El impacto de la programación automatizada en el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados
Cuando la programación y gestión de turnos de trabajo se convierten en el foco, la principal preocupación suele ser cómo se beneficiará un negocio de ello. Pero aquí hay un consejo de la clase de Gestión de Recursos Humanos 101: los empleados son el activo clave. Si están felices y motivados, pueden aumentar los ingresos solo por la pura calidad del trabajo y los servicios que ofrecen. Esta regla también funciona al revés: los empleados sobrecargados y no escuchados están menos inclinados a contribuir 101% a su trabajo. Solo hacen el mínimo requerido, esperando hasta que termine el turno, o ni siquiera cumplen con las expectativas mínimas de trabajo.
Además, la programación automática facilitará el cumplimiento de nuevas regulaciones sobre condiciones laborales de manera más eficiente.
Sabes esto como un propietario de negocio responsable e inteligente, así que centrémonos en cosas más técnicas. ¿Cómo puedes automatizar tu proceso de programación para ayudar a los empleados a obtener horarios óptimos, conseguir un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal, y en general, sentirse valorados?
En pocas palabras, debes elegir una herramienta confiable y poderosa para la programación automatizada. Luego, estarás listo para aumentar tus ingresos y la satisfacción y retención de los empleados.
Beneficios de la Programación Automática de Empleados
Un buen software de programación debería ayudarte a alcanzar varios objetivos importantes relacionados con la fuerza laboral y sus necesidades, así que exploremos estos beneficios en detalle.
1. Menores Costos Laborales
Introducir la programación automática no significa que automáticamente despedirás a alguien porque no los necesitas, y así ahorrarás dinero en sus salarios. Ese sería un enfoque irresponsable. En cambio, la programación automática te permitirá entender los cuellos de botella de tu enfoque de personal y cómo mejorarlo.
A su vez, una distribución mejorada de los turnos ahorrará dinero en compensaciones por horas extra, gastos en problemas de seguridad, accidentes, o pérdidas de dinero por clientes perdidos o turnos sobrecargados en temporada baja/hora del día.
Si observamos detenidamente, todo se vuelve obvio. La programación manual a menudo está sesgada involuntariamente y abierta a errores humanos y acciones habituales. Así que algunos empleados pueden ser asignados a más turnos mientras que otros no obtienen suficientes. O turnos desafiantes con muchos clientes están subempleados o son atendidos por trabajadores inexpertos, mientras que los momentos de calma ven una afluencia de trabajadores con poco que hacer.
Los empleados cansados tienden a tener más accidentes, y los trabajadores inexpertos pueden necesitar más habilidades para manejar turnos ocupados. Todo esto lleva a pérdidas de dinero en lugar de generar ganancias.
Cuando realizas un análisis fundamental de los factores a considerar y luego los integras en tu herramienta de programación, la máquina construye un esquema de turnos justo. Todas las personas tienen la oportunidad de descansar, y todos los turnos están adecuadamente cubiertos para satisfacer la demanda.
2. Operaciones Eficientes
La programación manual siempre incluye datos importantes en la toma de decisiones, por lo que siempre surgirán problemas. Alguien simplemente no puede presentarse en un día o momento particular o solicita un día libre en lugar de turnos adicionales para trabajar. Además, el feedback y la comunicación cercana con los empleados son imprescindibles, preferiblemente recopilados en un solo lugar, accesible para gerentes y empleados por igual.
Un buen programador automático puede incorporar todas las demandas y factores sin ‘olvidar’ nada. Luego, permitirá que los empleados comuniquen sus inquietudes directamente en la aplicación para que sus solicitudes no se pierdan. La programación se vuelve eficiente y más efectiva, y las personas se sienten escuchadas y respetadas.
3. Mejora en la Satisfacción y Retención de Empleados
Este punto proviene de los dos anteriores: cuando los turnos están distribuidos razonablemente, todos tienen su parte de trabajo y ocio. Así que hay poca razón para que renuncien. El dinero es solo una parte de la retención de empleados. Un verdadero equilibrio entre la vida laboral y personal es tan importante como la compensación. Así que cuando puedes crear horarios de trabajo que respeten las necesidades y derechos de los trabajadores (mientras mantienes tu negocio en marcha), hazlo.
