Workflows voor paspoort- en visadiensten

Automatiseer het plannen van paspoort- en visumafspraken met Cal.com Workflows

Verminder no-shows en handmatige opvolging voor consulaten, bureaus en reisbedrijven met geautomatiseerde herinneringen.

Aan de slag Praat met sales
Workflow/Workflows voor paspoort- en visadiensten reminder workflowSave

Trigger

When

Before event starts

How long before event starts?

24hours

Action

Do this

Send email to attendees

Sender name

Cal.com

Message template

Reminder

Vertrouwd door snelgroeiende bedrijven over de hele wereld

Hoe het werkt

Zet end-to-end planning voor paspoorten en visa in een paar stappen live, van intake en routing tot herinneringen en opvolging, allemaal mogelijk gemaakt door Cal.com Workflows.

Aan de slag Praat met sales

01

Verbind agenda's, formulieren en intake

Verbind de agenda's van je medewerkers of leveranciers, stel kantooruren in en voeg intakeformulieren toe om gegevens van aanvragers vast te leggen, zoals paspoortnummer, nationaliteit en reisdata. Gebruik geschiktheidsvragen om aanvragers naar de juiste scheduling links te sturen, waaronder paspoortverlenging, versnelde paspoortdiensten en visuminterviews. Cal.com koppelt met je bestaande tools via de app-marktplaats op https://cal.com/apps en ondersteunt enterprise SSO op https://cal.com/enterprise voor veilige uitrol over teams en locaties.

02

Automatiseer bevestigingen, herinneringen en opvolging

Stuur meteen bevestigingen en plan herinneringen via e-mail, SMS of WhatsApp om no-shows te verminderen. Voeg vereisten voor visumfoto's, een checklist voor reisvisa en tips voor consulafspraken toe, zodat aanvragers goed voorbereid aankomen. Stuur na de afspraak opvolging voor ontbrekende documenten, verplaatsingen of volgende stappen. Elk contactmoment wordt gelogd en je kunt statussen synchroniseren met je interne systemen. Lees meer over het configureren van Workflows op https://cal.com/docs.

03

Pas het bericht aan

Gebruik de standaardtemplates van Cal.com of pas je berichten volledig aan.

Voordelen voor paspoort- en visateams

Operationele efficiëntie en een betere ervaring voor aanvragers, geleverd met flexibele infrastructuur die jij beheert.

Aan de slag Praat met sales

Meeting reminder

now

Hi, this is a reminder that your workflows voor paspoort- en visadiensten meeting with Alex is in 30 mins

…

01

Verminder no-shows en te laat komen

Aanvragers missen afspraken wanneer instructies onduidelijk zijn of herinneringen te laat komen. Workflows lost dit op met slimme bevestigingen, geplande meldingen en duidelijke aanwijzingen. Je kunt tips voor consulafspraken, wat je mee moet nemen en incheckgegevens op locatie toevoegen. Voor dagen met hoge vraag stuur je een herinnering 24 uur van tevoren, 2 uur van tevoren en een duwtje 15 minuten vooraf. Teams zien minder mensen op het verkeerde moment verschijnen en minder lege plekken, wat de doorstroom en tevredenheid van aanvragers verhoogt.

Bookings

Today

Tue, 13 May9:00am - 9:30amWorkflows voor paspoort- en visadiensten kickoff | Q2
Tue, 13 May10:30am - 11:00amWorkflows voor paspoort- en visadiensten team standup

This week

Tue, 14 May10:30am - 11:00amWorkflows voor paspoort- en visadiensten review
Tue, 14 May1:00pm - 1:30pmClient follow-up

02

Versnel documentgereedheid

Verminder lastminuteproblemen door de juiste begeleiding op het juiste moment te sturen. Deel voor het bezoek in één bericht de vereisten voor visumfoto's, de checklist voor reisvisa en eventuele lokale formulieren. Voeg voor verlengingen een korte gids toe over de vereisten voor paspoortverlenging en een link naar je FAQ. Als iets ontbreekt, start je automatisch een opvolging met instructies om opnieuw te uploaden of te verplaatsen. Dit vermindert de tijd aan de balie per afspraak en verhoogt het succes bij de eerste poging.

