El impacto de la programación automatizada en el equilibrio entre vida laboral y personal de los empleados

Cuando la programación y la gestión de los turnos de trabajo cobran protagonismo, la principal preocupación suele ser cómo se beneficiará una empresa de ello. Pero aquí va un consejo de la clase de Gestión de Recursos Humanos 101: los empleados son el activo clave. Si están contentos y motivados, pueden impulsar los ingresos solo por la calidad del trabajo y los servicios que ofrecen. Esta regla también funciona al revés: los empleados sobrecargados y no escuchados tienen menos ganas de aportar el 101% a su trabajo. Se limitan a hacer lo mínimo indispensable, esperando a que termine el turno, o ni siquiera cumplen las expectativas mínimas de trabajo.

Además, la programación automatizada hará que cumplir las nuevas normativas sobre condiciones de trabajo sea más fácil y eficiente.

Sabes esto como un propietario de negocio responsable e inteligente, así que centrémonos en algo más técnico. ¿Cómo puedes automatizar tu proceso de programación para ayudar a los empleados a conseguir horarios óptimos, tener un buen equilibrio entre vida laboral y personal y, en general, sentirse valorados?

En resumen, debes elegir una herramienta fiable y potente para la programación automatizada. A partir de ahí, estarás listo para aumentar tus ingresos y la satisfacción y retención de los empleados.

Beneficios de la programación automatizada de empleados

Un buen software de programación debería ayudarte a lograr varios objetivos importantes relacionados con la plantilla y sus necesidades, así que exploremos estos beneficios en detalle.

1. Reducción de los costes laborales

Introducir la programación automatizada no significa que vayas a despedir automáticamente a alguien porque ya no lo necesitas y así ahorrar en salarios. Sería un enfoque irresponsable. En su lugar, la programación automatizada te permitirá entender los cuellos de botella de tu planteamiento de personal y cómo mejorarlo.

A su vez, una mejor distribución de los turnos ahorrará dinero en horas extra, en gastos por problemas de seguridad, accidentes o pérdidas de dinero por clientes perdidos o por turnos con demasiado personal en temporada baja o en horas de menor actividad.

Si lo analizamos con atención, todo queda claro. La programación manual suele estar sesgada sin querer y es propensa a errores humanos y a acciones habituales. Así, a algunos empleados se les pueden asignar más turnos mientras que a otros no se les asignan suficientes. O los turnos difíciles, con muchos clientes, se quedan con poco personal o con trabajadores inexpertos, mientras que en los momentos de menor actividad hay una afluencia de trabajadores con poco que hacer.

Los empleados cansados tienden a sufrir más accidentes, y los trabajadores inexpertos pueden necesitar más habilidades para gestionar turnos con mucho trabajo. Todo esto provoca pérdidas de dinero en lugar de generar beneficios.

Cuando haces un análisis fundamental de los factores a tener en cuenta y luego los integras en tu herramienta de programación, la máquina crea un esquema de turnos justo. Todas las personas tienen la oportunidad de descansar y todos los turnos quedan correctamente cubiertos para satisfacer la demanda.

2. Operaciones optimizadas

La programación manual siempre incluye datos importantes en la toma de decisiones, así que siempre surgirán problemas. Alguien simplemente no puede presentarse en un día u hora concretos o pide un día libre en lugar de turnos adicionales para trabajar. Además, la opinión y la comunicación cercana con los empleados son imprescindibles, preferiblemente reunidas en un solo lugar y accesibles tanto para los responsables como para los empleados.

Un buen programador automático puede incorporar todas las demandas y factores sin «olvidarse» de nada. Luego permitirá que los empleados comuniquen sus preocupaciones directamente en la app para que sus solicitudes no se pierdan. La programación se vuelve más ágil y eficiente, y las personas se sienten escuchadas y respetadas.

3. Mayor satisfacción y retención de los empleados

Este punto se deriva de los dos anteriores: cuando los turnos se distribuyen de forma razonable, todo el mundo tiene su parte de trabajo y de tiempo libre. Así que tienen pocas razones para irse. El dinero solo es una parte de la retención de empleados. Un verdadero equilibrio entre vida laboral y personal es tan importante como la remuneración. Así que, cuando puedas crear horarios de trabajo que respeten las necesidades y los derechos de los trabajadores (sin dejar de mantener tu negocio en marcha), hazlo.

