¿Qué es la automatización de flujos de trabajo? (¿Y por qué es importante?)
La automatización del flujo de trabajo es cuando utilizas software para ejecutar procesos comerciales paso a paso en lugar de hacerlos manualmente. La idea es que estos procesos pueden ejecutarse sin (o con mínima) intervención humana.
La automatización del flujo de trabajo tiene sus raíces en la fabricación y la automatización basada en máquinas que siguió a la Revolución Industrial. Hoy en día, implica IA o lógica basada en reglas: las computadoras están programadas con instrucciones de "si esto, entonces aquello" para que una acción específica desencadene una tarea particular.
Ahora que hemos respondido a la pregunta "¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?", la siguiente es, "¿Por qué es importante?". Al igual que con todas las formas de automatización, te ahorra tiempo y dinero. Veamos qué puede hacer la automatización del flujo de trabajo por tu negocio.
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Beneficios de la automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo aporta muchos beneficios, desde evitar tareas tediosas hasta ahorrar dinero mediante la eficiencia.
Aumento de la eficiencia y la productividad
El 70% de los líderes empresariales creen que hasta el 40% de su tiempo se dedica a tareas mundanas. Eso podría ser hasta tres horas de una jornada de ocho horas. Incluso si tus estadísticas no son tan aterradoras, automatizar tus flujos de trabajo seguramente te hará más eficiente.
Las soluciones automatizadas trabajan más rápido que las personas. Se encargan de lo básico para que los humanos puedan concentrarse en tareas que requieren más habilidad. Con el software ayudando, tus empleados pueden hacer más a diario, y no tienes que contratar a muchos nuevos empleados a medida que crece tu negocio.
También puedes estandarizar tus procesos a través de la automatización del flujo de trabajo. En lugar de que los empleados interpreten o elijan una tarea, todos son guiados a través de una forma de trabajo aprobada. Esto te ayuda a mantenerte en cumplimiento con tus propias políticas y la legislación de la industria.
La automatización del flujo de trabajo te brinda una mayor escalabilidad, y una vez que has optimizado tus procesos, puedes asumir más trabajo y más clientes. Con el software adecuado, puedes conectar múltiples aplicaciones en un solo flujo de trabajo e incluso integrarte con sistemas heredados en lugar de reemplazarlos por completo.
Reducción de errores y disminución del trabajo manual
Como cualquier forma de automatización, los flujos de trabajo automatizados reducen la necesidad de mano de obra manual repetitiva, como la entrada de datos y la asignación de tareas. Están programados para lanzar acciones automáticamente cuando ocurre un desencadenador; por ejemplo, generar un mensaje de recordatorio cuando un cliente de comercio electrónico no completa la compra.
Esto ahorra tiempo y evita que los empleados se sientan abrumados por tareas tediosas y que consumen mucho tiempo. Pueden concentrarse en proyectos que requieren habilidad y creatividad, y hay menos riesgo de que sufran de estrés y agotamiento.
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Con una disminución del trabajo manual viene una reducción en errores humanos. Siempre que los hayas programado correctamente desde el principio, los flujos de trabajo automatizados eliminan errores causados por instrucciones poco claras o falta de concentración. También reducirás los costos de rehacer errores.
Las plataformas de automatización te brindan una mayor visibilidad de tus operaciones. Por ejemplo, puedes registrar y documentar automáticamente todas las acciones en un proceso, lo que te permite revisar y auditar los procedimientos más tarde. Esto ayuda a asegurar que cumples con las regulaciones pertinentes.
Mejora de la comunicación y la colaboración
La automatización del flujo de trabajo mejora la comunicación al aclarar cada etapa de un proceso. Todos entienden sus responsabilidades, sin necesidad de preguntas o discusiones. La gestión de proyectos se simplifica con la asignación automática de tareas y plazos y un registro de cada tarea completada.
