¿Qué es la automatización de workflows? (¿Y por qué importa?)

La automatización de workflows es cuando usas software para ejecutar procesos empresariales paso a paso en lugar de hacerlo manualmente. La idea es que estos procesos puedan funcionar sin intervención humana (o con una intervención mínima).

La automatización de workflows tiene sus raíces en la manufactura y en la automatización basada en máquinas que siguió a la Revolución Industrial. Hoy en día, implica IA o lógica basada en reglas: los ordenadores se programan con instrucciones de “si pasa esto, haz aquello”, de modo que una acción concreta desencadena una tarea determinada.

Ahora que hemos respondido a la pregunta “¿Qué es la automatización de workflows?”, la siguiente es: “¿Por qué importa?”. Igual que cualquier forma de automatización, te ahorra tiempo y dinero. Veamos qué puede hacer la automatización de workflows por tu empresa.

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Beneficios de la automatización de workflows

La automatización de workflows aporta muchos beneficios, desde evitar tareas tediosas hasta ahorrar dinero gracias a la eficiencia.

Mayor eficiencia y productividad

El 70% de los líderes empresariales cree que hasta el 40% de su tiempo se dedica a tareas mundanas. Eso puede suponer hasta tres horas de una jornada de ocho horas. Aunque tus cifras no den tanto miedo, automatizar tus workflows sin duda te hará más eficiente.

Las soluciones automatizadas trabajan más rápido que las personas. Se encargan de lo básico para que los humanos puedan centrarse en tareas que requieren más habilidad. Con el apoyo del software, tus empleados pueden hacer más cosas cada día, y no tienes que contratar a mucho personal nuevo a medida que tu empresa crece.

También puedes estandarizar tus procesos mediante la automatización de workflows. En lugar de que los empleados interpreten o elijan una tarea, todos siguen una forma de trabajar aprobada. Esto te ayuda a cumplir tus propias políticas y la legislación del sector.

La automatización de workflows te da una mayor escalabilidad y, una vez que hayas optimizado tus procesos, podrás asumir más trabajo y más clientes. Con el software adecuado, puedes conectar varias aplicaciones en un solo workflow e incluso integrarte con sistemas heredados en lugar de sustituirlos por completo.

Reducción de errores y menos trabajo manual

Como cualquier forma de automatización, los workflows automatizados reducen la necesidad de trabajo manual repetitivo, como la introducción de datos y la asignación de tareas. Están programados para lanzar acciones automáticamente cuando se produce un disparador; por ejemplo, generar un mensaje de recordatorio cuando un cliente de e-commerce no completa el proceso de pago.

Esto ahorra tiempo y evita que los empleados se vean desbordados por tareas tediosas y que consumen mucho tiempo. Pueden centrarse en proyectos que requieren habilidad y creatividad, y hay menos riesgo de que sufran estrés y burnout.

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Con menos trabajo manual, también disminuyen los errores humanos. Siempre que los hayas programado correctamente desde el principio, los workflows automatizados eliminan los fallos causados por instrucciones poco claras o por falta de concentración. También reducirás los costes de retrabajo asociados a los errores.

Las plataformas de automatización te dan más visibilidad sobre tus operaciones. Por ejemplo, puedes registrar y documentar automáticamente todas las acciones de un proceso, lo que te permite revisar y auditar los procedimientos más adelante. Esto ayuda a asegurarte de que sigues cumpliendo la normativa pertinente.

Mejor comunicación y colaboración

La automatización de workflows mejora la comunicación al aclarar cada etapa de un proceso. Todo el mundo entiende sus responsabilidades, sin necesidad de preguntas ni discusiones. La gestión de proyectos se simplifica con la asignación automática de tareas y plazos, y con un registro de cada tarea completada.

El sistema avisa a los miembros del equipo cuando hay algo que hacer, así que managers y compañeros no tienen que recordarse las cosas unos a otros. Solo se etiqueta a los miembros del equipo cuando es necesario, lo que significa que nadie se distrae con notificaciones irrelevantes.

En cuanto a la colaboración, las plataformas de automatización de workflows facilitan conectar a empleados de distintos equipos y departamentos. Las herramientas visuales de diseño te ayudan a configurar un workflow que reúne a estos distintos usuarios en un único proceso y comparte los datos relevantes.

Además de la comunicación interna, los workflows automatizados también mejoran la comunicación con los clientes. Por ejemplo, la distribución automática de llamadas y las herramientas de autoservicio, como los chatbots, ayudan a los agentes de soporte a responder a más consultas.

Herramientas y tecnologías comunes de automatización de workflows

Hay dos tipos principales de workflow de automatización: los workflows de procesos empresariales y los workflows de procesos robóticos. Los primeros suelen utilizarse en la gestión de procesos empresariales (BPM), que evalúa y optimiza los procesos para ayudar a alcanzar los objetivos de negocio. Esto suele centrarse en procesos de principio a fin.

La automatización robótica de procesos (RPA) implica robots que realizan tareas específicas. Por ejemplo, la sincronización de datos entre aplicaciones: podrías configurar el workflow para volcar todos los datos en tu solución ERP y ver al instante información empresarial sin que los empleados tengan que buscarla.

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El software de automatización de workflows suele tener funciones low-code que permiten a los usuarios diseñar y automatizar workflows. Las capacidades de arrastrar y soltar hacen que los empleados no necesiten amplios conocimientos de programación para usar el software.

En su lugar, puedes “dibujar” workflows con herramientas visuales de diseño, como si crearas un diagrama de flujo. Puedes colocar “nodos” a lo largo del workflow para automatizar varias tareas e integrar sistemas y datos. Algunas herramientas de automatización de workflows también incorporan capacidades de IA que hacen recomendaciones para optimizar el workflow o sugieren la “siguiente mejor acción” para los usuarios.