4. Cumplimiento integral

Partes de la legislación laboral se revisan con regularidad para proteger a los trabajadores de un trato injusto. Es difícil tener en cuenta todos los nuevos requisitos al hacer los horarios manualmente. En concreto, la normativa de programación exige que los empleados sean informados de sus turnos con mucha antelación para que puedan ajustar sus planes o pedir a su empleador que mueva su turno a otro tramo horario. Informar a la gente de que su turno empieza dentro de una hora o incluso en 30 minutos es ilegal (y, por cierto, también poco razonable). La programación automatizada te permite crear horarios con mucha antelación y cumplir normativas estrictas. La automatización ayuda a convertir en media hora un trabajo que requiere entre 3 y 5 horas. Así puedes elaborar horarios correctos con rapidez y precisión sin retrasar esta tarea tan desagradable.

5. Flexibilidad de la plantilla

Una buena herramienta de programación permite una comunicación bidireccional que deja a los trabajadores opinar en la creación de horarios. Algunas personas pueden tener motivos de sobra para pedir turnos distintos o franjas horarias concretas, y es razonable escuchar estas peticiones. Una vez que hayan enviado sus solicitudes a través de la herramienta de planificación, esta puede avisarte de esas preferencias concretas. Así no tendrás que buscar a toda prisa un sustituto a última hora. La programación automática hace que la flexibilidad de la plantilla sea algo alcanzable, y eso es fantástico.

6. Equilibrio entre vida laboral y personal y procesos automatizados

Cuando los turnos se asignan automáticamente teniendo en cuenta una distribución igualitaria de los turnos de día y de noche, mejora el equilibrio general entre vida laboral y personal de tus trabajadores. Puedes programar la herramienta para adaptarse a las necesidades de las personas con hijos que piden franjas horarias concretas o por otros motivos importantes que puedan tener. Entonces, consigues empleados entregados que invertirán el 200% en su trabajo y tendrán menos agotamiento o motivos para irse.

Todo lo que tienes que hacer es conseguir un software que no pase por alto datos valiosos al elaborar horarios y que haga seguimiento de una distribución justa de los turnos. Te ahorras gran parte del trabajo monótono y propenso a errores, y construyes un equipo fuerte, sano y muy motivado para tu empresa.

Cómo resolver correctamente los problemas de programación

Ahora que ya sabes cómo una buena herramienta de automatización puede ayudarte a ti y a tu personal, exploremos cómo poner en marcha y ajustar este software para sacarle el máximo partido.

1. Identifica tus problemas específicos de programación

Cada empresa es única, y tu organización puede enfrentarse a problemas de programación y personal distintos de los que afrontan organizaciones similares. Así que fíjate bien en cuándo y dónde surgen tus problemas de programación: a determinadas horas del día, en ciertos días o de forma estacional. ¿Exceso o falta de personal? ¿Asignación de trabajadores a un turno? ¿Absentismo? ¿Agotamiento y alta rotación? Identifica primero los problemas concretos que hay que resolver.

2. Recoge las opiniones de los empleados sobre los problemas de programación

El siguiente paso es escuchar lo que tienen que decir. Sus comentarios y peticiones pueden ser las soluciones a los problemas que has detectado. Recoge el feedback y mira cómo encaja con las áreas problemáticas que has encontrado. Las quejas por falta crónica de personal pueden señalar una dotación insuficiente o turnos en los que deberían presentarse más empleados a trabajar. El agotamiento y el deseo de irse por cansancio y falta de equilibrio entre vida laboral y personal apuntan a una distribución injusta de los turnos. El absentismo es una señal clara de un sistema roto de avisos de horarios y de planificación de turnos sin la participación de los trabajadores. La lista puede ser larga; tu tarea es escuchar y oír lo que se dice.

