Come integrare Cal con un fornitore di registri sanitari elettronici

Per garantire che gli appuntamenti, i sistemi di cartelle cliniche elettroniche e i flussi di lavoro clinici rimangano correttamente allineati, l'integrazione della programmazione con le EHR è una necessità. In questa guida dettagliata, tratteremo come l'integrazione di Cal.com con le EHR possa aiutare il sistema a mantenere la continuità delle cure pur mantenendo anche gli obblighi di conformità, sicurezza e audit.

Comprendere le cartelle cliniche elettroniche e Cal.com

Che cos'è una cartella clinica elettronica?

Una EHR è essenzialmente la storia medica completa di un paziente memorizzata in un formato digitale sicuro. È mantenuta da fornitori di cure sanitarie in cliniche e ospedali nel tempo. Un software di cartelle cliniche elettroniche in genere include:

• Diagnosi

• Farmaci

• Allergie

• Risultati di laboratorio

• Note di trattamento e 

• Storia delle visite

Componenti principali del software e dei sistemi di cartelle cliniche elettroniche

Il software EHR tiene insieme i componenti che descriveremo di seguito per garantire che le informazioni dei pazienti siano accurate e disponibili. La maggior parte dei sistemi EHR include quanto segue a livello funzionale.

✅Identità del paziente: Include dettagli personali, informazioni di contatto e assicurazione.

✅Documentazione clinica: Tutte le diagnosi passate del paziente, le note del medico e i piani di cura sono riuniti qui.

✅Farmaci & Allergie: Comprende prescrizioni e controindicazioni.

✅Risultati di laboratorio & Test di imaging: Copre tutti gli ordini di test del paziente, i rapporti e le tendenze storiche.

✅Supporto alla fatturazione: Include fatture, reclami e dati di rimborso.

✅Sicurezza & Conformità: Fornisce autorizzazioni di accesso sicuro con tracciabilità degli audit.

Dove si inseriscono la programmazione & l'accesso dei pazienti nel flusso di lavoro delle EHR?

Prima che i pazienti ricevano una nota del medico online o inizi il trattamento, il sistema dovrebbe determinare:

• Chi è il paziente?

• Quale fornitore vede il paziente?

• Dove si svolge la visita?

• Che tipo di visita è?

La programmazione e l'accesso dei pazienti determinano quali dati vengono inseriti nel sistema EHR. Se c'è un errore nell'accesso ai pazienti e nella programmazione, come una posizione sbagliata, un fornitore errato o un tipo di visita errato, la continuità delle cure è compromessa. Questo accade anche prima che l'EHR venga utilizzato.

Come funziona Cal.com come livello di programmazione per cliniche, ospedali e pratiche mediche?

Ora, venendo alla vera domanda, come aiuta qui Cal.com?

Cal.com funziona a fianco dell'EHR come uno strato di programmazione conforme a HIPAA per l'assistenza sanitaria. Protegge l'integrità di tutto ciò che segue all'interno di un software EHR governando come vengono creati gli appuntamenti. 

Per darvi un quadro chiaro, Cal.com fa tutto il lavoro pesante seguente per cliniche, ospedali e pratiche mediche.

• Previene la creazione di appuntamenti non validi o non conformi

• Mantiene informazioni aggiornate sulla reale disponibilità dei fornitori e in quale posizione

• Garantisce che solo visite mediche pronte al contesto e accurate vengano inserite nell'EHR

• Standardizza la logica delle prenotazioni per prevenire orari sovraccarichi per i fornitori, in linea con la conformità governativa

Modelli di integrazione tra Cal.com e i sistemi di cartelle cliniche elettroniche

I modelli di integrazione variano in base alla dimensione della vostra clinica, alla capacità tecnica e ai requisiti di conformità. Cal.com è una piattaforma robusta che supporta vari modelli di integrazione, a partire dalla configurazione di integrazioni native EHR fino ad ampie integrazioni incentrate sui middleware con sistemi EHR.

Integrazioni native e di marketplace

In breve, questo è il metodo di integrazione più veloce supportato da Cal.com. Supporta la sincronizzazione degli appuntamenti, la disponibilità e i dettagli di base dei pazienti. Questo tipo di integrazione non supporta personalizzazioni estese o ha un supporto limitato per casi limite e flussi di lavoro complessi. 