4. Cumplimiento de Ciclo Completo
Partes de la legislación laboral se revisan regularmente para proteger a los trabajadores de un trato injusto. Es difícil considerar todos los nuevos requisitos mientras se hacen horarios manualmente. En concreto, las regulaciones de programación piden que los empleados sean informados sobre sus turnos con mucha antelación para que puedan ajustar sus planes o pedir a su empleador que cambie su turno a otro momento. Informar a las personas que su turno comienza en una hora o incluso en 30 minutos es ilegal (y poco razonable, en ese sentido). La programación automática te permite crear horarios con mucha antelación y cumplir con regulaciones estrictas. La automatización ayuda a encajar el trabajo que requiere de 3 a 5 horas de trabajo en media hora. Así que puedes construir horarios adecuados de manera rápida y precisa sin demorar esta tarea temida.
5. Flexibilidad de la Fuerza Laboral
Una buena herramienta de programación permite una comunicación bidireccional que permite a los trabajadores tener voz en la creación de horarios. Algunas personas pueden tener razones amplias para solicitar turnos diferentes o momentos específicos del día, y es razonable escuchar estas demandas. Una vez que hayan enviado sus solicitudes a través de la herramienta de planificación, puede notificarse sobre estas preferencias específicas. Así no tendrás que buscar un sustituto a último momento. La programación automática convierte la flexibilidad de la fuerza laboral en algo alcanzable, y eso es increíble.
6. Equilibrio entre la Vida Laboral y la Vida Personal y Procesos Automatizados
Cuando los turnos se asignan automáticamente teniendo en cuenta la distribución equitativa de turnos de día y de noche, el equilibrio general entre la vida laboral y personal de tus trabajadores mejora. Puedes programar la herramienta para ajustarse a las necesidades de las personas con hijos que piden horarios específicos u otras razones serias que puedan tener. Así, consigues empleados dedicados que invertirán 200% en su trabajo y tendrán menos agotamientos o razones para irse.
Todo lo que tienes que hacer es conseguir un software que no pierda datos valiosos mientras conglomeras los horarios y que lleve un seguimiento de la distribución justa de turnos. Evitas una buena cantidad de trabajo monótono y propenso a errores y construyes un equipo fuerte, sano y altamente motivado para tu negocio.
Cómo Resolver Problemas de Programación de Manera Adecuada
Ahora que sabes cómo una buena herramienta de automatización puede ayudarte a ti y a tu personal, exploremos cómo implementar y ajustar este software para obtener el máximo provecho.
1. Identifica tus problemas de programación específicos
Cada negocio es único, y tu organización puede enfrentar problemas de programación y personal distintos a los que enfrentan organizaciones similares. Así que observa de cerca cuándo y dónde surgen tus problemas de programación: en ciertos momentos del día, en ciertos días, o estacionalmente. ¿Sobrecarga de personal o falta de este? ¿Coincidencia de trabajadores con un turno? ¿Absentismo? ¿Agotamiento y alta rotación? Identifica los problemas específicos que debes resolver primero.
2. Recoge feedback de los empleados sobre problemas de programación
El siguiente paso es escuchar lo que las personas tienen que decir. Sus comentarios y solicitudes pueden ser las soluciones a los problemas que has señalado. Reúne el feedback y observa cómo encaja en las áreas problemáticas que has encontrado. Las quejas sobre la crónica falta de trabajadores pueden señalar una subcontratación o sobre turnos cuando más empleados deberían presentarse a trabajar. El agotamiento y el deseo de renunciar debido a la fatiga y la falta de equilibrio entre la vida laboral y personal indican una distribución injusta de turnos. El absentismo es una señal clara sobre un sistema roto de avisos de programación y planificación de turnos sin la input de los trabajadores. La lista puede ser larga; tu tarea es escuchar y oír lo que se dice.
