Quindi, compila i dettagli di base per il tuo evento, come il nome dell'evento, la durata e la descrizione.

4. Imposta i partecipanti all'evento (non necessario per eventi personali)

Per eventi collettivi o round robin, dovrai selezionare quali membri del team dovrebbero far parte dell'evento. Puoi scegliere ogni membro del team singolarmente o selezionare un intero (sotto)team. Per eventi gestiti, scegli i membri del team che dovrebbero utilizzare questo modello.

5. Configura la disponibilità

Dopo aver impostato i partecipanti, fai clic sulla scheda della disponibilità per selezionare gli intervalli di tempo che funzionano per tutti. Per eventi personali, puoi aggiungere la tua disponibilità per adattarti al tuo programma individuale. Per eventi gestiti, l'admin può bloccare le impostazioni di disponibilità o i membri del team possono personalizzare la loro disponibilità se è sbloccata.

6. Completa la tua configurazione

Personalizza eventuali impostazioni aggiuntive come promemoria, domande di prenotazione e link per le riunioni, a seconda del tipo di evento. Una volta apportate tutte le modifiche necessarie, salva il tuo tipo di evento. Se hai bisogno di informazioni più dettagliate su queste funzionalità, continua a leggere l'articolo per ulteriori approfondimenti su come configurare e ottimizzare i tuoi tipi di evento.

Impostazione del tipo di evento in dettaglio

Una volta creato il tuo tipo di evento in Cal.com, avrai accesso a diverse schede che ti permettono di configurare ogni aspetto del tuo evento. Ogni scheda offre un set unico di funzionalità che ti aiuta a perfezionare il funzionamento dei tuoi eventi. Dalla configurazione delle basi e disponibilità all'aggiunta di funzioni avanzate come opzioni ricorrenti e flussi di lavoro, questa sezione ti guiderà attraverso ciascuna delle schede e come possono essere utilizzate per ottimizzare la tua configurazione degli eventi.

Analizziamole una per una per aiutarti a ottenere il massimo dalla tua configurazione degli eventi in Cal.com!

1. Scheda Basi

La scheda Basi è dove imposti i dettagli fondamentali per il tuo tipo di evento. Qui, puoi personalizzare informazioni chiave come il titolo, la descrizione e la durata dell'evento per adattarsi alle tue esigenze. Analizziamo le impostazioni chiave nella scheda Basi:

• Informazioni di base:
  Inizia aggiungendo il titolo e la descrizione del tuo evento. Puoi anche scegliere la lingua dell'interfaccia per l'evento. Una funzionalità interessante qui è la possibilità di attivare l'opzione per tradurre il titolo e la descrizione nella lingua del browser del visitatore utilizzando l'IA. Questo aiuta a creare un'esperienza più personalizzata per i tuoi clienti internazionali regolando automaticamente la lingua per adattarsi alle loro preferenze.

• Durata dell'evento:
  In questa sezione, puoi definire la durata dell'evento in minuti. Puoi anche abilitare la funzionalità Consenti al prenotatore di selezionare tra più durate. Quando attivata, questa funzione consente al prenotatore di scegliere tra diverse opzioni di durata, come 15 o 30 minuti. Puoi anche impostare una durata predefinita, quindi se un prenotatore non seleziona una durata, verrà utilizzata quella predefinita (ad esempio, 15 minuti).

• Luogo:
  Per le impostazioni del luogo, puoi selezionare tra tre opzioni:

  • Conferenza: Scegli uno strumento di conferenza che hai aggiunto nel marketplace delle app o nelle impostazioni di conferenza.

  • Di persona: Se l'evento è di persona, seleziona l'indirizzo dell'attendente o dell'organizzatore.

  • Altro: Per luoghi personalizzati o link di riunioni, seleziona questa opzione. Puoi persino consentire più luoghi, dando al prenotatore la flessibilità di scegliere quello che funziona meglio per lui.