Integrazione diretta API a API

Le integrazioni API ti consentono di avvalerti dei benefici dell'automazione, poiché Cal.com e il tuo sistema EHR possono comunicare programmaticamente grazie alle integrazioni API. Questo tipo di integrazione è più adatto a cliniche e pratiche dove è richiesta una mappatura precisa dei dati, regole commerciali personalizzate e integrazioni di sistema interne.

Integrazione basata su eventi utilizzando webhook

Oltre le integrazioni a livello API, puoi utilizzare i webhook che creano un'integrazione basata su eventi. Cal.com e il tuo sistema EHR si collegano istantaneamente quando si verifica un evento, come la creazione, modifica o cancellazione di un booking. È più adatto per le cliniche dove la velocità è essenziale, soprattutto quando possono essere coinvolte più sedi e fornitori.

Utilizzo di middleware o piattaforme di integrazione per mappatura e instradamento

Le integrazioni basate su middleware sono più adatte a grandi ospedali dove c'è un grande volume di prenotazioni mentre si gestiscono molteplici fornitori e località ogni giorno. Il middleware funziona come un livello di autenticazione, riducendo il carico di lavoro sia di Cal.com che del tuo sistema EHR, assicurando che sia gestibile per gestire accuratamente entrambi i sistemi dal personale di front desk, i clinici e i pazienti.

Quando considerare servizi su misura per lo sviluppo di software sanitario

Questa è l'integrazione più complessa e dettagliata che è necessaria solo quando le integrazioni già pronte non possono soddisfare le tue necessità regolatorie, operative o di scala. Lo sviluppo software sanitario personalizzato ti permette di avere il controllo completo sui flussi di dati e le salvaguardie di conformità. Tuttavia, è significativamente costoso e richiede un lungo tempo di sviluppo e test prima dell'implementazione.

Pianificare la tua integrazione

Forti integrazioni EHR sono necessarie, non per rendere le cliniche più veloci, ma per renderle corrette per impostazione predefinita. E la correttezza inizia con la programmazione. Le integrazioni EHR-programmazione di successo hanno la loro base radicata nella chiarezza. Le cliniche devono concordare su quali problemi stanno risolvendo e su come i sistemi dovrebbero comportarsi se le cose vanno male. Pianificare la tua integrazione con chiarezza è ciò che separa un flusso di lavoro resiliente da uno fragile. 

Definisci i tuoi casi d'uso

Inizia a pianificare la tua integrazione definendo chiaramente tutti gli scenari del mondo reale che il tuo sistema di programmazione potrebbe dover supportare in futuro.

• Nuove prenotazioni di pazienti

Per nuove prenotazioni di pazienti, sono necessari ulteriori passaggi di intake, tempi di visita più lunghi. Durante la programmazione, questo deve essere riflesso in modo che un incontro completo e conforme sia inserito nell'EHR, che non ha bisogno di essere riparato in seguito.

• Appuntamenti per pazienti di ritorno

Per gli appuntamenti per pazienti di ritorno, la programmazione deve abbinare correttamente i pazienti a fornitori, record e tipi di visita esistenti. In questo modo, l'EHR sarà in grado di estendere correttamente la storia del paziente senza frammentarla.

• Visite telemedicina e di persona

Le regole di localizzazione, le licenze dei fornitori e gli standard di documentazione variano per appuntamenti virtuali e fisici. La distinzione tra un appuntamento di telemedicina e una visita di persona deve essere applicata a livello di programmazione in modo che i clinici possano evitare lavoro manuale e concentrarsi sugli appuntamenti.

• Programmazione delle risorse di fornitori e stanze

Il livello di programmazione può aiutare le cliniche a evitare colli di bottiglia operativi prendendo in considerazione gli orari sovrapposti, la disponibilità dei fornitori e i vincoli delle stanze. 

Decidi il sistema di registrazione per i dati dei pazienti e gli appuntamenti

La piattaforma di programmazione è il sistema di registrazione per la logica delle prenotazioni, la disponibilità e la creazione di appuntamenti. E l'EHR è il sistema di registrazione per la storia clinica e i dati dei pazienti. Un offuscamento tra questi due può portare a record duplicati e tracciabilità degli audit errata. Pertanto, deve essere mantenuta una chiara distinzione tra i sistemi di registrazione che lavorano insieme per operazioni fluide.

