![](data:image/svg+xml,<svg display="block" role="presentation" viewBox="0 0 16 16" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"><defs ><linearGradient id="t2lXByE48-2031533640-linear-gradient" x1="0.49751243781094523" x2="0.5024875621890548" y1="0" y2="1"><stop offset="0" stop-color="rgb(255, 255, 255)"/><stop offset="1" stop-color="rgb(227, 224, 244)"/></linearGradient><linearGradient id="CBS1bzkxF-2031533640-linear-gradient" x1="0.49751243781094523" x2="0.5024875621890548" y1="0" y2="1"><stop offset="0" stop-color="rgb(255, 255, 255)"/><stop offset="1" stop-color="rgb(227, 224, 244)"/></linearGradient><linearGradient id="Jd7AK81w9-2031533640-linear-gradient" x1="0.49751243781094523" x2="0.5024875621890548" y1="0" y2="1"><stop offset="0" stop-color="rgb(255, 255, 255)"/><stop offset="1" stop-color="rgb(227, 224, 244)"/></linearGradient></defs><g d="M 0 16 L 0 0 L 16 0 L 16 16 Z M 9.167 5.167 C 9.167 4.891 8.943 4.667 8.667 4.667 C 8.391 4.667 8.167 4.891 8.167 5.167 C 8.167 6.784 7.809 7.834 7.155 8.488 C 6.501 9.143 5.451 9.5 3.833 9.5 C 3.557 9.5 3.333 9.724 3.333 10 C 3.333 10.276 3.557 10.5 3.833 10.5 C 5.451 10.5 6.501 10.857 7.155 11.512 C 7.809 12.166 8.167 13.216 8.167 14.833 C 8.167 15.109 8.391 15.333 8.667 15.333 C 8.943 15.333 9.167 15.109 9.167 14.833 C 9.167 13.216 9.524 12.166 10.178 11.512 C 10.832 10.857 11.883 10.5 13.5 10.5 C 13.776 10.5 14 10.276 14 10 C 14 9.724 13.776 9.5 13.5 9.5 C 11.883 9.5 10.832 9.143 10.178 8.488 C 9.524 7.834 9.167 6.784 9.167 5.167 Z M 4 3.667 C 4 3.483 3.851 3.333 3.667 3.333 C 3.483 3.333 3.333 3.483 3.333 3.667 C 3.333 4.32 3.189 4.715 2.952 4.952 C 2.715 5.189 2.32 5.333 1.667 5.333 C 1.483 5.333 1.333 5.483 1.333 5.667 C 1.333 5.851 1.483 6 1.667 6 C 2.32 6 2.715 6.145 2.952 6.382 C 3.189 6.618 3.333 7.013 3.333 7.667 C 3.333 7.851 3.483 8 3.667 8 C 3.851 8 4 7.851 4 7.667 C 4 7.013 4.145 6.618 4.382 6.382 C 4.618 6.145 5.013 6 5.667 6 C 5.851 6 6 5.851 6 5.667 C 6 5.483 5.851 5.333 5.667 5.333 C 5.013 5.333 4.618 5.189 4.382 4.952 C 4.145 4.715 4 4.32 4 3.667 Z M 7.333 1 C 7.333 0.816 7.184 0.667 7 0.667 C 6.816 0.667 6.667 0.816 6.667 1 C 6.667 1.422 6.573 1.65 6.445 1.778 C 6.317 1.906 6.089 2 5.667 2 C 5.483 2 5.333 2.149 5.333 2.333 C 5.333 2.517 5.483 2.667 5.667 2.667 C 6.089 2.667 6.317 2.761 6.445 2.889 C 6.573 3.016 6.667 3.244 6.667 3.667 C 6.667 3.851 6.816 4 7 4 C 7.184 4 7.333 3.851 7.333 3.667 C 7.333 3.244 7.427 3.016 7.555 2.889 C 7.683 2.761 7.911 2.667 8.333 2.667 C 8.517 2.667 8.667 2.517 8.667 2.333 C 8.667 2.149 8.517 2 8.333 2 C 7.911 2 7.683 1.906 7.555 1.778 C 7.427 1.65 7.333 1.422 7.333 1 Z" fill="transparent" height="16px" id="aoZYv33vR" width="16px"><path d="M 0 16 L 0 0 L 16 0 L 16 16 Z" fill="transparent" height="16px" id="Z2uGmhW9f" width="16px"/><g d="M 7.833 4.5 C 7.833 4.224 7.609 4 7.333 4 C 7.057 4 6.833 