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Automate swim lesson scheduling and reminders with Cal.com workflows
Automate swim lesson scheduling and reminders with Cal.com workflows
Save time, prevent no-shows, and scale your swim school with flexible, API-first automation built for instructors.
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Fidato da aziende in rapida crescita in tutto il mondo
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How it works
How it works
Set up lesson-ready automations in minutes, no code required
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01
Choose your trigger
Select what starts your workflow, like new booking, reschedule, cancellation, or time-based reminders before or after a lesson.
02
Add the right actions
Send email, SMS, or WhatsApp to parents and swimmers, update calendars, post to Slack, call webhooks, and log data to your systems.
03
Personalize and launch
Customize content for infant swim lessons, adult swimming lessons, or squads, then activate across instructors, locations, and programs.
Benefits for swim schools and instructors
Benefits for swim schools and instructors
Drive reliable attendance, smooth communication, and faster growth
Drive reliable attendance, smooth communication, and faster growth
01
Fewer no-shows and late arrivals
Automated reminders via email, SMS, and WhatsApp keep families on track. Send confirmations on booking, a day before, and an hour before the lesson. Include pool location, parking tips, what to bring, and coach details. If a lesson is rescheduled or canceled, everyone gets updated instantly. For private swim lessons, add a same-day check-in reminder to maximize attendance and reduce idle pool time across lanes and instructors.
02
Faster booking to revenue
Turn interest into paid lessons with streamlined scheduling and integrated payments. Offer instant booking links for trial classes, private sessions, and recurring packages. Route prospects from swim lessons near me searches to the right coach based on skill, age, and location. Automate invoice reminders and follow-ups so you spend less time chasing payment and more time coaching. Use waitlists and auto-fill for popular slots to keep lanes full.
03
Better parent and swimmer experience
Deliver clear, consistent communication for every age group. Send tailored instructions for infant swim lessons with safety notes and diaper policies, or lap-swim prep for adult swimming lessons. Provide dynamic reminders that include waiver links and pool access details. After each session, automate feedback requests, skill progress updates, and rebooking prompts. The result is a professional experience that builds trust and boosts retention for your swim school.
04
Built for programs of any size
Whether you are an independent instructor or a multi-location swim school, Cal.com scales with you. Assign availability by coach and pool, manage blackout dates, and balance demand across locations. Self-host or use our hosted cloud, and integrate with your CRM, billing, or member management systems. Our open-source, API-first platform lets your developers customize workflows to fit your operations without vendor lock-in.
Features that keep lessons on schedule
Features that keep lessons on schedule
Flexible automation with privacy, control, and developer power
Flexible automation with privacy, control, and developer power
Multi-channel reminders and updates
Send confirmations, reminders, and post-lesson follow-ups by email, SMS, or WhatsApp. Customize timing for different classes, from parent-tot to endurance training, and include dynamic variables like coach, lane, and pool address.
Advanced routing for the right coach
Match new bookings to the best instructor using rules for age, level, stroke focus, accessibility needs, or language. Ideal for private swim lessons and high-demand programs across multiple locations.
Calendar sync and resource booking
Sync Google, Outlook, and Apple calendars to prevent double booking. Reserve shared resources like lanes or teaching aids so coaches, families, and pools stay aligned without manual coordination.
Payments and packages
Offer single lessons, packages, and memberships. Automate payment collection, retries, receipts, and reminders. Tie bookings to package balances so reschedules and make-ups stay accurate and easy.
Group, 1:1, and recurring events
Support group classes, one-on-ones, and recurring series. Allow families to book several dates at once, manage make-up credits, and set capacity rules per lane and per coach.
Open-source, API-first, and self-hostable
Use our SDKs and APIs to create bespoke booking flows, webhooks to your CRM, and admin dashboards. Self-host for data control and compliance or use our secure cloud.