Mappa i campi dati

La mappatura dei campi è necessaria per garantire che non ci siano dati non allineati, poiché i problemi di integrazione spesso derivano da esso. È qui che la precisione tecnica incontra la realtà operazionale.

• Campi del profilo del paziente

Dettagli di base come nome del paziente, data di nascita e informazioni di contatto sono ciò che compongono il campo del profilo del paziente. Questo campo deve essere mappato in modo pulito per evitare errori di abbinamento e record di pazienti duplicati.

• Tipi di appuntamenti e codici

Dovrebbero essere standardizzati presto diversi tipi di appuntamenti e codici interni in modo che abbiano lo stesso significato sia nella programmazione che all'interno dell'EHR. Ciò può aiutare le cliniche a prevenire problemi di fatturazione in anticipo. 

• Identificativi dei fornitori

Mappare gli ID dei fornitori nel sistema è necessario per garantire che gli appuntamenti siano collegati al giusto medico. I fornitori possono avere ID diversi tra i sistemi ed è fondamentale mapparli correttamente per la continuità delle cure e la conformità.

Identifica requisiti di conformità, sicurezza e audit

Cal.com svolge un ruolo strategico qui, applicando una programmazione basata su regole che può essere tracciata e che protegge l'integrità dei dati EHR a valle. Prima dell'integrazione EHR-programmazione, i team devono definire quanto segue.

• Chi può creare, modificare o annullare appuntamenti

• Come vengono registrati e tracciati i cambiamenti

• Come i controlli di accesso sono allineati con le politiche interne e le normative esterne

• Quali dati devono essere mascherati, crittografati o limitati 

Utilizzo delle funzionalità integrate di Cal.com con la tua cartella clinica elettronica

Cal.com offre funzionalità integrate che ti permettono di integrare con un software EHR senza la necessità di sviluppatori, API o un'infrastruttura complessa. Questo è il modo più semplice per integrare Cal.com con il tuo EHR, ed è il metodo di integrazione più comunemente usato dai team sanitari che adottano Cal.com per la prima volta nel loro flusso di lavoro clinico. Ecco come funziona il sistema:

Step 1: Configurazione dei tipi di eventi per visite mediche e procedure

Pensate a questo come al passo in cui vengono stabilite le regole che Cal.com deve seguire. Perché sono necessarie le regole e quali sono queste regole? Le regole sono necessarie per garantire che ci sia poca o nessuna ambiguità nella fase di mappatura e segnalazione dei dati all'interno dell'EHR.

Cal.com può essere alimentato con informazioni sul tipo di appuntamenti offerti nella tua pratica medica (test diagnostici, consultazioni mediche, visite di follow-up o interventi chirurgici). Ciascuno di questi tipi di appuntamenti (leggasi eventi) ha la sua durata impostata, i limiti di prenotazione e i tempi di buffer; queste sono le sue regole. Una volta che Cal.com è alimentato con tutte queste informazioni, può seguire automaticamente questa logica di prenotazione.

Step 2: Impostare la disponibilità dei fornitori e gli orari delle cliniche

Hai definito i tipi di appuntamenti offerti nella tua pratica medica; ora Cal.com deve sapere quando puoi offrire questi appuntamenti (servizi). Quindi, ora devi inserire gli orari dei tuoi fornitori all'interno di Cal.com e anche gli orari di apertura delle cliniche, le festività delle cliniche e i time-off dei fornitori. Questo garantisce che Cal.com mostri solo slot temporali validi ai pazienti, e il tuo EHR viene alimentato con appuntamenti che può effettivamente offrire.

Step 3: Utilizzare moduli di routing per raccogliere le informazioni richieste sui pazienti prima della prenotazione

Il software di programmazione può semplicemente impostare un appuntamento con i due passaggi precedenti, ma Cal.com va un passo oltre. Usa moduli di routing per velocizzare il processo di prenotazione degli appuntamenti. Domande semplici al momento della prenotazione dell'appuntamento, come motivo della visita, nuovo paziente o visita di follow-up, e il fornitore preferito dell'utente, possono aiutare a ridurre il carico di lavoro della reception.

Step 4: Limitare l'accesso e le autorizzazioni per il personale clinico e amministrativo

Le pratiche mediche devono seguire diversi requisiti di audit e conformità. Questo è il motivo per cui i controlli di accesso sono necessari. Cal.com separa i due livelli, consentendo agli amministratori di gestire le regole di routing, i tipi di eventi e le modifiche alla disponibilità, mentre i clinici possono gestire solo i loro calendari.

