¿Qué son los eventos colectivos?

Un evento colectivo es un formato de programación donde varios anfitriones o miembros del equipo se reúnen con un participante externo o grupo al mismo tiempo. En lugar de programar a cada anfitrión por separado, el evento reúne a todos en un único enlace de reserva. Por ejemplo:

• Una demostración de ventas donde dos ejecutivos de cuenta se unen con un ingeniero de soluciones.

• Una entrevista de contratación donde un reclutador y un gerente de departamento se reúnen con un candidato juntos.

• El inicio de un proyecto donde las partes interesadas de diseño, desarrollo y producto se unen al cliente en una llamada compartida.

Este tipo de programación elimina la interminable comunicación de ida y vuelta y asegura que las personas adecuadas estén siempre en la sala.

Por qué la programación colectiva es importante para los equipos

Los equipos de todos los tamaños a menudo luchan por alinear los calendarios. Cuantas más personas estén involucradas, más puntos problemáticos de programación aparecen. Los eventos colectivos resuelven estos problemas simplificando la coordinación y asegurando la transparencia.

Desafíos comunes sin programación colectiva

• Cadenas de correos electrónicos interminables intentando encontrar un horario que funcione para todos.

• Riesgos de doble reserva cuando diferentes anfitriones programan por separado.

• Oportunidades perdidas debido a tiempos de respuesta lentos.

• Confusión cuando los participantes no están seguros de quién asistirá a la reunión.

Beneficios de adoptar eventos colectivos

• Eficiencia: Un enlace reemplaza docenas de mensajes.

• Claridad: Todos saben exactamente quién estará en la reunión.

• Profesionalismo: Un proceso de reserva fluido refleja bien en su organización.

• Ahorro de tiempo: Los coordinadores pasan menos tiempo manejando calendarios.

Cómo configurar eventos colectivos en Cal.com

Configurar eventos colectivos en Cal.com es simple y eficiente. Siga estos pasos para comenzar:

1. Inicia sesión en Cal.com

Primero, crea una cuenta en Cal.com o inicia sesión en tu cuenta existente.

2. Crea un nuevo tipo de evento

En el tablero de tipos de eventos, haz clic en '+ Nuevo' para crear un nuevo tipo de evento.

3. Selecciona un equipo y tipo de evento

En la lista desplegable, selecciona uno de tus (sub)equipo y luego elige 'evento colectivo' como el tipo de evento. Completa los detalles básicos de tu evento.

4. Configura miembros del equipo colectivo

Elige a los miembros del equipo que deben ser parte del evento colectivo. Puedes:

• Elegir a cada miembro del equipo individualmente.

• Agregar a todos en un (sub)equipo específico, incluidos los miembros futuros.

5. Haz clic en disponibilidad y selecciona el horario de disponibilidad deseado de todos.

Usará el horario de disponibilidad 'predeterminado' como estándar.

Mejores prácticas para configurar eventos colectivos

Para maximizar el valor de la programación colectiva, es importante configurar tus eventos estratégicamente.

1. Define claramente a tus anfitriones

Elige a los miembros correctos del equipo que necesitan estar en la sala. Por ejemplo, una consulta técnica puede requerir tanto a un gerente de producto como a un ingeniero de soluciones. La claridad desde el principio evita pérdida de tiempo más adelante.

2. Estandariza la disponibilidad

Asegúrate de que los anfitriones tengan definidas horas de trabajo o tiempos bloqueados. Esto crea una disponibilidad predecible y evita conflictos de última hora.

3. Usa buffers y tiempo de preparación

Añade buffers antes y después de las reuniones para que los anfitriones puedan prepararse o hacer un resumen. Esto ayuda a asegurar que las discusiones se mantengan centradas y productivas.

4. Automatiza recordatorios y seguimientos

Los recordatorios reducen los ausentes y los seguimientos mejoran la experiencia del cliente. Con los flujos de trabajo correctos, los participantes se mantienen comprometidos sin esfuerzo manual.