Trigger

When

Before event starts

How long before event starts?

24hours

Action

Do this

Send email to attendees

Message template

Reminder

03

Schaal over locaties en leveranciers

Rol een consistente boekingservaring uit over consulaten, partnerbureaus en uitbestede servicecentra. Cal.com ondersteunt pooled en round-robin planning, zodat je de vraag eerlijk kunt verdelen en de bezetting hoog houdt. Beheer lokale feestdagen, medewerkerstoestemmingen en unieke scheduling links per locatie. Kies voor gehoste of self-hosted implementaties en koppel met bestaande systemen via API. Verken de flexibiliteit van open source op https://cal.com/open-source en enterprise-opties op https://cal.com/enterprise.
Email subjectAdd variable

Are you joining the workflows voor paspoort- en visadiensten session on {EVENT_DATE}

Normal BIlink

Hi {ATTENDEE},

Please confirm if you're still planning to attend by clicking the button below:

{CONFIRM_ATTENDANCE}

This reminder was triggered by a Workflow in Cal.

04

Toon naleving en beveiliging aan

Bescherm persoonsgegevens met sterke toegangscontroles en rechten op basis van rollen. Cal.com ondersteunt versleuteling tijdens transport en in rust, SSO, auditlogs en aangepaste bewaarbeleid voor gegevens. Houd communicatie met aanvragers consistent en gecentraliseerd voor audits, terwijl je self-hosting-opties gebruikt als je meer controle nodig hebt. Lees meer over onze beveiligingspositie op https://cal.com/security en bekijk de prijzen op https://cal.com/pricing.

Functies gebouwd voor planning op grote schaal voor paspoorten en visa

Alles wat je nodig hebt om betrouwbare, conforme boekingen over teams en regio's te orkestreren.

Aan de slag Praat met sales

Routingformulieren en geschiktheidscontroles

Screen aanvragers met routing forms om hen naar de juiste scheduling link, tijdslot en locatie te sturen op basis van het visumaanvraagproces of verlengingsbehoeften.

Meldingen via meerdere kanalen

Stuur bevestigingen en herinneringen via e-mail, SMS of WhatsApp. Voeg tijdgestuurde meldingen toe voor kritieke gevallen, zoals een versneld paspoort, om aanvragers op schema te houden.

Documentverzameling en links

Deel links naar instructies, checklists en uploadportalen. Voeg vereisten voor visumfoto's en een checklist voor reisvisa toe, zodat aanvragers voorbereid aankomen met conforme documenten.

Teampplanning en round robin

Bundel beschikbaarheid over locaties, wijs vaardigheden toe en gebruik round-robin routing om de werkdruk te verdelen voor interviews, verlengingen en intakegesprekken.

API's en webhooks

Verbind Cal.com met je casebeheer of CRM. Activeer webhooks bij boeking, verplaatsing of annulering. Bekijk de ontwikkelaarsdocumentatie op https://cal.com/docs/api.

Open source en self-hosting

Implementeer in je eigen omgeving voor maximale controle, of gebruik onze gehoste dienst. Verken opties op https://cal.com/open-source en https://cal.com/enterprise.

Bekijk hoe werkstromen je planning op koers houden

Bekijk hoe Cal.com Werkstromen planning vereenvoudigen, herinneringen automatiseren en je meetings soepel laten verlopen. Bekijk echte voorbeelden van hoe teams werkstromen gebruiken om no-shows te verminderen en tijd te besparen.

Al je belangrijkste tools synchroon met je meetings

Koppelt met Slack, Salesforce en 100+ andere tools. Afspraken verschijnen waar je team al werkt.