Step 5: Utilizzare notifiche e promemoria che si allineano con i flussi di lavoro clinici

Ora che il tuo sistema di programmazione è impostato, tutto ciò di cui hai bisogno sono notifiche e promemoria per tenere tutti informati. Cal.com fornisce questo con notifiche dell'app per i clinici e promemoria via email e messaggio per i pazienti. Il software invia conferme di prenotazione, promemoria e avvisi di riprogrammazione alle parti rilevanti. Questo riduce le assenze e mantiene tutti sulla stessa pagina.

Integrazione tramite le API di Cal.com

Hai configurato le funzionalità integrate all'interno di Cal.com per soddisfare i tuoi requisiti di programmazione e alimentare i dati nel tuo EHR. Le API ti aiuteranno ora ad automatizzare ulteriormente il processo con un'integrazione EHR più stretta e controllata.

Panoramica dei principali endpoint API di Cal.com per la sanità

L'API di Cal.com accede e condivide oggetti di programmazione strutturati come tipi di eventi, prenotazioni, utenti e disponibilità. Questi endpoint vengono utilizzati per sincronizzare lo stato degli appuntamenti e non per gestire dati clinici. Questa è una distinzione cruciale per garantire la conformità alle linee guida HIPAA.

Step 1: Autenticazione sicura tra Cal.com e il tuo sistema di cartelle cliniche elettroniche

Prima di qualsiasi scambio di dati, le API autenticano i sistemi in modo sicuro. Questo viene fatto per garantire che il flusso di dati sia sicuro, affidabile e non coinvolga il flusso di PHI o controlli amministrativi a monte. Le API di Cal.com limitano le autorizzazioni di lato server minime per completare l'autenticazione.

Step 2: Creazione e aggiornamento degli appuntamenti dalla cartella clinica elettronica in Cal.com

Con l'API autenticata, Cal.com è pronto per consentire ai pazienti di prenotare i loro appuntamenti e aggiornare informazioni cruciali quando l'appuntamento è confermato nell'EHR come eventi. Ma cosa succede quando gli appuntamenti vengono creati prima all'interno dell'EHR? L'integrazione API garantisce che gli appuntamenti creati per primi nell'EHR causino il blocco degli slot temporali e la disponibilità del fornitore sul calendario di Cal.com senza sovrascrivere gli appuntamenti EHR.

Step 3: Riscrivere le prenotazioni da Cal.com alla cartella clinica elettronica

Come menzionato nel punto precedente, nella maggior parte dei casi, Cal.com è la fonte della creazione dell'appuntamento quando viene utilizzato come livello di programmazione. Quindi, questo passaggio riguarda principalmente Cal.com che autentica che lo slot temporale e la disponibilità del fornitore siano accurate e che imposta l'appuntamento come evento all'interno dell'EHR. Il lavoro rimanente, che consiste nel raccogliere o creare le cartelle cliniche dei pazienti, viene svolto dall'EHR e non da Cal.com.

Step 4: Sincronizzazione programmatica dei dati e degli orari dei fornitori

I sistemi basati su API possono aggiornare automaticamente i metadati e le modifiche agli orari del fornitore se vengono utilizzati identificativi coerenti nei due sistemi. Questo elimina il rischio di record duplicati dei fornitori o calendari disallineati.

Utilizzo dei Webhook per la Sincronizzazione in Tempo Reale

Una volta impostato il livello API, puoi ora entrare nel territorio dell'automazione istantanea con i webhook che consentono aggiornamenti basati su eventi. Questo è quando i sistemi possono reagire immediatamente quando si verificano cambiamenti di programmazione.

Eventi a cui puoi iscriverti in Cal.com

Quando utilizzi Cal.com, vengono apportate modifiche di programmazione quando si verificano eventi chiave, come:

• Creazione di prenotazioni

• Aggiornamento delle prenotazioni

• Annullamento delle prenotazioni

In tali casi, i webhook notificano al tuo backend (sistema EHR) istantaneamente e automaticamente senza richiedere un polling costante.