2. Scheda Disponibilità

La scheda Disponibilità ti consente di selezionare gli intervalli di tempo per il tuo evento. Di default, utilizza il tuo programma di disponibilità generale, ma puoi personalizzarlo. Per gli eventi personali, i partecipanti possono aggiungere la loro disponibilità. Per gli eventi gestiti, l'admin può bloccare le impostazioni o consentire ai membri del team di aggiustarle. Per gli eventi round-robin e collettivi, puoi selezionare per ogni membro del team quale programma di disponibilità dovrebbe essere utilizzato, garantendo che tutti i partecipanti siano disponibili prima della pianificazione.

3. Scheda Assegnazione (solo per eventi collettivi, round-robin e gestiti)

La scheda Assegnazione è dove gestisci le assegnazioni dei membri del team per eventi round-robin, collettivi e gestiti.

Per eventi gestiti e collettivi, l'assegnazione dei membri del team è semplice: selezioni semplicemente gli individui che dovrebbero essere inclusi nell'evento. Puoi anche aggiungere membri futuri del team a questi eventi, garantendo che i nuovi membri del personale siano inclusi automaticamente.

Per eventi round-robin, ci sono opzioni di assegnazione più avanzate. Dopo aver selezionato i membri del tuo team, puoi personalizzare ulteriormente la configurazione round-robin scegliendo tra due modalità:

• Bilanciamento del carico: Distribuisce equamente gli appuntamenti o i compiti tra i membri del team.

• Massimizza la disponibilità: Ruota gli intervalli di tempo disponibili tra i membri del team per offrire ai prenotatori più opzioni e aumentare le possibilità di prenotazione.

Inoltre, puoi modificare le priorità dei membri del team (ad esempio, alta o bassa priorità), abilitare la distribuzione ponderata (per allocare i compiti in base alla percentuale) e impostare ospiti fissi (per garantire che individui chiave siano sempre assegnati). Per configurazioni più complesse, puoi anche creare gruppi round robin per organizzare i membri del team per dipartimento o ruolo, migliorando la collaborazione.

4. Scheda Limiti

La scheda Limiti ti consente di configurare varie restrizioni per il tuo tipo di evento, dandoti un maggiore controllo sulle prenotazioni. Puoi impostare limiti per cose come i tempi di buffer, la frequenza delle prenotazioni, il minimo preavviso e altro ancora per garantire che il tuo programma funzioni in modo fluido. Si consiglia di attivare tutte le funzionalità una volta per vedere come funzionano e regolarle secondo le tue esigenze. Questa scheda fornisce un modo flessibile per personalizzare la disponibilità degli eventi e gestire le prenotazioni in modo efficiente.

5. Scheda Avanzate

La scheda Avanzate offre ampie opzioni di personalizzazione per i tuoi tipi di evento. Include la possibilità di aggiungere domande di prenotazione, dove puoi richiedere vari tipi di informazioni, tra cui testo breve, testo lungo, e-mail e numeri di telefono. Puoi creare prenotazioni basate su e-mail (richiedendo solo un'e-mail) o prenotazioni basate su telefono (richiedendo solo un numero di telefono) per soddisfare le tue esigenze.

Oltre alle domande di prenotazione, questa scheda consente di configurare impostazioni aggiuntive come l'integrazione del calendario, le conferme di prenotazione e le regole di riprogrammazione. Puoi attivare o disattivare funzionalità come la verifica dell'e-mail, annullamento e riprogrammazione, oltre a impostare i reindirizzamenti dopo la prenotazione e personalizzare l'aspetto dei tuoi eventi.

È consigliabile attivare tutte le funzionalità una per una per esplorare come funziona ciascuna e trovare la migliore configurazione per il tuo processo di prenotazione.