4.224 6.833 4.5 C 6.833 6.117 6.476 7.168 5.822 7.822 C 5.168 8.476 4.117 8.833 2.5 8.833 C 2.224 8.833 2 9.057 2 9.333 C 2 9.61 2.224 9.833 2.5 9.833 C 4.117 9.833 5.168 10.191 5.822 10.845 C 6.476 11.499 6.833 12.549 6.833 14.167 C 6.833 14.443 7.057 14.667 7.333 14.667 C 7.609 14.667 7.833 14.443 7.833 14.167 C 7.833 12.549 8.191 11.499 8.845 10.845 C 9.499 10.191 10.549 9.833 12.167 9.833 C 12.443 9.833 12.667 9.61 12.667 9.333 C 12.667 9.057 12.443 8.833 12.167 8.833 C 10.549 8.833 9.499 8.476 8.845 7.822 C 8.191 7.168 7.833 6.117 7.833 4.5 Z M 2.667 3 C 2.667 2.816 2.517 2.667 2.333 2.667 C 2.149 2.667 2 2.816 2 3 C 2 3.654 1.855 4.048 1.618 4.285 C 1.382 4.522 0.987 4.667 0.333 4.667 C 0.149 4.667 0 4.816 0 5 C 0 5.184 0.149 5.333 0.333 5.333 C 0.987 5.333 1.382 5.478 1.618 5.715 C 1.855 5.952 2 6.346 2 7 C 2 7.184 2.149 7.333 2.333 7.333 C 2.517 7.333 2.667 7.184 2.667 7 C 2.667 6.346 2.811 5.952 3.048 5.715 C 3.285 5.478 3.68 5.333 4.333 5.333 C 4.517 5.333 4.667 5.184 4.667 5 C 4.667 4.816 4.517 4.667 4.333 4.667 C 3.68 4.667 3.285 4.522 3.048 4.285 C 2.811 4.048 2.667 3.654 2.667 3 Z M 6 0.333 C 6 0.149 5.851 0 5.667 0 C 5.483 0 5.333 0.149 5.333 0.333 C 5.333 0.756 5.239 0.984 5.112 1.112 C 4.984 1.239 4.756 1.333 4.333 1.333 C 4.149 1.333 4 1.483 4 1.667 C 4 1.851 4.149 2 4.333 2 C 4.756 2 4.984 2.094 5.112 2.222 C 5.239 2.35 5.333 2.578 5.333 3 C 5.333 3.184 5.483 3.333 5.667 3.333 C 5.851 3.333 6 3.184 6 3 C 6 2.578 6.094 2.35 6.222 2.222 C 6.35 2.094 6.578 2 7 2 C 7.184 2 7.333 1.851 7.333 1.667 C 7.333 1.483 7.184 1.333 7 1.333 C 6.578 1.333 6.35 1.239 6.222 1.112 C 6.094 0.984 6 0.756 6 0.333 Z" fill="transparent" height="14.66671286102295px" id="ae6ccdFme" transform="translate(1.333 0.667)" width="12.66663px"><path d="M 5.833 0.5 C 5.833 0.224 5.609 0 5.333 0 C 5.057 0 4.833 0.224 4.833 0.5 C 4.833 2.117 4.476 3.168 3.822 3.822 C 3.168 4.476 2.117 4.833 0.5 4.833 C 0.224 4.833 0 5.057 0 5.333 C 0 5.61 0.224 5.833 0.5 5.833 C 2.117 5.833 3.168 6.191 3.822 6.845 C 4.476 7.499 4.833 8.549 4.833 10.167 C 4.833 10.443 5.057 10.667 5.333 10.667 C 5.609 10.667 5.833 10.443 5.833 10.167 C 5.833 8.549 6.191 7.499 6.845 6.845 C 7.499 6.191 8.549 5.833 10.167 5.833 C 10.443 5.833 10.667 5.61 10.667 5.333 C 10.667 5.057 10.443 4.833 10.167 4.833 C 8.549 4.833 7.499 4.476 6.845 3.822 C 6.191 3.168 5.833 2.117 5.833 0.5 Z" fill="url(%23t2lXByE48-2031533640-linear-gradient)" height="10.66671px" id="t2lXByE48" transform="translate(2 4)" width="10.66663px"/><path d="M 2.667 0.333 C 2.667 0.149 2.517 0 2.333 0 C 2.149 0 2 0.149 2 0.333 C 2 0.987 1.855 1.382 1.618 1.618 C 1.382 1.855 0.987 2 0.333 2 C 0.149 2 0 2.149 0 2.333 C 0 2.517 0.149 2.667 0.333 2.667 C 0.987 2.667 1.382 2.811 1.618 3.048 C 1.855 3.285 2 3.68 2 4.333 C 2 4.517 2.149 4.667 2.333 4.667 C 2.517 4.667 2.667 4.517 2.667 4.333 C 2.667 