Gestire gli eventi webhook nel tuo backend sanitario

Un'integrazione affidabile sa come gestire le imperfezioni e i fallimenti, piuttosto che essere in grado di lavorare solo in condizioni ottimali. Questo è il motivo per cui i gestori di webhook devono autenticare le richieste in arrivo e convalidare i payload per elaborare gli eventi in modo sicuro. La chiave qui è che i gestori devono essere idempotenti e capaci di ripetere i fallimenti senza creare voci duplicate.

Mappatura dei payload dei webhook alle strutture dati delle cartelle cliniche elettroniche

I dati di prenotazione di Cal.com e gli schemi EHR non si allineano sempre direttamente. È qui che entra in gioco la logica di mappatura. Traduce i dati di prenotazione di Cal.com nel sistema di appuntamenti dell'EHR. Condivide dati sui modelli di fornitori e pazienti, inclusi timestamp e identificativi necessari per la riconciliazione.

Prevenire duplicazioni e mantenere la coerenza dei record

Infine, la prevenzione della duplicazione dei dati si basa sulla creazione e il mantenimento di ID univoci di prenotazione. Il sistema funziona quando ci sono regole di proprietà ben definite e una chiara fonte di verità (sistema EHR). Nel caso in cui le prenotazioni esistano già, i sistemi devono validare di conseguenza e aggiornare gli ID esistenti della prenotazione senza ricrearli.

Uso di Middleware o Piattaforme di Integrazione

Man mano che la tua pratica cresce, aumenta anche il numero di appuntamenti giornalieri, fornitori e personale amministrativo. Le piattaforme middleware lavorano per portare resilienza al sistema per garantire che tutto funzioni correttamente.

Quando il middleware ha più senso di un'integrazione diretta

Utilizzare il middleware diventa più sensato in vari scenari, come:

• Quando si utilizza più di un EHR

• Quando si gestisce la programmazione e la gestione di più località

• Quando si hanno dipartimenti multipli e regole di routine complesse

Il middleware assorbe i fallimenti in questi flussi di lavoro e riprova in modo sicuro senza causare fallimenti a cascata che potrebbero compromettere i flussi di lavoro clinici.

Esempi di modelli di middleware per i team sanitari

Lo scopo dei modelli di middleware è migliorare l'affidabilità delle integrazioni minimizzando l'accoppiamento tra i sistemi. I modelli di middleware per i team sanitari includono:

• L'utilizzo di code di eventi per aggiornare le modifiche delle prenotazioni nell'EHR

• Utilizzare livelli di validazione per applicare la logica delle prenotazioni e le regole

• Utilizzare il retry automatico e code delle lettere di fallimento per i fallimenti di sincronizzazione

Mappatura dei dati di Cal.com agli oggetti delle cartelle cliniche elettroniche

Per flussi di lavoro complessi, gestire e mantenere manualmente i sistemi Cal.com ed EHR con campi, payload e identificativi numerosi può essere estremamente difficile. Ecco perché il middleware può normalizzare i dati, arricchire i payload e risolvere gli identificativi per garantire che entrambi i sistemi possano essere gestiti facilmente.

Gestione dei routing complessi, come impostazioni multi-località e multi-fornitori

I sistemi middleware possono aiutare le grandi organizzazioni con esattamente tre cose che possono mantenere i sistemi clinici di base facili da usare senza introdurre complessità. Questo comprende l'instradamento delle prenotazioni in base a:

• Località

• Specialità

• E vincoli operativi

Sicurezza, Privacy e Considerazioni HIPAA

Micah Friedland, fondatore e CEO di Navi, ha detto, "Per Navi, proteggere le informazioni sanitarie personali è un elemento non negoziabile, quindi scegliere Cal.com per la programmazione ha senso." Questo è ciò che i nostri utenti hanno commentato sull'attenzione di Cal.com a garantire la sicurezza dei dati e la privacy dei dati dei pazienti.

Le informazioni sanitarie protette (PHI) sono una parte cruciale della programmazione e delle integrazioni EHR. Una volta completate e funzionanti le tue integrazioni, devi immediatamente rivolgere la tua attenzione alla sicurezza e alla privacy.

Protezione delle informazioni sanitarie dei pazienti durante lo scambio di dati

Il principio più cruciale per proteggere le informazioni sanitarie durante gli scambi di dati è la minimizzazione dei dati. Solo informazioni relative alla programmazione vengono condivise tra i sistemi, escludendo note cliniche, diagnosi, risultati di test e storia dei trattamenti.

