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01
Collegare calendari, moduli e accettazione
Collega i calendari del tuo personale o fornitore, imposta gli orari di ufficio e aggiungi moduli di registrazione per acquisire dettagli dei candidati come numero di passaporto, nazionalità e date di viaggio. Usa domande di idoneità per indirizzare i candidati ai giusti tipi di eventi, inclusi rinnovo del passaporto, servizi di passaporto accelerati e colloqui per il visto. Cal.com si integra con i tuoi strumenti esistenti tramite il marketplace delle app su https://cal.com/apps e supporta SSO aziendale su https://cal.com/enterprise per distribuzioni sicure su team e sedi.
02
Progetta il tuo flusso di lavoro e le regole
Utilizza il creatore di flussi di lavoro senza codice per impostare regole attorno al processo di richiesta del visto. Definisci conferme istantanee, promemoria basati sul tempo e istruzioni pre-appuntamento. Aggiungi link dinamici per moduli, liste di controllo e pagamenti. Configura percorsi separati per richiedenti alla prima esperienza, rinnovi e famiglie. Gli sviluppatori possono estendere e automatizzare con la nostra API e i webhooks su https://cal.com/docs/api, consentendoti di aggiornare i sistemi di gestione dei casi, generare numeri di riferimento o attivare controlli di background quando le prenotazioni vengono create o riprogrammate.
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Automatizza conferme, promemoria e follow-up
Invia conferme immediatamente e programma promemoria via email, SMS o WhatsApp per ridurre le assenze. Includi i requisiti per la foto del visto, un elenco di controllo per il visto di viaggio e consigli per l'appuntamento al consolato in modo che i richiedenti arrivino preparati. Dopo l'appuntamento, invia follow-up per documenti mancanti, riprogrammazioni o prossimi passi. Ogni punto di contatto è registrato e puoi sincronizzare gli stati con i tuoi sistemi interni. Scopri di più su come configurare i flussi di lavoro su https://cal.com/docs.
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Riduci le assenze e gli arrivi in ritardo
Gli aspiranti perdono gli appuntamenti quando le istruzioni non sono chiare o i promemoria arrivano troppo tardi. I flussi di lavoro risolvono questo problema con conferme intelligenti, notifiche programmate e indicazioni chiare. Puoi includere suggerimenti per l'appuntamento al consolato, cosa portare e dettagli sul check-in in loco. Per i giorni di alta richiesta, invia un promemoria 24 ore prima, un promemoria 2 ore prima e un promemoria 15 minuti prima. I team vedono meno accessi non programmati al momento sbagliato e meno slot vuoti, il che aumenta la produttività e la soddisfazione degli aspiranti.
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Accelerare la preparazione del documento
Riduci i problemi dell'ultimo minuto inviando la giusta guida al momento giusto. Prima della visita, condividi i requisiti fotografici per il visto, la lista di controllo per il visto di viaggio e eventuali moduli locali in un unico messaggio. Per i rinnovi, includi una breve guida sui requisiti per il rinnovo del passaporto e un link alle FAQ. Se qualcosa manca, attiva automaticamente un follow-up con istruzioni per ricaricare o riprogrammare. Questo riduce il tempo in ufficio per appuntamento e aumenta il successo al primo passaggio.
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Scala attraverso località e fornitori
Lancia un'esperienza di prenotazione coerente attraverso consolati, agenzie partner e centri di servizi esternalizzati. Cal.com supporta la pianificazione condivisa e a rotazione, così puoi distribuire equamente la domanda e mantenere alta l'utilizzazione. Gestisci le festività locali, i permessi dello staff e i tipi di eventi unici per sito. Scegli distribuzioni ospitate o autogestite e integra con sistemi esistenti tramite API. Esplora la flessibilità open-source su https://cal.com/open-source e le opzioni aziendali su https://cal.com/enterprise.