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Tutti i tuoi strumenti chiave sincronizzati con i tuoi incontri
Cal.com funziona con tutte le app già presenti nel tuo flusso, assicurando che tutto funzioni perfettamente insieme.
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Domande frequenti
Domande frequenti
Queste sono alcune delle domande che ci vengono poste più frequentemente.
Queste sono alcune delle domande che ci vengono poste più frequentemente.
Can I use Cal.com for both group classes and private swim lessons?
Yes. You can run group classes, 1:1 sessions, and recurring series on the same account. Set capacities per class, assign coaches and lanes, and automate reminders for each format.
How do reminders help reduce no-shows for families?
You choose timing and channels. Send confirmations, 24-hour and 1-hour reminders, plus last-minute weather alerts. Include directions, gear lists, and policy notes to ensure swimmers arrive prepared.
Can I tailor messaging for infant swim lessons and adult swimming lessons?
Yes. Create templates per event type. Add safety tips for infants and parent expectations, and different prep notes for adult learners. Include variables like participant name, coach, and pool.
Does Cal.com support payments and lesson packages?
Yes. Accept payments at booking, offer packages and memberships, and automate receipts and balance updates. Payment reminders and retries help keep revenue predictable for your swim school.
How do instructors manage availability across multiple pools or lanes?
Set availability by location, lane, and coach. Cal.com prevents double booking by syncing calendars and reserving resources, so schedules stay accurate across facilities and teams.
Can we integrate with our CRM and messaging tools?
Yes. Use webhooks and our API to sync contacts and bookings to your CRM, trigger Slack notifications, and send transactional messages. Developers can extend workflows to fit your stack.
Is self-hosting available for larger programs and franchises?
Yes. You can self-host for data control and compliance, or use our hosted cloud. The open-source, API-first architecture gives enterprises flexibility without vendor lock-in.
Can I use Cal.com for both group classes and private swim lessons?
Yes. You can run group classes, 1:1 sessions, and recurring series on the same account. Set capacities per class, assign coaches and lanes, and automate reminders for each format.
How do reminders help reduce no-shows for families?
You choose timing and channels. Send confirmations, 24-hour and 1-hour reminders, plus last-minute weather alerts. Include directions, gear lists, and policy notes to ensure swimmers arrive prepared.
Can I tailor messaging for infant swim lessons and adult swimming lessons?
Yes. Create templates per event type. Add safety tips for infants and parent expectations, and different prep notes for adult learners. Include variables like participant name, coach, and pool.
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Non fidarti solo delle nostre parole
I nostri utenti sono i nostri migliori ambasciatori. Scopri perché siamo la scelta migliore per pianificare meeting.
"Più elegante di Calendly, più aperto di SavvyCal, Cal.com funziona ed è semplicemente perfetto. "
Flo Merian
Marketing del prodotto, Mintlify
Penso che Cal.com abbia una grande possibilità di creare una nuova categoria attorno all'essere sia eccellente che ben progettato.
Guillermo Rauch
CEO, Vercel
"Mi sono appena trasferito da Calendly a Cal.com."
Kent C. Dodds
Fondatore di EpicWeb.dev
"Ho appena provato ed è decisamente l'incontro più facile che abbia mai programmato!"
Aria Minaei
CEO, Theatre.JS
"Finalmente ho fatto il passaggio a Cal.com dopo non essere riuscito a trovare come modificare gli eventi nella dashboard di Calendly."
Ant Wilson
Co-Fondatore e CTO, Supabase
"At Navi, protecting personal health information is a non-negotiable, so choosing Cal.com for scheduling just makes sense."
Micah Friedland
CEO & Founder, Navi
"Più elegante di Calendly, più aperto di SavvyCal, Cal.com funziona ed è semplicemente perfetto. "
Flo Merian
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Fidato da aziende in rapida crescita in tutto il mondo
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La nostra missione è collegare un miliardo di persone entro il 2031 tramite la programmazione del calendario.
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