Crittografia in transito e a riposo

La crittografia end-to-end quando i dati vengono trasferiti o memorizzati da un sistema all'altro è cruciale. La crittografia deve essere applicata anche a ogni livello, dalle API e webhook ai log, backup e code middleware. Questo è cruciale per la sicurezza dei dati del paziente, anche in caso di accesso inappropriato al sistema.

Controllo degli accessi e autorizzazioni basate sui ruoli

Le autorizzazioni basate sui ruoli garantiscono che il personale rilevante possa accedere solo a ciò di cui ha bisogno nel flusso di lavoro medico. I clinici possono visualizzare e gestire i loro calendari, gli amministratori possono gestire gli orari e i tempi di apertura della clinica, e infine, i fornitori di servizi backend operano su credenziali strettamente definite.

Log di audit e tracciabilità attraverso Cal.com e il sistema di cartelle cliniche elettroniche

I log di audit sono cruciali per la conformità, specialmente quando i sistemi sono attivi. Le integrazioni di Cal.com con l'EHR possono potenzialmente catturare chi crea, modifica o annulla appuntamenti con timestamp e sistemi di origine. Questa tracciabilità supporta indagini interne e segnalazioni di incidenti, insieme al supporto per audit di conformità.

Lavorare con i team legali e di conformità prima del lancio

Revisioni legali e di conformità prima del lancio possono salvare le pratiche da cambiamenti costosi. I team testano le integrazioni e si assicurano che siano conformi alle regolamenti HIPAA, politiche regionali e interne, oltre agli obblighi contrattuali.

Testare la tua integrazione

Il test completa il processo di integrazione di Cal.com e EHR, garantendo che tutti i sistemi funzionino come richiesto in condizioni del mondo reale.

Impostare un ambiente di staging con pazienti di test e fornitori di test

Un ambiente di staging con dati sintetici di pazienti e fornitori può permetterti di testare la tua integrazione senza accidentalmente rivelare informazioni reali sui pazienti o interrompere i flussi di lavoro clinici in tempo reale.

Testare i flussi di prenotazione end-to-end

Questo è uno dei test più cruciali dove attraversi l'intero ciclo di vita di un appuntamento dall'impostazione su Cal.com fino al completamento della fatturazione nell'EHR. Questo ti consente di verificare se i tuoi sistemi funzionano o meno, dall'inizio alla fine.

Testare cancellazioni, riprogrammazioni e scenari di assenza

In un ambiente sintetico, testa sempre le tue integrazioni utilizzando i casi limite. Questo include assenze nonostante i promemoria, cancellazioni, riprogrammazioni e cambiamenti di programma dell'ultimo minuto. Questo ti aiuterà a comprendere davvero l'integrità del tuo sistema nel mondo reale.

Controlli di carico e prestazioni per cliniche o ospedali affollati

Controlla i colli di bottiglia di API, webhook o middleware prima di lanciare la tua integrazione. Questo ti risparmierà molti mal di testa quando il sistema funziona al massimo durante le ore di punta.

Creare piani di rollback e risposta agli incidenti

Anche quando tutto funziona perfettamente, devi tener conto delle possibilità di fallback e rollback con dettagliati piani di risposta agli incidenti. Il sistema deve sapere quando e come interrompere la sincronizzazione, annullare le modifiche e comunicare internamente quando si presentano problemi.

Modelli di Integrazione Comuni ed Esempi

Integrare Cal.com con il tuo EHR è facile, e qui ci sono alcuni modelli di integrazione comuni per aiutarti a visualizzare come funzionerà per te, completi di esempi.

Piccola pratica medica che utilizza Cal.com con un sistema di cartelle cliniche elettroniche su cloud

In una piccola pratica medica, Cal.com funziona come un leggero strato di programmazione sopra il software EHR basato su cloud. Ecco come funziona l'integrazione e il flusso di lavoro in azione:

• I pazienti prenotano un appuntamento utilizzando l'interfaccia di prenotazione online di Cal.com

• Cal.com gestisce la disponibilità dei fornitori, i buffer e persino i calendari dei fornitori

• Una volta completata la prenotazione, le informazioni vengono aggiornate nell'EHR come appuntamenti da Cal.com

• Utilizzando le informazioni del paziente utilizzate per impostare l'appuntamento, vengono creati nuovi record o le informazioni vengono abbinate ai record esistenti.

