¿Qué son los eventos gestionados y cómo funcionan?

Los eventos gestionados permiten a los administradores de equipo crear tipos de eventos que pueden asignarse a los miembros. A diferencia de los eventos personales, que son controlados completamente por el individuo, los eventos gestionados permiten al administrador bloquear ciertos campos mientras deja otros editables por los miembros asignados. Esto asegura que detalles críticos como preguntas de reserva, duración y recordatorios permanezcan consistentes en todo el equipo, mientras que los campos no críticos pueden personalizarse.

Los desafíos comunes que resuelven los eventos gestionados incluyen:

• Asegurar la uniformidad de los tipos de eventos entre múltiples miembros del equipo.

• Reducir errores de programación causados por configuraciones inconsistentes.

• Simplificar la incorporación de nuevos miembros del equipo proporcionando tipos de eventos preconfigurados.

Al usar eventos gestionados, los equipos pueden mantener una imagen profesional y mejorar la eficiencia de programación.

La función de bloqueo en eventos gestionados

Una característica principal de los eventos gestionados es la funcionalidad de bloqueo, representada por un ícono de candado junto a los campos en el tipo de evento. Por defecto, cada campo que normalmente puede cambiarse en un tipo de evento estándar está bloqueado automáticamente para los miembros del equipo. Esto asegura que detalles críticos como preguntas de reserva, duración o reglas de programación permanezcan consistentes en todos los miembros que usan el evento gestionado. Los miembros del equipo no pueden editar estos campos bloqueados por sí mismos, preservando la estandarización y reduciendo errores.

Como administrador o creador del evento gestionado, puedes elegir desbloquear campos específicos. Esto permite a los miembros individuales del equipo personalizar ciertos aspectos del tipo de evento. Por ejemplo, es común desbloquear el título y la descripción, para que cada miembro pueda adaptar el evento a su estilo o audiencia. Mientras tanto, campos esenciales como preguntas de reserva, recordatorios o reglas de disponibilidad suelen permanecer bloqueados para mantener la uniformidad en todo el equipo.

La función de bloqueo es una de las principales diferenciadoras de los eventos gestionados, proporcionando a los administradores control total mientras aún permiten flexibilidad donde más importa. Asegura que todos los miembros del equipo presenten una experiencia profesional y consistente sin limitar su capacidad de personalizar partes no críticas de sus tipos de eventos.

Cómo configurar eventos gestionados en Cal.com

Sigue estos pasos para crear y configurar eventos gestionados:

1. Inicia sesión en Cal.com
   Primero, crea una cuenta en Cal.com o inicia sesión en tu cuenta existente.

2. Crea un nuevo tipo de evento
   En el panel de tipos de eventos, haz clic en '+ Nuevo' para crear un nuevo tipo de evento.

3. Selecciona un equipo y tipo de evento
   En el desplegable, selecciona uno de tus (sub) equipos, luego elige 'evento gestionado' como el tipo de evento. Completa los detalles básicos de tu evento.

4. Configura los miembros del equipo gestionados
   Elige los miembros del equipo que deben ser parte del evento gestionado. Puedes elegir cada miembro individualmente o agregar a todos en un (sub) equipo específico, incluidos los futuros miembros.

5. Haz clic en disponibilidad y selecciona el horario de disponibilidad deseado de todos
   Usará el horario de disponibilidad 'predeterminado' como estándar. También puedes desbloquear la pestaña de disponibilidad, permitiendo a los miembros del equipo elegir su propio horario de disponibilidad.

Eventos gestionados vs eventos personales

Los eventos personales y los eventos gestionados son bastante similares en su estructura, pero la diferencia clave reside en el control. Los eventos gestionados son gestionados por el administrador, lo que significa que ciertos campos pueden bloquearse para mantener la consistencia en todo el equipo. Los eventos personales, por otro lado, son completamente editables por los usuarios individuales. Los eventos gestionados son ideales cuando deseas estandarizar un tipo recurrente de evento en tu equipo, mientras que los eventos personales dan a los miembros del equipo total libertad para personalizar sus reservas. Esencialmente, los eventos gestionados te permiten gestionar un tipo de evento personal para tu equipo, proporcionando tanto control como eficiencia.

Beneficios principales de usar eventos gestionados para la programación

Usar eventos gestionados proporciona varias ventajas para equipos y organizaciones:

• Consistencia entre miembros del equipo: Los campos bloqueados aseguran que cada evento mantenga la misma estructura, preguntas y apariencia.

• Reducción de errores y malentendidos: Configuraciones predefinidas reducen la posibilidad de configuraciones incorrectas.

• Mejor incorporación: Nuevos miembros del equipo pueden comenzar rápidamente a usar tipos de eventos preconfigurados sin necesidad de aprender configuraciones complejas.

• Flexibilidad donde importa: Los campos desbloqueados permiten personalizar elementos no críticos como títulos o descripciones.

• Escalabilidad: A medida que tu equipo crece, los eventos gestionados facilitan la implementación de tipos de eventos estandarizados en nuevos miembros.

Casos de uso en el mundo real para eventos gestionados

1. Ventas y éxito del cliente

Los eventos gestionados permiten a los equipos de ventas asignar sesiones de demostración consistentes o consultas con clientes a los miembros del equipo. Al bloquear campos críticos, los gerentes pueden asegurar que las preguntas, duración y recursos sean uniformes en todas las reuniones mientras permiten a los miembros individuales personalizar detalles menores.

2. Reclutamiento y contratación

Reclutadores y gerentes de contratación pueden asignar plantillas de entrevistas estándar a su equipo. Los campos bloqueados aseguran que las preguntas y procesos de entrevista esenciales permanezcan consistentes, reduciendo discrepancias y mejorando la experiencia del candidato.

3. Servicios profesionales y consultoría

Consultores y agencias suelen coordinar múltiples especialistas para llamadas con clientes. Los eventos gestionados aseguran que todas las reuniones sigan la misma estructura mientras permiten a los consultores personalizar detalles menores como introducciones o descripciones de sesiones.

4. Educación y salud

Profesores, docentes o profesionales médicos pueden asignar citas estandarizadas a los miembros del equipo. Los campos críticos como formularios de reserva e instrucciones permanecen consistentes, mientras que las notas personales o estilos de comunicación pueden ajustarse individualmente.

Concluyendo el poder de los eventos gestionados en la programación

Los eventos gestionados son una solución poderosa para equipos que buscan simplificar la programación mientras mantienen control y consistencia. Al proporcionar plantillas gestionadas por el administrador, la función de bloqueo y opciones de asignación flexible, Cal.com ayuda a los equipos a reducir errores, ahorrar tiempo y proporcionar una experiencia profesional para clientes, estudiantes o colegas.

¿Listo para optimizar el proceso de programación de tu equipo? Explora Cal.com hoy y comienza a utilizar eventos gestionados para optimizar tu flujo de trabajo.