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Verifica la conformità e la sicurezza
Proteggi le informazioni personali identificabili con controlli di accesso rigorosi e permessi basati sui ruoli. Cal.com supporta la crittografia in transito e a riposo, SSO, log di audit e politiche personalizzate di conservazione dei dati. Mantieni la comunicazione con i candidati coerente e centralizzata per le verifiche, utilizzando opzioni di self-hosting se hai bisogno di maggiore controllo. Leggi la nostra posizione sulla sicurezza su https://cal.com/security ed esplora i prezzi su https://cal.com/pricing.
Routing dei moduli e controlli di ammissibilità
Screen applicants with routing forms to send them to the right event type, time slot, and location based on the visa application process or renewal needs.
Notifiche multi-canale
Invia conferme e promemoria tramite email, SMS o WhatsApp. Aggiungi avvisi temporizzati per casi critici come un passaporto accelerato per mantenere i richiedenti sulla retta via.
Raccolta di documenti e collegamenti
Condividi i link alle istruzioni, elenchi di controllo e portali di caricamento. Includi i requisiti per la foto del visto e un elenco di controllo per il visto di viaggio in modo che i richiedenti arrivino pronti con documenti conformi.
Pianificazione del team e round robin
Disponibilità della piscina tra i vari siti, assegnare competenze e utilizzare il routing a rotazione per distribuire il carico di lavoro per interviste, rinnovi e consultazioni di prima accoglienza.
API e webhook
Collega Cal.com alla tua gestione dei casi o CRM. Attiva webhook alla prenotazione, riprogrammazione o cancellazione. Consulta la documentazione per sviluppatori su https://cal.com/docs/api.
Open source e auto-ospitante
Distribuisci nel tuo ambiente per il massimo controllo, oppure utilizza il nostro servizio ospitato. Esplora le opzioni su https://cal.com/open-source e https://cal.com/enterprise.
Cal.com può gestire regole specifiche per località come date di non disponibilità e limiti di slot?
Sì. Puoi impostare finestre di disponibilità, buffer, limiti giornalieri e programmi specifici per località. Combina i moduli di instradamento con i tipi di evento per applicare regole per consolati o centri di servizio.
Come raccogliamo i dati e i documenti dei candidati in modo sicuro?
Utilizza domande di assunzione personalizzate per i campi chiave e includi collegamenti ai tuoi portali documentali sicuri. I flussi di lavoro automatizzano i promemoria per gli elementi mancanti. L'accesso è controllato da ruoli e SSO.
Cal.com può aiutare i candidati a soddisfare i requisiti per le foto del visto?
Sì. Includere le specifiche e gli esempi delle foto nei promemoria, oltre ai link alla tua pagina di guida. Cal.com non convalida le immagini, ma garantisce che i candidati ricevano le istruzioni corrette in tempo.
Offrite servizi di rilascio passaporti accelerati con programmazione prioritaria?
Sì. Crea tipi di evento dedicati, aggiungi domande di idoneità, richiedi il pagamento con app come Stripe e invia promemoria ad alta priorità per appuntamenti per passaporti accelerati.
Come si evita la doppia prenotazione su più calendari?
Cal.com controlla i calendari collegati per conflitti, supporta la disponibilità condivisa e può tenere i slot mentre i candidati completano l'accesso, riducendo le prenotazioni doppie accidentali.
Cal.com è sicuro per i dati PII e conforme agli standard aziendali?
Cal.com fornisce crittografia, registri di controllo, Single Sign-On (SSO) e accesso basato su ruoli. Rivedi i dettagli su https://cal.com/security e scegli tra ospitato o auto-ospitato per soddisfare le tue esigenze di conformità.
Gli sviluppatori possono integrare Cal.com con il nostro sistema di gestione dei casi e aggiornamenti di stato?
Sì. Cal.com è API-first con webhook, SDK e un marketplace di app. Usa https://cal.com/docs/api per sincronizzare prenotazioni, stati e note con i tuoi sistemi interni.
Inizia ad automatizzare la programmazione di passaporti e visti
Crea il tuo primo flusso di lavoro in pochi minuti e scopri come l'automazione riduce le assenze, accelera la preparazione dei documenti e si espande in diverse sedi. Registrati su https://cal.com, esplora la documentazione su https://cal.com/docs o richiedi una demo enterprise su https://cal.com/enterprise.