Questa configurazione è semplice e riduce il lavoro amministrativo per piccole pratiche mediche e non richiede un'infrastruttura complessa per essere configurata.

Uso ospedaliero con programmazione complessa di fornitori e dipartimenti

Se le piccole pratiche mediche sono l'uso più semplice di Cal.com e delle integrazioni EHR, gli ospedali sono la versione più complessa di esso. Anche nella sua forma più semplice, utilizza software middleware tra Cal.com e l'EHR per garantire che il sistema sia attrezzato per gestire un alto volume di prenotazioni e assicurarsi che gli eventi siano elaborati in modo affidabile. Ecco come appare questo sistema in azione.

• Cal.com è responsabile della gestione della logica di prenotazione front-end e dell'instradamento. Ciò include la visualizzazione della disponibilità aggiornata ai pazienti, la prenotazione degli slot temporali desiderati e la conferma degli appuntamenti all'interno dell'EHR impostando eventi.

• L'EHR ospedaliero o il software di archiviazione medica funziona come sistema di registrazione. Convalida e definisce l'identità del paziente, la storia clinica, i record degli appuntamenti e i dati di conformità per ogni paziente e appuntamento.

Medical spa o clinica che combina Cal.com con software di archiviazione medica

Le spa mediche o le cliniche non richiedono che Cal.com gestisca i dati clinici. Richiede solo le capacità di programmazione di Cal.com per sincronizzare i metadati degli appuntamenti nel sistema di archiviazione medica della clinica. Questo consente al software di archiviazione medica di occuparsi della fatturazione e delle note trattamento mentre Cal.com si occupa di impostare appuntamenti, il loro tipo, la disponibilità dei fornitori e i moduli di intake dei pazienti.

Fornitore di salute comportamentale che utilizza Cal.com con cartelle cliniche elettroniche comportamentali

I fornitori di salute comportamentale richiedono una programmazione orientata alla privacy. Cal.com funziona perfettamente qui poiché funziona all'interno di un flusso di informazioni molto ristretto dove solo le informazioni essenziali per la programmazione sono scambiate tra Cal.com e il sistema di cartelle cliniche comportamentali elettroniche. In questo flusso di lavoro, Cal.com gestisce solo il portale di auto-prenotazione dei pazienti e le informazioni sulla disponibilità dei fornitori. Il sistema elettronico di cartelle cliniche comportamentali memorizza le note cliniche e le storie di terapia.

Risoluzione Problemi e Manutenzione

Le integrazioni e le configurazioni tecniche possono spesso cadere in imprevisti non spiegabili. Ecco come puoi risolvere problemi comuni di integrazione e mantenere l'integrità del tuo sistema.

Problemi di integrazione comuni e come individuarli

Le integrazioni EHR e Cal.com possono avere alcuni problemi, che possono essere categorizzati come:

• Disallineamenti di calendario e appuntamenti mancati

• Prenotazioni duplicate

• Disallineamenti nella disponibilità dei fornitori

• Aggiornamenti ritardati

Le cause comuni dei problemi elencati includono:

• Fallimenti dei webhook (i più comuni)

• Mappatura dati errata

• Regole del sistema di registrazione non chiare

Questi problemi possono essere facilmente individuati quando noti che il tuo personale deve correggere manualmente gli orari.

Monitoraggio dei webhook, code e fallimenti di sincronizzazione

Con i problemi chiaramente esposti, entriamo nel risolvere i problemi. I webhook, le code e i fallimenti di sincronizzazione sono le cause più comuni dei problemi sopra citati. Quindi, per risolverli, devi esaminare i log degli eventi in entrata e in uscita del webhook. Con il tracking dello stato di consegna del webhook, puoi controllare le sincronizzazioni fallite e gli avvisi per comprendere la causa principale dei fallimenti e risolverli di conseguenza.

Allo stesso modo, per i sistemi middleware, dovresti controllare gli arretrati delle code per identificare la causa dei fallimenti e risolverli di conseguenza. È inoltre possibile impostare revisioni regolari della logica di retry per prevenire perdite di dati.

Cambiamenti di versione nel software di cartelle cliniche elettroniche e nelle API di Cal.com

Gli aggiornamenti di versione sono comuni sia per i sistemi EHR che per l'API di Cal.com. Quindi, annotando i cambiamenti come campi deprecati o nuove regole di validazione puoi aiutarti a risolvere i problemi di integrazione e anche a mantenere il tuo sistema con le versioni più recenti del tuo software. La chiave qui è creare consapevolezza di versione e iscriversi alle notifiche di aggiornamento per controllare il registro dei cambiamenti. Infine, assicurati sempre di testare modifiche e integrazioni in un ambiente di test prima di implementarli.