3.68 2.811 3.285 3.048 3.048 C 3.285 2.811 3.68 2.667 4.333 2.667 C 4.517 2.667 4.667 2.517 4.667 2.333 C 4.667 2.149 4.517 2 4.333 2 C 3.68 2 3.285 1.855 3.048 1.618 C 2.811 1.382 2.667 0.987 2.667 0.333 Z" fill="url(%23CBS1bzkxF-2031533640-linear-gradient)" height="4.66667px" id="CBS1bzkxF" transform="translate(0 2.667)" width="4.66667px"/><path d="M 2 0.333 C 2 0.149 1.851 0 1.667 0 C 1.483 0 1.333 0.149 1.333 0.333 C 1.333 0.756 1.239 0.984 1.112 1.112 C 0.984 1.239 0.756 1.333 0.333 1.333 C 0.149 1.333 0 1.483 0 1.667 C 0 1.851 0.149 2 0.333 2 C 0.756 2 0.984 2.094 1.112 2.222 C 1.239 2.35 1.333 2.578 1.333 3 C 1.333 3.184 1.483 3.333 1.667 3.333 C 1.851 3.333 2 3.184 2 3 C 2 2.578 2.094 2.35 2.222 2.222 C 2.35 2.094 2.578 2 3 2 C 3.184 2 3.333 1.851 3.333 1.667 C 3.333 1.483 3.184 1.333 3 1.333 C 2.578 1.333 2.35 1.239 2.222 1.112 C 2.094 0.984 2 0.756 2 0.333 Z" fill="url(%23Jd7AK81w9-2031533640-linear-gradient)" height="3.333333px" id="Jd7AK81w9" transform="translate(4 0)" width="3.3333399999999997px"/></g></g></svg>)
01
Verbind agenda's, formulieren en intake
Verbind de agenda's van uw personeel of leveranciers, stel kantooruren in en voeg intakeformulieren toe om aanvragergegevens vast te leggen, zoals paspoortnummer, nationaliteit en reisdata. Gebruik geschiktheidsvragen om aanvragers naar de juiste evenementtypen te leiden, inclusief vernieuwing van paspoorten, versnelde paspoortdiensten en visuminterviews. Cal.com integreert met uw bestaande tools via de apps-marktplaats op https://cal.com/apps en ondersteunt enterprise SSO op https://cal.com/enterprise voor veilige implementaties over teams en locaties.
02
Ontwerp uw workflow en regels
Gebruik de no-code Workflow bouwer om regels rond het visumaanvraagproces in te stellen. Definieer directe bevestigingen, tijdsgebonden herinneringen en instructies voor de afspraak. Voeg dynamische links toe voor formulieren, checklists en betalingen. Configureer aparte paden voor nieuwe aanvragers, verlengingen en gezinnen. Ontwikkelaars kunnen uitbreiden en automatiseren met onze API en webhooks op https://cal.com/docs/api, zodat je case-systemen kunt bijwerken, referentienummers kunt genereren of achtergrondcontroles kunt activeren wanneer boekingen worden gemaakt of opnieuw gepland.
03
Automatiseer bevestigingen, herinneringen en vervolgacties
Stuur bevestigingen onmiddellijk en plan herinneringen per e-mail, SMS of WhatsApp om no-shows te verminderen. Neem vereisten voor visafoto's, een checklist voor reisvisa en tips voor afspraken bij het consulaat op, zodat aanvragers goed voorbereid komen. Stuur na de afspraak follow-ups voor ontbrekende documenten, opnieuw inplannen of volgende stappen. Elk contactmoment wordt gelogd, en je kunt statussen synchroniseren met je interne systemen. Leer meer over het configureren van workflows op https://cal.com/docs.