3. Revisa y actualiza tus políticas de programación

Cuando pruebes por primera vez a reorganizar los horarios, deberías redactar a mano nuevas políticas y prácticas de programación para tenerlo todo bajo control. Tú decides qué pasos vas a introducir (o a eliminar) para mejorar la programación y qué sugerencias se convierten en políticas. Indica qué no está permitido y cómo pueden negociarse los cambios y ajustes flexibles de horario (y cuándo).

4. Usa software o herramientas de programación

Puedes poner en marcha el software cuando hayas redactado estas nuevas políticas y las hayas hablado con tus trabajadores. Introduce todos los detalles y las solicitudes concretas que hayas recopilado y ejecuta el programa. Mira cómo se hace el horario y coméntalo con la gente. Si todo parece correcto, aplica el horario. Después, recoge feedback, analiza cómo van ahora las cosas para la empresa y ajústalo más si hace falta.

5. Desarrolla un proceso estandarizado de solicitud de días libres

Las solicitudes de días libres probablemente sean uno de los temas que más tensión generan para ti y para tus empleados. Así que, para evitar conflictos y respetar sus peticiones razonables, desarrolla una política clara para esta situación. Explica con cuánta antelación hay que pedirlo, con qué frecuencia se pueden pedir cambios de horario, etc. Los empleados que no tienen tiempo para recuperarse terminan agotados y se van. Es más sencillo organizar un horario razonable que equilibre sus necesidades y las del negocio que ver cómo se va todo tu equipo de un día para otro.

Automatización de procesos manuales

Junto con la automatización de la programación, es razonable automatizar al máximo las tareas que deben hacer tus trabajadores. No nos referimos a eliminar por completo sus funciones. Nos referimos a dar a tu equipo herramientas valiosas para facilitar las tareas monótonas y ahorrar energía para el trabajo que importa, como atender a los clientes.

1. Identifica las tareas que se pueden automatizar

De nuevo, habla con tu equipo y analiza individualmente qué se puede y qué debe automatizarse. La automatización minimiza la posibilidad de errores y aumenta la productividad sin sobrecargar a tu equipo. Eso es muy importante. Cualquier pequeña tarea que haga perder tiempo y que pueda realizarse automáticamente debería delegarse en el software.

2. Elige las herramientas de automatización necesarias

Cuando sepas qué hacer, es hora de elegir herramientas. Si planeas implantar una automatización a gran escala, integrando muchas apps y funciones en una sola red, échale un vistazo a Zapier. Es una herramienta amplia que conecta tus cuentas de redes sociales, enlaza el correo electrónico con el sistema CRM, integra herramientas de pago y feedback en tu panel y muchas cosas más.

Si necesitas una automatización más específica y afinada, échale un vistazo a Google Docs. Su conjunto de herramientas puede ayudarte a automatizar tareas más pequeñas sin comprar un paquete de software aparte, y hacerlo de forma eficiente.

Te animamos a prestar especial atención a la automatización de los procesos de creación de etiquetas, que pueden llevar mucho tiempo y ser propensos a errores si todo se hace manualmente. Las etiquetas se usan en todas partes, desde los envíos hasta el etiquetado de productos. Así, la creación de etiquetas precisas mejora los procesos de tu negocio.

Foxy Labels es una herramienta óptima para automatizar la impresión de etiquetas porque utiliza Google Docs como base. Transfiere la información de tu CRM y de otras herramientas a Google Docs, te ayuda a crear etiquetas limpias y elegantes para distintos fines en este entorno y las envía a imprimir de inmediato. Esta app hace la mayor parte del trabajo mientras tú te concentras en otras tareas urgentes, sin preocuparte por la precisión ni la rapidez.

3. Configura tu automatización

Una vez que hayas configurado tu herramienta de automatización, haz una prueba y mira dónde pueden estar los posibles cuellos de botella. Recoge la opinión de los trabajadores. Configura la herramienta hasta que satisfaga tus necesidades al 100%.

Tus trabajadores apreciarán las herramientas de automatización como un complemento de su equipo de trabajo, especialmente si les ayuda a ser productivos mientras mantienen un equilibrio entre vida laboral y personal. Tu negocio también se beneficiará mucho de ello.