El software de automatización de workflows suele venderse como una aplicación SaaS (software como servicio). Entre los ejemplos más populares están Microsoft, IBM y Zapier. Algunos proveedores ofrecen herramientas específicas para una función, como automatización para atención al cliente o programación de citas. También es posible obtener insights en tiempo real con herramientas de análisis de workflows.

Sectores clave y casos de uso de la automatización de workflows

Como te puedes imaginar, esta tecnología se aplica a distintos sectores y operaciones. Aquí tienes algunos ejemplos de automatización de workflows:

Ventas: Puedes configurar reglas que activen acciones cuando un cliente da un paso concreto; por ejemplo, avisar a un comercial cuando alguien completa un formulario de registro o crear automáticamente un nuevo registro de cliente. La automatización también se usa para seguimientos y cualificación de leads.

Marketing: Podrías diseñar workflows para publicar contenido en redes sociales o enviar correos promocionales a un segmento concreto. El sistema puede recopilar datos automáticamente para analizar el éxito de una campaña.

RR. HH.: La automatización ayuda con tareas como filtrar currículums, enviar información de onboarding, extraer datos de herramientas de control horario para nóminas y aprobar solicitudes de vacaciones.

Atención al cliente: Configura workflows para crear y priorizar tickets o enviar encuestas de satisfacción al final de cada llamada. Otros ejemplos incluyen el enrutamiento de llamadas basado en reglas o impulsado por IA y menús IVR que dirigen a los clientes al agente o departamento correcto.

E-commerce: Las aplicaciones de gestión de pedidos pueden automatizar todo el proceso, desde el seguimiento del inventario en tiempo real hasta los pagos a proveedores. En cuanto un cliente hace un pedido, el sistema genera instrucciones de preparación y empaquetado y una etiqueta de envío.

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Finanzas: La precisión es crítica en finanzas, y la automatización de workflows te ayuda a mantener la coherencia y el cumplimiento. Puedes programar el sistema para hacer previsiones, enviar facturas y órdenes de compra, y reembolsar automáticamente los gastos de los empleados.

DevOps: La automatización de workflows permite canales de comunicación más precisos entre desarrollo y operaciones, y reduce los cuellos de botella causados por departamentos aislados.

Manufactura: La automatización mejora el control de calidad y reduce los tiempos de aprobación y de ciclo en las operaciones de compras y cadena de suministro. También puedes automatizar workflows en el desarrollo de productos.

Operaciones de TI: Los workflows bien diseñados ayudan a tu equipo de TI a gestionar usuarios de red en varios departamentos. Podrías usar la automatización para restablecer contraseñas y desplegar servicios y actualizaciones.

Seguridad: Monitoriza automáticamente las amenazas cibernéticas, genera informes de incidentes e integra el sistema con las herramientas de seguridad existentes.

Retos y consideraciones al implementar la automatización de workflows

Uno de los principales retos es que tus empleados tendrán preocupaciones sobre ser sustituidos por robots. Tendrás que tranquilizarlos y explicarles que la automatización mejorará el lugar de trabajo en vez de tomar el control por completo, y que las personas se destinarán a tareas de mayor valor que aprovechen sus habilidades.

Parte del personal también puede resistirse a la nueva tecnología y a una forma distinta de hacer las cosas. Una vez más, explica cómo la simplificación beneficiará a todo el mundo y ofrece formación completa sobre el nuevo software. La mayoría de las herramientas de automatización de workflows son fáciles de aprender y usar gracias a las funciones low-code y de arrastrar y soltar.

Asegúrate de que el software que elijas se integre sin problemas con los sistemas existentes y ofrezca una seguridad sólida y atención al cliente.

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Tendencias e innovaciones futuras en la automatización de workflows

Ya hemos mencionado la automatización de workflows low-code y visual, que probablemente seguirá avanzando a medida que más proveedores de software añadan esta capacidad a sus ofertas. Esto democratiza la creación de workflows y permite un sistema más colaborativo en el que todos los usuarios pueden proponer mejoras. También podemos esperar un aumento de workflows basados en plantillas que aceleren futuras automatizaciones.

Como en la mayoría de las áreas de negocio, la IA es una tendencia clave. Puede sugerir la optimización de workflows y la priorización de tareas según patrones de datos y aprendizaje automático. Los análisis predictivos y en tiempo real son ideales para las empresas ágiles, ya que te permiten hacer mejoras constantes. Por ejemplo, las herramientas impulsadas por IA pueden elegir a los mejores candidatos para acelerar la contratación.

Con el aumento del trabajo remoto e híbrido, existe el riesgo de que los empleados se sientan desconectados. La automatización de workflows puede cubrir ese hueco, facilitando la realización de tareas colaborativas a distancia. Esto también ayuda a abordar la creciente brecha de habilidades y los problemas de productividad asociados.

Conclusión clave

Así que ya hemos respondido a la gran pregunta: “¿Qué es la automatización de workflows?”. Una vez que entiendes cómo funciona, está claro que esta tecnología ofrece enormes beneficios para todo tipo de lugares de trabajo. Simplifica y agiliza los procesos empresariales, lo que se traduce en un aumento de la productividad y en menores costes operativos.

La automatización se encarga de las tareas básicas, repetitivas y de poco valor, mientras que la IA puede intervenir en la toma de decisiones inteligentes. Los empleados pueden usar sus habilidades para trabajos más gratificantes, ofreciéndoles a ellos (y a tus clientes) una mejor experiencia.