Cos'è l'automazione dei flussi di lavoro? (E perché è importante?)

L'automazione del workflow è quando si utilizza software per eseguire processi aziendali passo dopo passo invece di farli manualmente. L'idea è che questi processi possano essere eseguiti senza (o con un intervento umano minimo).

L'automazione del workflow ha le sue radici nella produzione e nell'automazione basata su macchine che seguì la Rivoluzione Industriale. Oggi coinvolge l'IA o la logica basata su regole: i computer sono programmati con istruzioni "se questo, allora quello" in modo che un'azione specifica attivi un particolare compito.

Ora che abbiamo risposto alla domanda "Che cos'è l'automazione del workflow?", la prossima è: "Perché è importante?". Proprio come con tutte le forme di automazione, ti fa risparmiare tempo e denaro. Esaminiamo cosa può fare l'automazione del workflow per la tua azienda.

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Vantaggi dell'automazione del workflow

L'automazione del workflow porta molti vantaggi, dall'evitare compiti noiosi al risparmio di denaro attraverso l'efficienza.

Aumento dell'efficienza e della produttività

Il 70% dei leader aziendali crede che fino al 40% del loro tempo sia dedicato a compiti banali. Potrebbe essere anche fino a tre ore di una giornata lavorativa di otto ore. Anche se le tue statistiche non sono così spaventose, automatizzare i tuoi workflow ti renderà sicuramente più efficiente.

Le soluzioni automatizzate lavorano più velocemente delle persone. Si occupano delle cose di base in modo che gli esseri umani possano concentrarsi su compiti che richiedono maggiore abilità. Con il software in aiuto, i tuoi dipendenti possono fare di più ogni giorno e non è necessario assumere molti nuovi collaboratori mentre la tua azienda cresce.

Puoi anche standardizzare i tuoi processi attraverso l'automazione del workflow. Invece di far interpretare o scegliere un compito ai dipendenti, tutti sono guidati attraverso un modo di lavorare approvato. Questo ti aiuta a rimanere conforme alle tue politiche e alla legislazione del settore.

L'automazione del workflow ti offre una maggiore scalabilità e, una volta ottimizzati i tuoi processi, puoi affrontare più lavoro e più clienti. Con il software giusto, puoi connettere più applicazioni in un'unica workflow e persino integrarti con sistemi legacy invece di sostituirli completamente.

Riduzione degli errori e diminuzione del lavoro manuale

Come qualsiasi forma di automazione, i workflow automatizzati riducono la necessità di lavoro manuale ripetitivo, come l'inserimento dei dati e l'assegnazione di compiti. Sono programmati per lanciare azioni automaticamente quando si verifica un attivatore, ad esempio, generando un messaggio di promemoria quando un cliente di e-commerce non completa il checkout.

Questo fa risparmiare tempo e impedisce che i dipendenti siano sopraffatti da compiti noiosi e dispendiosi in termini di tempo. Possono concentrarsi su progetti che richiedono abilità e creatività e c'è meno rischio che soffrano di stress e burnout.

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Con una diminuzione del lavoro manuale si riduce anche il margine di errore umano. A condizione che tu li abbia programmati accuratamente in primo luogo, i workflow automatizzati eliminano gli errori causati da istruzioni poco chiare o mancanza di concentrazione. Ridurrai anche i costi di rifacimento associati agli errori.

Piattaforme di automazione ti offrono una maggiore visibilità sulle tue operazioni. Ad esempio, puoi registrare automaticamente tutte le azioni in un processo, consentendoti di rivedere e auditare le procedure in seguito. Questo aiuta a garantire che rimani conforme alle normative pertinenti.

Comunicazione e collaborazione migliorate

L'automazione del workflow migliora la comunicazione chiarendo ogni fase di un processo. Tutti comprendono le proprie responsabilità, senza bisogno di domande o discussioni. La gestione dei progetti diventa semplice con l'assegnazione automatica di compiti e scadenze e un registro di ciascun compito completato.