Aan de slag Ontdek apps
Google CalendarOutlook CalendarApple CalendarZoom VideoGoogle MeetSalesforceHubSpot CRMSlackStripeZapierDatabuddyCal.com
Google CalendarOutlook CalendarApple CalendarZoom VideoGoogle MeetSalesforceHubSpot CRMSlackStripeZapierDatabuddyCal.com
  • Google CalendarControleert elke agenda op conflicten en voegt de boeking toe.
  • Zoom VideoGeeft elke boeking een eigen meetinglink.
  • SalesforceLogt de meeting bij het contact en routeert naar de eigenaar.
  • HubSpot CRMVoegt boekingen toe aan contacten en deals.
  • SlackLaat het team weten zodra een meeting is geboekt.
  • StripeInt betaling zodra het slot is geboekt.
  • FramerZet je boekingspagina op een Framer-site.
  • ElevenLabsGeeft spraakagenten een realistische AI-stem.
  • LinearZet je status op Afwezig vanuit je agenda.
  • Meta PixelMeet boekingen uit je Meta-advertentiecampagnes.
  • UmamiTelt bezoeken aan je boekingspagina, privé.
  • WhatsAppOntmoet je bezoekers via WhatsApp-chat of videogesprek.

Veelgestelde vragen

Dit zijn enkele van onze meestgestelde vragen.

Stel een vraag

Geloof ons niet zomaar

Onze gebruikers zijn onze beste ambassadeurs. Ontdek waarom wij de eerste keuze zijn voor het plannen van afspraken.

  • Thrilled with this scheduling app—it's a game-changer. The intuitive interface and advanced features streamline my time management. The standout, however, is the incredible support team—swift, expert responses to every query. A perfect combo for seamless scheduling and top-notch customer service. P.s. Way better than Calendly
    Mickeyop Trustpilot
  • Without a doubt the best calendar/scheduling application I have ever used. It has all of the advanced features I need while also being insanely intuitive and straightforward for both end-users and booking recipients. Love it!!
    davidvkimballop Trustpilot
  • more elegant than Calendly, more open than Savvycal, cal.com works and it feels just right.
    flo merianop Product Hunt
  • Amazing. I've been sharing it with everyone I know. It's helped me create more events spontaneously, because of how smooth it is compared to Calendly and Harmonizely.
    Benop Product Hunt
  • I just migrated from calendly to cal.com I'm liking it so far. I wasn't particularly displeased with calendly. It's fine. But I like that cal is OSS and my sub to calendly was coming up for renewal so I thought I'd check it out. Looks good.
    Kent C. Dodds 🌌@kentcdodds op X
  • (finally) made the move to @calcom after I couldn't find how to edit events in the calendly dashboard and I must say - dash is 10/10 Bravo @peer_rich and team (I should have moved over years ago!) OSS fam
    Ant Wilson@AntWilson op X
  • This platform's open-source nature and flexible licensing are a developer's dream. Self-hosting and white-labeling empower personalization and seamless integration.
    Ahmed Elnaggarop Product Hunt
  • Very easy to set up and start. Connected with my Google calendar without any problem. Connecting with Microsoft gives me an error. But other than that the user interface is very good.
    Pankaj Dixitop Product Hunt
  • 2 days of using @calcom is enough to never look back at calendly
    Anuvesh Singh@singh_anuvesh op X
  • One of the best tools for scheduling and my favorite after so many other options tried.
    Denisop Product Hunt
  • for the love of me, why do people still use Calendly? Just today I have seen products reference Calendly while they know of @calcom It's a no brainer for me to use , their brand is amazing, cool team + they even have more compelling features 🤷
    Rotimi Best@rotimi_best op X
  • Just gave it a go and it's definitely the easiest meeting I've ever scheduled! No context switching, no distractions, and works even better on mobile too.
    Aria Minaeiop Product Hunt

Trusted by fast-growing companies around the world

Begin met het automatiseren van paspoort- en visumplanning

Maak in enkele minuten je eerste workflow en zie hoe automatisering no-shows vermindert, documentgereedheid versnelt en opschaalt over locaties. Meld je aan op https://cal.com, bekijk de docs op https://cal.com/docs of vraag een enterprise-demo aan op https://cal.com/enterprise.

Aan de slagPraat met sales