El sistema notifica a los miembros del equipo cuando algo necesita hacerse, por lo que los gerentes y colegas no tienen que recordarse mutuamente. Los miembros del equipo solo son mencionados cuando es necesario, lo que significa que nadie se distrae con notificaciones irrelevantes.
En cuanto a la colaboración, las plataformas de automatización del flujo de trabajo facilitan la conexión de empleados de varios equipos y departamentos. Las herramientas de diseño visual te ayudan a configurar un flujo de trabajo que reúne a estos diferentes usuarios en un solo proceso y comparte datos relevantes.
Aparte de las comunicaciones internas, los flujos de trabajo automatizados también benefician la comunicación con los clientes. Por ejemplo, la distribución automática de llamadas y herramientas de autoservicio como chatbots ayudan a los agentes de soporte a responder más preguntas.
Herramientas y tecnologías comunes de automatización de flujos de trabajo
Existen dos tipos principales de flujos de trabajo de automatización: flujos de trabajo de procesos empresariales y flujos de trabajo de procesos robóticos. Los primeros se utilizan a menudo en la gestión de procesos empresariales (BPM), que evalúa y optimiza procesos para ayudar a alcanzar los objetivos comerciales. Esto tiende a enfocarse en procesos de extremo a extremo.
La automatización de procesos robóticos (RPA) implica que robots realicen tareas específicas. Por ejemplo, la sincronización de datos entre aplicaciones: podrías configurar el flujo de trabajo para extraer todos los datos en tu solución ERP para ver información empresarial instantánea sin que los empleados tengan que buscarla.
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El software de automatización del flujo de trabajo generalmente tiene características de bajo código que permiten a los usuarios diseñar y automatizar flujos de trabajo. Las capacidades de arrastrar y soltar significan que los empleados no necesitan amplios conocimientos de programación para usar el software.
En su lugar, puedes "dibujar" flujos de trabajo con herramientas de diseño visual, como crear un diagrama de flujo. Puedes colocar "nodos" a lo largo del flujo de trabajo para automatizar varias tareas e integrar sistemas y datos. Algunas herramientas de automatización de flujos de trabajo también vienen con capacidades de IA que hacen recomendaciones para optimizar flujos de trabajo o sugieren la "próxima mejor acción" para los usuarios.
El software de automatización del flujo de trabajo generalmente se vende como una aplicación SaaS (software como servicio). Ejemplos populares incluyen Microsoft, IBM y Zapier. Algunos proveedores ofrecen herramientas específicas para funciones, como automatización para servicio al cliente o programación de citas. También es posible obtener información en tiempo real con herramientas de análisis de flujo de trabajo.
Principales industrias y casos de uso para la automatización del flujo de trabajo
Como puedes imaginar, esta tecnología se aplica a varias industrias y operaciones. Aquí hay algunos ejemplos de automatización de flujos de trabajo:
Ventas: Puedes configurar reglas que desencadenen acciones cuando un cliente toma un paso específico; por ejemplo, notificar a un representante de ventas cuando alguien completa un formulario de registro o crear automáticamente un nuevo registro de cliente. La automatización también se utiliza para seguimientos y calificación de prospectos.
Marketing: Podrías diseñar flujos de trabajo para publicar contenido en redes sociales o enviar correos electrónicos promocionales a un segmento específico. El sistema puede recopilar automáticamente datos para analizar el éxito de una campaña.
RRHH: La automatización ayuda con tareas como filtrar currículums, enviar información de incorporación, extraer datos de herramientas de seguimiento de tiempo en nómina y aprobar solicitudes de vacaciones.
Soporte al Cliente: Configura flujos de trabajo para crear y priorizar tickets o enviar encuestas a clientes al final de cada llamada. Otros ejemplos incluyen enrutamiento de llamadas basado en reglas o potenciado por IA y menús IVR que envían a los clientes al agente o departamento correcto.
Comercio Electrónico: Las aplicaciones de gestión de pedidos pueden automatizar todo el proceso, desde el seguimiento de inventario en tiempo real hasta pagos a proveedores. Tan pronto como un cliente realiza un pedido, el sistema genera instrucciones de recogida y empaquetado y una etiqueta de envío.