Il sistema notifica ai membri del team quando c'è qualcosa da fare in modo che i manager e i colleghi non debbano ricordarsi a vicenda. I membri del team vengono coinvolti solo quando necessario, il che significa che nessuno viene distratto da notifiche irrilevanti.

Per quanto riguarda la collaborazione, le piattaforme di automazione del workflow rendono più facile il collegamento dei dipendenti di diversi team e reparti. Gli strumenti di design visivo ti aiutano a configurare un workflow che porta questi diversi utenti in un unico processo e condivide dati rilevanti.

Oltre alle comunicazioni interne, i workflow automatizzati beneficiano anche la comunicazione con i clienti. Ad esempio, la distribuzione automatica delle chiamate e strumenti di self-service come i chatbot aiutano gli agenti di supporto a rispondere a più richieste.

Strumenti e tecnologie comuni per l'automazione del workflow

Ci sono due principali tipi di workflow di automazione: workflow di processo aziendale e workflow di processo robotico. I primi sono spesso utilizzati nella gestione dei processi aziendali (BPM), che valuta e ottimizza i processi per aiutare a raggiungere gli obiettivi aziendali. Questo tende a concentrarsi su processi end-to-end.

L'automazione dei processi robotici (RPA) coinvolge robot che eseguono compiti specifici. Ad esempio, la sincronizzazione dei dati tra le applicazioni: puoi impostare il workflow per estrarre tutti i dati nel tuo ERP solution per vedere istantaneamente informazioni aziendali senza che i dipendenti debbano cercarle.

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Il software di automazione del workflow di solito ha funzionalità low-code che consentono agli utenti di progettare e automatizzare i workflow. Le capacità di trascinamento e rilascio significano che i dipendenti non hanno bisogno di una vasta conoscenza di programmazione per utilizzare il software.

Invece, puoi "disegnare" workflow con strumenti di design visivo, come creare un diagramma di flusso. Puoi posizionare "nodi" lungo il workflow per automatizzare vari compiti e integrare sistemi e dati. Alcuni strumenti di automazione del workflow includono anche capacità di IA che forniscono raccomandazioni per l'ottimizzazione del workflow o suggeriscono la "prossima migliore azione" per gli utenti.

Il software di automazione del workflow è solitamente venduto come applicazione SaaS (software come servizio). Esempi popolari includono Microsoft, IBM e Zapier. Alcuni fornitori offrono strumenti specifici per funzione, come l'automazione per il servizio clienti o programmazione degli appuntamenti. È anche possibile ottenere informazioni in tempo reale con strumenti di analisi del workflow.

Settori chiave e casi d'uso per l'automazione del workflow

Come puoi immaginare, questa tecnologia si applica a vari settori e operazioni. Ecco alcuni esempi di automazione del workflow:

Vendite: Puoi impostare regole che attivano azioni quando un cliente compie un passo specifico, ad esempio, notificare un rappresentante di vendita quando qualcuno completa un modulo di registrazione o creare automaticamente un nuovo record cliente. L'automazione è utilizzata anche per i follow-up e la qualificazione dei lead.

Marketing: Potresti progettare workflow per pubblicare contenuti sui social media o inviare email promozionali a un segmento specifico. Il sistema può raccogliere automaticamente dati per analizzare il successo di una campagna.

HR: L'automazione aiuta con compiti come la selezione dei curriculum, l'invio di informazioni di onboarding, l'estrazione dei dati dagli strumenti di tracciamento del tempo nella busta paga e l'approvazione delle richieste di vacanza.

Assistenza Clienti: Imposta workflow per ****creare e ****priorizzare ticket o inviare sondaggi ai clienti al termine di ogni chiamata. Altri esempi includono instradamento delle chiamate basato su regole o AI e menu IVR che indirizzano i clienti all'agente o reparto corretto.

E-commerce: Le applicazioni di gestione degli ordini possono automatizzare l'intero processo, dal tracciamento dell'inventario in tempo reale ai pagamenti ai fornitori. Non appena un cliente effettua un ordine, il sistema genera istruzioni di prelievo e imballaggio e un'etichetta di spedizione.