Aplicaciones del mundo real de los eventos colectivos

La programación colectiva es ampliamente adoptada en industrias donde la colaboración entre múltiples participantes es crucial para el éxito. A continuación se presentan algunos casos de uso convincentes que destacan cómo la programación colectiva agiliza la coordinación y mejora la eficiencia en varios sectores.

Ventas y éxito del cliente

En ventas y éxito del cliente, los eventos colectivos aseguran que los ejecutivos de cuenta, expertos en producto e ingenieros puedan reunirse con los clientes en una única sesión fluida. Esto elimina los retrasos en la programación y asegura que toda la experiencia necesaria esté disponible al mismo tiempo, mejorando las posibilidades de cerrar ventas y resolver problemas rápidamente. Al coordinar horarios de manera efectiva, los eventos colectivos ofrecen una experiencia profesional sin problemas para los clientes, ahorrando tiempo y mejorando la satisfacción del cliente.

Reclutamiento y contratación

Los eventos colectivos simplifican el proceso de programación para el reclutamiento al reunir a reclutadores, gerentes de contratación y líderes técnicos en una sola sesión. Esto elimina el engorroso proceso de programación de ida y vuelta, ofreciendo una experiencia más fluida y eficiente para los candidatos y el equipo de contratación. Acelera la toma de decisiones al asegurar que todos los protagonistas clave estén presentes al mismo tiempo, lo que lleva a procesos de contratación más rápidos y efectivos.

Servicios profesionales y consultoría

En servicios profesionales y consultoría, los eventos colectivos permiten que equipos de diferentes departamentos, como gestores de proyectos, desarrolladores y diseñadores se reúnan con clientes en una única sesión unificada. Esto asegura una presentación profesional y coordinada, y evita conflictos de programación, mejorando la eficiencia, la colaboración y la satisfacción del cliente. Ayuda a las agencias y consultorías a ofrecer servicios más optimizados mientras se asegura que todas las perspectivas sean abordadas en tiempo real.

Educación y salud

En educación y salud, los eventos colectivos permiten que instructores, profesionales médicos y especialistas se reúnan con estudiantes, pacientes o familias, asegurando que todos los participantes clave estén presentes a la vez. Este enfoque agiliza el proceso de programación, fomenta una comunicación más clara y permite una toma de decisiones más rápida, mejorando los resultados y reduciendo los retrasos en ambos sectores.

Eventos colectivos vs programación por turnos rotativos

Los eventos colectivos permiten que un grupo de personas participe en una reunión o evento, pero la diferencia clave con la programación por turnos rotativos es que no implican la distribución de tareas o franjas horarias. En su lugar, todos los miembros de un grupo comparten la misma disponibilidad, y una reunión se programa cuando todos los participantes están libres. Esto es especialmente útil para reuniones o eventos a nivel de equipo donde todos necesitan estar presentes al mismo tiempo, como una puesta en marcha de un proyecto, una consulta con un cliente o una demostración de ventas que involucre a varios miembros del equipo.

En cambio, la programación por turnos rotativos asigna equitativamente tareas o franjas horarias a los individuos, asegurando que cada miembro del equipo reciba una parte igual de reuniones o citas. Este método es ideal cuando múltiples personas en un equipo necesitan rotar a través de horarios de reuniones, como en soporte al cliente o consultas uno a uno, donde la carga de trabajo se distribuye a través del equipo.

¿Quieres saber más sobre la programación por turnos rotativos y cómo puede beneficiar a tu equipo? Lee nuestra guía completa sobre la programación por turnos rotativos aquí.

Puntos clave del uso de eventos colectivos en programación

Los eventos colectivos resuelven uno de los mayores desafíos de programación: alinear múltiples anfitriones con participantes externos. Al adoptar este enfoque, individuos, equipos y empresas ganan en eficiencia, claridad y profesionalismo. Cuando está impulsado por una plataforma flexible como Cal.com, la programación colectiva se convierte en un habilitador de crecimiento en lugar de un problema que consume tiempo.

¿Listo para simplificar la programación colectiva para tu equipo? Explora cómo Cal.com puede ayudarte a coordinar eventos con confianza.