Quando rifattorizzare in un'architettura più scalabile

La scalabilità entra in gioco non appena noti che il tuo personale di reception deve assumere manualmente il controllo del flusso di programmazione più e più volte. Questo significa che devi spostarti verso flussi di lavoro basati su eventi dove le regole di proprietà dei dati sono più chiare. Puoi anche optare per integrazioni basate su middleware dove un software si inserisce tra Cal.com e il tuo EHR per convalidare, ripetere, registrare e mappare i dati. I tuoi requisiti definiranno il tipo di architettura di sistema che ti sarà più adatta.

Conclusione

Cal.com può scalare con la tua pratica e dovresti usare questo a tuo vantaggio. Integrare Cal.com con il tuo EHR non dovrebbe essere una singola decisione tecnica. Dovresti usarlo come una progressione con i passi dettagliati in questo blog. L'approccio giusto per iniziare dipenderà dalla dimensione della tua pratica e dai requisiti di conformità. 

Ad ogni passo, se definisci chiaramente la fonte di verità e la proprietà dei dati, puoi limitare le perdite di dati sensibili e migliorare l'accesso dei pazienti. Infine, ricorda sempre di testare la tua integrazione prima di renderla operativa e di espanderti gradualmente. Per ulteriori informazioni e assistenza esperta, puoi connetterti con il nostro team di supporto su Cal.com.

FAQ

1. Cal.com può integrarsi con il mio sistema di cartelle cliniche elettroniche esistente?

Sì, Cal.com può integrarsi con la maggior parte dei sistemi EHR grazie alla sua infrastruttura API-first. Il metodo effettivo di integrazione varia in base ai tuoi requisiti, ma Cal.com supporta le integrazioni EHR nativamente, con piattaforme middleware, webhook e connessioni API dirette. 

2. Ho bisogno di uno sviluppatore per connettere Cal.com e la mia cartella clinica elettronica?

No, non hai sempre bisogno di uno sviluppatore per connettere Cal.com con il tuo software EHR. Puoi utilizzare funzionalità integrate all'interno di Cal.com per connetterti con il tuo EHR senza problemi. Puoi anche utilizzare integrazioni esistenti per svolgere il lavoro. Tuttavia, se i tuoi requisiti sono basati su webhook, API o integrazioni di piattaforme middleware, potresti aver bisogno di uno sviluppatore.

3. Come posso mantenere sincronizzati i dati di Cal.com e la mia cartella clinica elettronica?

Ci sono due modi per far accadere questo. Innanzitutto, la sincronizzazione dei dati può essere gestita da webhook in tempo reale o tramite sincronizzazioni API programmate/code middleware. La chiave qui è impostare un sistema come la fonte di verità e consentire a Cal.com di aggiornare le informazioni riguardanti le prenotazioni e le cancellazioni senza sovrascrivere i dati clinici.

4. Posso controllare quali dati fluiscono in Cal.com per motivi di privacy?

Sì, Cal.com ti permette di condividere solo le informazioni richieste per la programmazione con esso. Questi dati includono dati non sensibili, come nome del paziente, dettagli dell'appuntamento, dettagli di contatto e nome del fornitore. Cal.com è tra le uniche infrastrutture di programmazione che ti permette di limitare la condivisione delle Informazioni Sanitarie Protette (PHI) al di fuori dell'EHR.

5. È possibile utilizzare Cal.com solo come strato di prenotazione rivolto al paziente?

Sì, è possibile impostare Cal.com come strato di prenotazione rivolto al paziente. In tali configurazioni, Cal.com raccoglie solo la disponibilità e l'intenzione di prenotazione dall'EHR e aggiorna gli appuntamenti confermati nuovamente nell'EHR.

6. Cosa succede se il sistema di cartelle cliniche elettroniche va offline?

Per interruzioni temporanee, Cal.com può ancora mantenere operativa la tua pratica seguendo regole di disponibilità memorizzate in cache. Una volta che il tuo EHR è tornato online, Cal.com può sincronizzare automaticamente gli appuntamenti.