01
Snijd no-shows en late aankomsten terug
Aanvragers missen afspraken wanneer de instructies onduidelijk zijn of herinneringen te laat aankomen. Workflows lossen dit op met slimme bevestigingen, geplande meldingen en duidelijke aanwijzingen. Je kunt tips voor consulatenafspraken, wat je mee moet nemen en details voor registratie ter plaatse opnemen. Voor dagen met hoge vraag, stuur een herinnering van 24 uur, een herinnering van 2 uur en een duwtje van 15 minuten. Teams zien minder bezoekers op het verkeerde moment en minder lege plaatsen, wat de doorvoer en de tevredenheid van de aanvragers verhoogt.
02
Versnel de gereedheid van documenten
Verminder last-minute problemen door de juiste begeleiding op het juiste moment te verzenden. Deel vóór het bezoek de foto-eisen voor visa, de checklist voor reisvisa en eventuele lokale formulieren in één bericht. Voor verlengingen, voeg een korte gids toe over de vereisten voor paspoortverlenging en een link naar uw FAQ. Als er iets ontbreekt, activeer dan automatisch een follow-up met instructies om opnieuw te uploaden of opnieuw in te plannen. Dit vermindert de tijd per afspraak op kantoor en verhoogt de kans op een eerste succesvolle poging.
03
Schaal over locaties en leveranciers
Maak een consistente boekingservaring mogelijk in consulaten, partnerbureaus en uitbestede servicecentra. Cal.com ondersteunt pooled- en roulerende planning, zodat je de vraag eerlijk kunt verdelen en de benutting hoog kunt houden. Beheer lokale feestdagen, personeelsrechten en unieke evenementtypen per locatie. Kies voor gehoste of zelf-gehoste implementaties, en integreer met bestaande systemen via API. Ontdek open-source flexibiliteit op https://cal.com/open-source en bedrijfsopties op https://cal.com/enterprise.
04
Bewijs naleving en beveiliging
Bescherm persoonlijk identificeerbare informatie met sterke toegangscontroles en op rollen gebaseerde permissies. Cal.com ondersteunt codering tijdens verzending en in rust, SSO, auditlogboeken en aangepaste gegevensbewaarbeleid. Houd de communicatie met sollicitanten consistent en gecentraliseerd voor audits, terwijl u self-hostingopties gebruikt als u meer controle nodig heeft. Lees over onze beveiligingshouding op https://cal.com/security en ontdek de prijzen op https://cal.com/pricing.
Routeringsformulieren en geschiktheidcontroles
Screen sollicitanten met routingformulieren om ze naar het juiste evenementen type, tijdslot en locatie te sturen op basis van het visumaanvraagproces of vernieuwingseisen.
Multichannel notificaties
Stuur bevestigingen en herinneringen via e-mail, sms of WhatsApp. Voeg tijdgebonden waarschuwingen toe voor kritieke gevallen, zoals een versnelde paspoortaanvraag, om aanvragers op koers te houden.
Documentverzameling en links
Deel links naar instructies, checklists en uploadportalen. Neem vereisten voor visafoto's en een checklist voor reisvisa op, zodat aanvragers voorbereid aankomen met conforme documenten.
Teamplanning en round robin
Beschikbaarheid van pools op sites, vaardigheden toewijzen en round-robin routering gebruiken om de werklast voor interviews, verlengingen en intake-consulten te verspreiden.
API's en webhooks
Verbind Cal.com met uw zaakbeheer of CRM. Trigger webhooks bij boekingen, herplanning, of annuleringen. Bekijk ontwikkelaarsdocumentatie op https://cal.com/docs/api.
Open-source en zelf-hosting
Implementatie in uw eigen omgeving voor maximale controle, of gebruik onze gehoste service. Verken opties op https://cal.com/open-source en https://cal.com/enterprise.
Begin met het automatiseren van het plannen van paspoorten en visa
Creëer binnen enkele minuten uw eerste workflow en zie hoe automatisering no-shows vermindert, de gereedheid van documenten versnelt en op verschillende locaties schaling mogelijk maakt. Meld u aan op https://cal.com, verkend de documentatie op https://cal.com/docs, of vraag een demo voor bedrijven aan op https://cal.com/enterprise.