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Finanza: L'accuratezza è fondamentale nella finanza, e l'automazione del workflow ti aiuta a mantenere coerenza e conformità. Puoi programmare il sistema per fare previsioni, inviare fatture e ordini di acquisto, e rimborsare automaticamente le spese dei dipendenti.

DevOps: L'automazione del workflow consente canali di comunicazione più precisi tra sviluppatori e operazioni e riduce i colli di bottiglia causati da dipartimenti isolati.

Produzione: L'automazione migliora il controllo della qualità e riduce i tempi di approvazione e ciclo per acquisti e operazioni nella catena di fornitura. Puoi anche automatizzare i workflow nello sviluppo dei prodotti.

Operazioni IT: Workflow ben progettati aiutano il tuo team IT a gestire gli utenti della rete tra più reparti. Potresti usare l'automazione per reset delle password e il dispiegamento di servizi e aggiornamenti.

Sicurezza: Monitorizza automaticamente le minacce informatiche, genera report sugli incidenti e integra il sistema con strumenti di sicurezza esistenti.

Sfide e considerazioni nell'implementazione dell'automazione del workflow

Una delle principali sfide è che i tuoi dipendenti avranno preoccupazioni riguardo alla possibilità di essere sostituiti dai robot. Dovrai rassicurarli che l'automazione migliorerà il luogo di lavoro piuttosto che sostituirlo completamente e che gli esseri umani saranno ridistribuiti a compiti di maggior valore che utilizzano le loro competenze.

Alcuni membri del personale potrebbero anche resistere alla nuova tecnologia e a un modo diverso di fare le cose. Ancora una volta, spiega come la razionalizzazione porterà benefici a tutti e offri una formazione completa sul nuovo software. La maggior parte degli strumenti di automazione del workflow sono facili da imparare e utilizzare grazie alle caratteristiche low-code e di trascinamento e rilascio.

Assicurati che il software che scegli si integri senza problemi con i sistemi esistenti e offra robustezza in termini di sicurezza e supporto clienti.

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Tendenze e innovazioni future nell'automazione del workflow

Abbiamo già menzionato l'automazione del workflow low-code e visiva, che continuerà probabilmente ad avanzare con più fornitori di software che aggiungono questa capacità alle loro offerte. Questo democratizza la creazione di workflow e consente un sistema più collaborativo in cui tutti gli utenti possono suggerire miglioramenti. Possiamo anche aspettarci un aumento dei workflow templatizzati che velocizzano le future automazioni.

Come in molte aree del business, l'IA è una tendenza chiave. Può suggerire ottimizzazioni per i workflow e priorizzare i compiti in base a schemi di dati e apprendimento automatico. L'analisi predittiva e in tempo reale è ideale per le aziende agili, poiché consente di fare costanti miglioramenti. Ad esempio, strumenti basati su IA possono selezionare i migliori candidati per accelerare il reclutamento.

Con il lavoro remoto e ibrido in aumento, esiste il rischio che i dipendenti si sentano disconnessi. L'automazione del workflow può intervenire, facilitando l'esecuzione di compiti collaborativi a distanza. Questo aiuta anche a affrontare una crescente carenza di competenze e i problemi di produttività associati.

Conclusione principale

Quindi, abbiamo ora risposto alla domanda cruciale: "Che cos'è l'automazione del workflow?". Una volta compreso come funziona, è chiaro che questa tecnologia ha enormi vantaggi per tutti i tipi di luoghi di lavoro. Semplifica e razionalizza i processi aziendali, portando a un aumento della produttività e a costi operativi più bassi.

L'automazione gestisce compiti di base, ripetitivi e a basso valore aggiunto, mentre l'IA può intervenire nel processo decisionale intelligente. I dipendenti possono utilizzare le loro capacità per lavori più gratificanti, offrendo loro (e ai tuoi clienti) un'esperienza migliore.