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Finanzas: La precisión es crítica en finanzas, y la automatización del flujo de trabajo te ayuda a mantenerte consistente y en cumplimiento. Puedes programar el sistema para hacer pronósticos, enviar facturas y órdenes de compra, y reembolsar automáticamente los gastos de los empleados.
DevOps: La automatización del flujo de trabajo permite canales de comunicación más precisos entre desarrolladores y operaciones y reduce los cuellos de botella causados por departamentos aislados.
Manufactura: La automatización mejora el control de calidad y reduce los tiempos de aprobación y ciclo para las operaciones de compras y cadena de suministro. También puedes automatizar flujos de trabajo en el desarrollo de productos.
Operaciones de TI: Flujos de trabajo bien diseñados ayudan a tu equipo de TI a gestionar usuarios de red a través de múltiples departamentos. Podrías usar la automatización para restablecimientos de contraseñas y el despliegue de servicios y actualizaciones.
Seguridad: Monitorea automáticamente las amenazas cibernéticas, genera informes de incidentes e integra el sistema con herramientas de seguridad existentes.
Desafíos y consideraciones al implementar la automatización del flujo de trabajo
Uno de los principales desafíos es que tus empleados tendrán preocupaciones sobre ser reemplazados por robots. Necesitarás reconfortarlos asegurándoles que la automatización mejorará el lugar de trabajo en lugar de reemplazarlo completamente y que los humanos serán reasignados a tareas de mayor valor que utilicen sus habilidades.
Algunos empleados también pueden resistir la nueva tecnología y una forma diferente de hacer las cosas. Nuevamente, explica cómo la simplificación beneficiará a todos y ofrece capacitación completa sobre el nuevo software. La mayoría de las herramientas de automatización del flujo de trabajo son fáciles de aprender y usar gracias a las características de bajo código y arrastrar y soltar.
Asegúrate de que el software que elijas se integre sin problemas con los sistemas existentes y ofrezca sólida seguridad y soporte al cliente.
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Tendencias y innovaciones futuras en la automatización del flujo de trabajo
Ya hemos mencionado la automatización de flujo de trabajo de bajo código y visual, que probablemente continuará en aumento con más proveedores de software agregando esta capacidad a sus ofertas. Esto democratiza la creación de flujos de trabajo y permite un sistema más colaborativo donde todos los usuarios pueden sugerir mejoras. También podemos esperar un aumento en flujos de trabajo estandarizados que aceleran futuras automatizaciones.
Como en la mayoría de las áreas de negocio, la IA es una tendencia clave. Puede sugerir la optimización de flujos de trabajo y la priorización de tareas en función de patrones de datos y aprendizaje automático. El análisis predictivo y en tiempo real es ideal para empresas ágiles, ya que te permite realizar mejoras constantes. Por ejemplo, las herramientas potenciadas por IA pueden elegir a los mejores candidatos para acelerar el reclutamiento.
Con el trabajo remoto e híbrido en aumento, existe el riesgo de que los empleados se sientan desconectados. La automatización del flujo de trabajo puede intervenir, facilitando la realización de tareas colaborativas de forma remota. Esto también ayuda a abordar una creciente brecha de habilidades y los problemas de productividad asociados.
Conclusión clave
Así que, ahora hemos respondido a la pregunta candente: "¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?". Una vez que entiendes cómo funciona, está claro que esta tecnología tiene enormes beneficios para todo tipo de lugares de trabajo. Simplifica y agiliza los procesos comerciales, lo que lleva a un aumento en la productividad y menores costos operativos.
La automatización se encarga de tareas básicas, repetitivas y de bajo valor, mientras que la IA puede intervenir en la toma de decisiones inteligentes. Los empleados pueden utilizar sus habilidades para un trabajo más gratificante, brindando a ellos (y a tus clientes) una mejor experiencia.