3. Revisa y actualiza tus políticas de programación
Cuando intentas reordenar horarios por primera vez, debes redactar nuevas políticas y prácticas de programación a mano para llevar un control de todo. Decides qué pasos introducirás (o eliminarás) para mejorar la programación y qué sugerencias se convertirán en políticas. Indica qué está limitado y cómo se pueden negociar los cambios y ajustes de turno (y cuándo).
4. Utiliza software o herramientas de programación
Puedes implementar el software una vez que hayas redactado estas nuevas políticas y hablado sobre ellas con tus trabajadores. Ingresa todos los detalles y solicitudes específicas que has recopilado y ejecuta el programa. Observa cómo se realiza el horario y discútelo con las personas. Si todo parece bien, aplica el horario. Luego, recoge feedback, analiza cómo están yendo las cosas para el negocio ahora y realiza ajustes adicionales, si es necesario.
5. Desarrolla un proceso de solicitud de tiempo libre estandarizado
Las solicitudes de tiempo libre son probablemente uno de los temas más críticos para ti y tus empleados. Así que, para evitar conflictos y honrar sus solicitudes razonables, desarrolla una política eficiente para esta situación. Explica con cuánta antelación deben pedir y con qué frecuencia se puede solicitar cambios en el horario, y así sucesivamente. Los empleados que no tienen tiempo para recargar energías se agotan y renuncian. Es más sencillo organizar un horario razonable que equilibre sus necesidades y las necesidades del negocio que ver a todo tu equipo renunciar un día.
Automatización de Procesos Manuales
Aparte de la automatización de la programación, es razonable automatizar tantas tareas como sea posible que tus trabajadores tienen que realizar. No queremos decir que se eliminen completamente sus roles. Queremos decir que les estamos dando a tu equipo herramientas valiosas para facilitar tareas monótonas y ahorrar energía para el trabajo que importa, como atender a los clientes.
1. Identifica las tareas que pueden automatizarse
Nuevamente, habla con tu equipo y analiza individualmente qué puede y debe ser automatizado. La automatización minimiza la posibilidad de errores y aumenta la productividad sin sobrecargar a tu equipo. Eso es muy importante. Cualquier pequeña tarea que consuma tiempo y que se pueda realizar automáticamente debe ser externalizada al software.
2. Elige las herramientas de automatización necesarias
Cuando sepas qué hacer, es hora de elegir herramientas. Si planeas implementar una automatización a gran escala, integrando muchas aplicaciones y funciones en una sola red, mira Zapier. Es un instrumento extenso que conecta tus cuentas de redes sociales, vincula el correo electrónico al sistema CRM, integra herramientas de pago y feedback en tu panel, y muchas más.
Si necesitas una automatización más específica y ajustada, observa Google Docs. Su conjunto de herramientas puede ayudar a automatizar tareas más pequeñas sin comprar un paquete de software separado, y hacerlo de manera eficiente.
Te instamos a prestar especial atención a la automatización de procesos de etiquetado, que pueden consumir tiempo y estar abiertos a errores si todo se hace manualmente. Las etiquetas se utilizan en todas partes, desde el envío hasta el etiquetado de productos. Así, la creación de etiquetas precisas mejora tus procesos empresariales.
Foxy Labels es una herramienta óptima para la automatización de impresión de etiquetas porque utiliza Google Docs como base. Transfiere información desde tu CRM y otras herramientas a Google Docs, te ayuda a crear etiquetas limpias y elegantes para diferentes propósitos en este entorno y las envía a imprimir de inmediato. Esta aplicación realiza la mayor parte del trabajo mientras te enfocas en otras tareas urgentes, y no te preocupes por la precisión y la velocidad.
3. Configura tu automatización
Una vez que hayas configurado tu herramienta de automatización, realiza una prueba y observa dónde están los posibles cuellos de botella. Recoge feedback de los trabajadores. Configura la herramienta hasta que cumpla tus necesidades al 100%.
Tus trabajadores apreciarán los instrumentos de automatización como una adición a su toolkit laboral, especialmente si les ayuda a ser productivos mientras mantienen un equilibrio entre la vida laboral y personal. Tu negocio también se beneficiará mucho de ello.
