
01
Verbind agenda's, evenementtypen en teams
Synchroniseer de agenda's van organisatoren, exposanten en sprekers, definieer evenementtypes voor demo's, leveranciersbijeenkomsten en sponsorcheck-ins, en wijs vervolgens routeringsregels toe zodat uitnodigingen snel bij de juiste persoon landen.

02
Ontwerp workflows voor elke mijlpaal
Maak sjablonen voor onboarding, bevestigingen van standlogistiekplanning, herinneringen voor sessies en het vastleggen van leads op beurzen. Activeer bij boekingen, opnieuw plannen, annuleringen of tijdsvensters voor en na sessies.

03
Automatiseer vervolgacties en rapportage
Stuur sjablonen voor het verzenden van post evenement rapportages, routeer warme leads naar verkoop en stel sponsors op de hoogte van prestaties. Push gegevens via API en webhooks naar uw CRM, analytics of exposantenbeheer software.


01
Bewerk de planning voor exposanten, sponsors en sprekers
Vervang gefragmenteerde tools door één workflow-engine. Standaardiseer bevestigingen, herinneringen en check-ins, zodat elke belanghebbende op tijd de juiste details ontvangt. Elimineer heen en weer en creëer een consistente ervaring voor alle deelnemers.
02
Bescherm inkomsten en verminder no-shows
Geautomatiseerde e-mail-, SMS- en WhatsApp-herinneringen verhogen de opkomst voor demonstraties, vergaderingen met kopers en gesponsorde sessies. Bouw sequenties die verbonden zijn met tijdzones en software voor plattegronden van evenementen, zodat kamers, stands en personeel optimaal worden ingezet.


03
Stroomlijn de operaties met API-eerst flexibiliteit
Cal.com is open source, API-eerst, en ondersteunt zelfhosting. Verbind registratiesystemen, exhibitor-beheersoftware of betalingshulpmiddelen. Automatiseer slotuitgaves, kamerwisselingen en standlogistiekplanning zonder handmatige aanpassingen.
04
Plan, meet en optimaliseer ROI
Gebruik workflows om een checklist voor de planning van een beurs te verspreiden, volg de leveringen van sponsors met een sjabloon voor sponsorpakketten, en push een sjabloon voor een rapport na het evenement naar belanghebbenden. Leg de uitkomsten per sessie vast en koppel deze aan je sjabloon voor het beursbudget.

Routingformulieren voor de juiste vergaderingen
Qualifier en routeer kopers, media en partners naar het juiste standhouder- of sponsorteam op basis van interesses, locatie en beschikbaarheid. Verminder handmatige triage en versnel de tijd tot geboekte afspraken.
Multikanaals herinneringen en updates
Stuur merkreminders via e-mail, sms of WhatsApp. Neem opstellingsvensters, halnummers en stand-ID's op. Pas de timing aan voor internationale deelnemers om verwarring en gemiste sessies te verminderen.
Leadcapture en directe overdracht
Trigger lead capture op beurzen door boekingslinks, QR-stromen of API's in te voegen. Auto-creëer CRM-records, tag sessies en wijs eigenaren toe voor onmiddellijke opvolging.
Resource-bewust plannen
Koppel evenementtypes aan de ruimtecapaciteit, standgrootte en personeelsdekking. Voorkom automatisch dubbele boekingen en houd de vloeroperaties in lijn met uw software voor evenementindelingsplannen.
Self-hosting en bedrijfscontroles
Draai Cal.com in je cloud, breng je eigen database mee en houd PII in de regio. Pas SSO, SCIM, auditlogboeken en gedetailleerde machtigingen toe om aan de behoeften van ondernemingen en naleving te voldoen.
Analyse en workflow na de show
Start met het rapportagesjabloon na het evenement, vat de aanwezigheid, het aantal afwezigen en het aantal leads samen, en stuur belanghebbenden een beknopte uitkomstrecap die is gekoppeld aan uw sjabloon voor het budget van de vakbeurs.
Hoe helpen workflows bij de onboarding van exposanten?
Maak een onboarding-sequentie die deadlines, bevestigingen van plattegronden en badge-details verstuurt. Herinner teams eraan om bèta’s in te dienen, bevestig stroom en internet, en boek opbouwvensters zonder handmatige opvolgingen.
Kan Cal.com complexe sponsorleveringen ondersteunen?
Ja. Bouw workflows die zijn gekoppeld aan uw sjabloon voor sponsor pakketten en die gesponsorde demo's, VIP-bijeenkomsten en theatersessies plannen, terwijl ze prestatieoverzichten en herinneringen naar sponsorcontacten sturen.
Hoe verbetert routing de bijeenkomsten tussen deelnemers en exposanten?
Routing formulieren kwalificeren interesses en budget, en boeken vervolgens automatisch met de beste vertegenwoordiger op basis van vaardigheden of productlijn. Dit vermindert wrijving en verhoogt de conversie op de beursvloer voor exposanten.
Kunnen we integreren met ons CRM en registratiesysteem?
Cal.com is API-eerst met robuuste webhooks. Synchroniseer deelnemers, exposanten en bijeenkomsten met uw CRM- en registratiesysteem, zodat gegevens in pijplijnen, dashboards en na-show analyse doorstromen.
Hoe passen herinneringen zich aan in verschillende tijdzones en zalen?
Stel herinneringen in op basis van lokale tijd, inclusief hallen- en stand-ID's, en stuur verschillende instructies voor opstelling versus openbare uren. Gebruik SMS voor urgente wijzigingen zoals kamerwijzigingen.
Is zelfhosting beschikbaar voor datacontrole?
Ja. Self-host Cal.com om deelnemers- en exposantgegevens in uw omgeving te houden. Pas SSO, SCIM en gedetailleerde machtigingen toe om aan beveiligings- en nalevingsvereisten te voldoen.
Kunnen we de plannings- en rapportagesjablonen standaardiseren?
Distribueer een checklist voor de planning van een beurs vooraf, verzamel kosten met een sjabloon voor een beursbudget en automatiseer een sjabloon voor een post-event rapport voor exposanten en sponsors na het evenement.
Begin met Cal.com
Automatiseer het onboarden van exposanten, sponsorsessies en kopersbijeenkomsten zonder het drukke werk. Begin gratis en schaal daarna met API's, routering en ondernemingscontroles. Als je complexe shows organiseert, houdt Cal.com ze op schema.