6. Scheda Ricorrenti

La scheda Ricorrenti ti permette di impostare eventi che si ripetono regolarmente, come lezioni settimanali o riunioni di team. Puoi scegliere la frequenza (ad esempio, settimanale, mensile) e impostare un numero massimo di occorrenze. Se un prenotatore annulla l'iscrizione, tutti gli eventi futuri vengono automaticamente annullati. La riprogrammazione degli eventi ricorrenti non è possibile, quindi è importante regolare attentamente il programma.

7. Scheda App

La scheda App in Cal.com ti consente di estendere la funzionalità dei tuoi eventi integrandoli con vari provider di calendario, software di videoconferenza e altre piattaforme. Le app possono anche aggiungere funzionalità extra, come l'app Wipe my Cal per la riprogrammazione di massa della tua giornata. Puoi sfogliare lo store delle app Cal.com, trovare app per categoria e installarle con un solo clic. Alcune app possono richiedere l'autenticazione, come collegare il tuo account Google.

Una volta installate, puoi gestire le tue app, abilitare o disabilitare le integrazioni e regolare le impostazioni direttamente dalla pagina App installate.

8. Scheda Flussi di lavoro

La scheda Flussi di lavoro in Cal.com ti consente di automatizzare azioni basate su trigger specifici, come quando una prenotazione viene creata, annullata o sta per iniziare. Ciò riduce lo sforzo manuale, migliora la comunicazione e garantisce che il tuo processo di pianificazione funzioni senza intoppi.

Puoi configurare un flusso di lavoro selezionando un trigger (ad esempio, prenotazione creata, evento annullato) e definendo un' azione (ad esempio, inviare un'e-mail, inviare un SMS o inviare un messaggio WhatsApp). Puoi personalizzare ulteriormente i messaggi utilizzando variabili di testo dinamico, come dettagli dell'evento, informazioni sull'attendente e URL della riunione. Questo ti consente di inviare automaticamente notifiche, promemoria e messaggi di follow-up personalizzati.

Si consiglia di testare tutti i trigger e le azioni disponibili per comprendere appieno le capacità dei flussi di lavoro e ottimizzare il tuo processo di pianificazione. Per una guida più dettagliata, consulta il nostro completo Articolo di aiuto sui Flussi di lavoro.

9. Scheda Webhooks

La scheda Webhooks ti consente di automatizzare le integrazioni con altre app attivando azioni quando si verificano eventi specifici in Cal.com, come la creazione, l'annullamento o la riprogrammazione di una prenotazione. Puoi configurare webhooks per ascoltare questi eventi e inviare dati a un URL del sottoscrittore personalizzato o utilizzare integrazioni come Zapier per collegarti ad altre app senza richiedere lavoro di sviluppo.

I webhooks possono essere impostati a diversi livelli, tra cui livello utente, livello tipo di evento e livello team, consentendo un controllo preciso su quali eventi attivano azioni. Puoi scegliere tra una varietà di trigger (ad esempio, prenotazione creata, riunione iniziata, registrazione pronta) e azioni (ad esempio, inviare e-mail, SMS o aggiorna app esterne). Anche i payload personalizzati possono essere utilizzati, rendendo facile personalizzare i dati inviati con ciascun webhook.

Si consiglia di sperimentare queste funzionalità e testare i webhooks per comprendere come funzionano nella tua configurazione. Per una guida più dettagliata, consulta il nostro completo Articolo di aiuto sui Webhooks.

Sei pronto a impostare i tuoi tipi di evento?

Ora che sei familiare con i passaggi e le funzionalità per creare e personalizzare i tipi di evento in Cal.com, hai tutti gli strumenti di cui hai bisogno per ottimizzare il tuo processo di pianificazione. Che tu stia gestendo eventi personali, round-robin, collettivi o ricorrenti, puoi adattare ogni tipo di evento per soddisfare le tue esigenze. Inizia a sperimentare queste impostazioni e crea un'esperienza di prenotazione senza intoppi ed efficiente per te e il tuo team.

Pronto per iniziare? Iscriviti a Cal.com ora e semplifica la tua pianificazione oggi stesso!