Dominando el panel de control y la configuración del equipo de Cal: Una visión general
Programación de calendarios que marca la diferencia
Hoy vamos a explorar el panel de control y la configuración del equipo de Cal.com. Este es un conjunto de herramientas y características impactantes que funcionan juntas para permitir que las organizaciones, así como los individuos, puedan maximizar la eficiencia, el alcance y la sinergia de su infraestructura de programación de Cal.com. Para acceder a la página de configuración del equipo, debe estar conectado a su cuenta de Cal.com y ser un administrador autorizado.
Una vez que esto se complete, podrá acceder completamente a la pestaña Equipos, que se encuentra en el lado izquierdo de su panel de control justo debajo de Disponibilidad. Al ver el panel de control del equipo, podrá ver los equipos actualmente establecidos, así como agregar nuevos. Si desea crear un nuevo equipo, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el botón [+nuevo] en la esquina superior derecha. Desde aquí, puede especificar un nombre para el equipo, un logotipo del equipo, así como los miembros que conforman el equipo.
Navegando el panel de control del equipo
El panel de control le permite:
Ver equipos existentes.
Iniciar nuevos equipos haciendo clic en el botón "Nuevo" en la parte superior derecha. Especifique el nombre, el logotipo y los miembros del equipo.
Editar equipos existentes.
Previsualizar la página de reservas del equipo.
Invitar nuevos miembros o disolver un equipo.
Si acaba de configurar su primer equipo, notará que los próximos pasos recomendados son invitar a miembros del equipo, crear un evento y personalizar la apariencia. Nos tomaremos un tiempo en este artículo para cubrir todas esas opciones y ver cómo pueden aprovecharse para beneficiar el flujo de trabajo de su organización.
Agregando nuevos miembros al equipo
Hacer clic en el botón "Invitar" lo llevará al área “Miembros” de la configuración de equipo de su cuenta. Una vez aquí, notará un botón que dice "[+ Agregar]" en la esquina superior derecha de la página. Simplemente haga clic en este botón para agregar nuevos miembros al equipo. Notará que, una vez que haya hecho esto, se genera una ventana emergente.
Esta ventana le proporciona la opción de invitar a los miembros del equipo de forma individual ingresando su correo electrónico o nombre de usuario de Cal.com, si ya tienen una cuenta. Al invitar a los miembros utilizando este método, también podrá especificar a través del menú desplegable si el individuo será añadido como miembro regular, administrador o propietario. Este es un método rápido y eficiente si está trabajando en un equipo pequeño con solo un par de miembros.
Sin embargo, si forma parte de una organización grande que tiene muchos equipos diferentes con una amplia variedad de miembros, es posible que desee utilizar la función de importación masiva. Esto se puede acceder simplemente haciendo clic en la pestaña de Importación Masiva. Una vez hecho esto, notará que tiene dos opciones para enviar invitaciones masivas.
La primera opción le permite pegar o escribir las direcciones de correo electrónico de las partes relevantes en el campo "Invitar por correo electrónico". Al hacerlo, es importante asegurarse de que cada dirección de correo electrónico esté separada por una coma. La segunda opción le permite cargar un archivo CSV con toda la información de contacto de los invitados previstos.
Después de esto, puede utilizar un menú desplegable idéntico al que se encontró en la pestaña de invitación individual para especificar si todas las invitaciones masivas que acaba de configurar son para miembros regulares, administradores o propietarios.
Otras configuraciones de miembros
El área de Miembros de la configuración de equipo de Cal.com también le permite establecer otros parámetros como la suplantación de usuario y la privacidad. La configuración de suplantación de usuario se puede habilitar para permitir que los propietarios y administradores del equipo inicien sesión temporalmente como otros miembros. Esto es genial para resolver problemas a nivel de cuenta, así como para personalizar las cuentas de nuevos empleados antes de su incorporación. Justo debajo de la configuración de suplantación de usuario es donde puede encontrar su opción de privacidad. Habilitar la función "Hacer equipo privado" significa que los miembros del equipo no podrán ver quién más es parte del mismo equipo. Esto es útil en situaciones donde la seguridad es primordial y la información solo se proporciona cuando es necesario.
Tipos de eventos únicos para equipos
Si volvemos a su panel de control de equipo de Cal.com, notará que hay una opción para crear tipos de eventos especiales solo para equipos. Puede optar por crear eventos gestionados, colectivos o tipo round-robin. Hacer clic en el botón designado "Crear" abrirá una ventana emergente que le permitirá nombrar el nuevo evento, elegir entre una de las tres opciones y luego personalizarlo más. Nuestros eventos colectivos se utilizan para reuniones con varios miembros obligatorios del equipo. Los eventos round-robin, por otro lado, se utilizan para reuniones que se distribuyen entre los miembros del equipo según la disponibilidad. No dude en consultar nuestra documentación de usuario si desea aprender un poco más sobre estos diferentes tipos de eventos y los beneficios de utilizarlos.
Gestionando la apariencia de la página de reservas
Si hace clic en el botón "Editar" en el área de Apariencia del panel de control de su equipo, será redirigido a la sección de apariencia de la página de configuración de su equipo. Desde aquí, podrá elegir el tema que se aplicará a las páginas de reservas de su equipo. Las opciones de tema varían desde el predeterminado del sistema hasta claro y oscuro. Además, puede personalizar los colores de la marca de su equipo, optar por desactivar la marca de Cal.com y también ocultar el botón "Reservar un miembro del equipo" de sus páginas públicas. Una vez que haya realizado los cambios deseados, es esencial que haga clic en el botón "Actualizar" en la esquina inferior izquierda para aplicarlos. Si no ve los cambios reflejados de inmediato después de hacer esto, simplemente intente cerrar sesión en su cuenta y volver a iniciarla.
Otras configuraciones del equipo
Hay dos otras áreas que encontrará en su área de configuración de equipo de Cal.com. La primera se llama “Facturación" y es donde puede ver y administrar sus detalles de facturación. Después de seleccionar esta pestaña, notará un botón en el que puede hacer clic, que lo redirigirá al portal de facturación. Una vez que esté en el portal de facturación, podrá realizar cambios como actualizar o agregar métodos de pago adicionales. La segunda configuración que encontrará se llama SAML. Aquí es donde puede configurar sus opciones de inicio de sesión único. Esto le permitirá hacer personalizaciones que permitan a sus miembros del equipo iniciar sesión en su cuenta utilizando un proveedor de identidad. Encontrará opciones aquí para configurar el inicio de sesión único utilizando ya sea SSO con SAML o SSO con OIDC.
Navegar por el panel de control y las configuraciones del equipo de Cal.com puede parecer inicialmente desalentador, pero la plataforma está diseñada para mejorar la coordinación del equipo, la seguridad y la personalización. Con una plétora de funciones que van desde adiciones de miembros, configuraciones de eventos únicos, personalizaciones de apariencia, hasta configuraciones de facturación y de inicio de sesión, Cal.com ofrece a los equipos la flexibilidad que necesitan para optimizar las operaciones de programación.
Tener un espacio centralizado para gestionar todas estas funciones proporciona una forma eficiente de controlar las interacciones del equipo y las experiencias de los usuarios. Al aprovechar las capacidades de Cal.com, los equipos pueden reducir las cargas administrativas, mejorar la colaboración y enriquecer la experiencia de reserva general tanto para los miembros del equipo como para aquellos que buscan programar con ellos.
