Oplossingen

Enterprise

Cal.ai

Ontwikkelaar

Hulpbronnen

Prijzen

Automatiseer het plannen en de operationele taken van beurzen met Cal.com-workflows

Automatiseer het plannen en de operationele taken van beurzen met Cal.com-workflows

Coördineer exposanten, sponsors, sprekers en deelnemers met geautomatiseerde herinneringen, routering en tracking die no-shows verminderen en meetbare ROI ontsluiten gedurende de hele levenscyclus van uw evenement.

Coördineer exposanten, sponsors, sprekers en deelnemers met geautomatiseerde herinneringen, routering en tracking die no-shows verminderen en meetbare ROI ontsluiten gedurende de hele levenscyclus van uw evenement.

Vertrouwd door snelgroeiende bedrijven over de hele wereld

Vertrouwd door snelgroeiende bedrijven over de hele wereld

Vertrouwd door snelgroeiende bedrijven over de hele wereld

Hoe het werkt

Hoe het werkt

Coördineer de planning van handelsbeurzen voor meerdere belanghebbenden met automatisering, routering en integraties die schalen van exhibitor onboarding tot follow-up na het evenement.

Coördineer de planning van handelsbeurzen voor meerdere belanghebbenden met automatisering, routering en integraties die schalen van exhibitor onboarding tot follow-up na het evenement.

01

Verbind agenda's, evenementtypen en teams

Synchroniseer de agenda's van organisatoren, exposanten en sprekers, definieer evenementtypes voor demo's, leveranciersbijeenkomsten en sponsorcheck-ins, en wijs vervolgens routeringsregels toe zodat uitnodigingen snel bij de juiste persoon landen.

02

Ontwerp workflows voor elke mijlpaal

Maak sjablonen voor onboarding, bevestigingen van standlogistiekplanning, herinneringen voor sessies en het vastleggen van leads op beurzen. Activeer bij boekingen, opnieuw plannen, annuleringen of tijdsvensters voor en na sessies.

03

Automatiseer vervolgacties en rapportage

Stuur sjablonen voor het verzenden van post evenement rapportages, routeer warme leads naar verkoop en stel sponsors op de hoogte van prestaties. Push gegevens via API en webhooks naar uw CRM, analytics of exposantenbeheer software.

Waarom het werkt voor beurs- en expositieteams

Waarom het werkt voor beurs- en expositieteams

Speciaal gebouwde automatisering voor complexe evenementenoperaties, ontworpen om handmatige taken te verminderen, marges te beschermen en voorspelbare ervaringen voor deelnemers en exposanten op grote schaal te leveren.

Speciaal gebouwde automatisering voor complexe evenementenoperaties, ontworpen om handmatige taken te verminderen, marges te beschermen en voorspelbare ervaringen voor deelnemers en exposanten op grote schaal te leveren.

Afbeelding die een Cal.com expo vergadering herinnering op mobiele telefoon toont, inclusief standnummer en starttijd voor een vakbeursdemo.

01

Bewerk de planning voor exposanten, sponsors en sprekers

Vervang gefragmenteerde tools door één workflow-engine. Standaardiseer bevestigingen, herinneringen en check-ins, zodat elke belanghebbende op tijd de juiste details ontvangt. Elimineer heen en weer en creëer een consistente ervaring voor alle deelnemers.

02

Bescherm inkomsten en verminder no-shows

Geautomatiseerde e-mail-, SMS- en WhatsApp-herinneringen verhogen de opkomst voor demonstraties, vergaderingen met kopers en gesponsorde sessies. Bouw sequenties die verbonden zijn met tijdzones en software voor plattegronden van evenementen, zodat kamers, stands en personeel optimaal worden ingezet.

Afbeelding van een boekingsdashboard met een overzicht van expo-demo's, sponsor theater sessies en media-informatie die vandaag en morgen georganiseerd zijn.

03

Stroomlijn de operaties met API-eerst flexibiliteit

Cal.com is open source, API-eerst, en ondersteunt zelfhosting. Verbind registratiesystemen, exhibitor-beheersoftware of betalingshulpmiddelen. Automatiseer slotuitgaves, kamerwisselingen en standlogistiekplanning zonder handmatige aanpassingen.

04

Plan, meet en optimaliseer ROI

Gebruik workflows om een checklist voor de planning van een beurs te verspreiden, volg de leveringen van sponsors met een sjabloon voor sponsorpakketten, en push een sjabloon voor een rapport na het evenement naar belanghebbenden. Leg de uitkomsten per sessie vast en koppel deze aan je sjabloon voor het beursbudget.

Afbeelding van een merkcommunicatie-sjabloon voor een herinnering aan een expositie, aangepast met datum en evenementdetails.

Wat je kunt doen met Cal.com Workflows

Wat je kunt doen met Cal.com Workflows

Krachtige planningsautomatisering gebouwd voor evenementen met hoge inzet, van de voorbereidingen voor de show tot de rapportage na de show, met privacygerichte opties en controles van ondernemingskwaliteit.

Krachtige planningsautomatisering gebouwd voor evenementen met hoge inzet, van de voorbereidingen voor de show tot de rapportage na de show, met privacygerichte opties en controles van ondernemingskwaliteit.

Routingformulieren voor de juiste vergaderingen

Qualifier en routeer kopers, media en partners naar het juiste standhouder- of sponsorteam op basis van interesses, locatie en beschikbaarheid. Verminder handmatige triage en versnel de tijd tot geboekte afspraken.

Multikanaals herinneringen en updates

Stuur merkreminders via e-mail, sms of WhatsApp. Neem opstellingsvensters, halnummers en stand-ID's op. Pas de timing aan voor internationale deelnemers om verwarring en gemiste sessies te verminderen.

Leadcapture en directe overdracht

Trigger lead capture op beurzen door boekingslinks, QR-stromen of API's in te voegen. Auto-creëer CRM-records, tag sessies en wijs eigenaren toe voor onmiddellijke opvolging.

Resource-bewust plannen

Koppel evenementtypes aan de ruimtecapaciteit, standgrootte en personeelsdekking. Voorkom automatisch dubbele boekingen en houd de vloeroperaties in lijn met uw software voor evenementindelingsplannen.

Self-hosting en bedrijfscontroles

Draai Cal.com in je cloud, breng je eigen database mee en houd PII in de regio. Pas SSO, SCIM, auditlogboeken en gedetailleerde machtigingen toe om aan de behoeften van ondernemingen en naleving te voldoen.

Analyse en workflow na de show

Start met het rapportagesjabloon na het evenement, vat de aanwezigheid, het aantal afwezigen en het aantal leads samen, en stuur belanghebbenden een beknopte uitkomstrecap die is gekoppeld aan uw sjabloon voor het budget van de vakbeurs.

Zie hoe workflows uw planning op schema houden

Zie hoe workflows uw planning op schema houden

Bekijk hoe Cal.com Workflows het plannen vereenvoudigen, herinneringen automatiseren en je vergaderingen soepel laten verlopen. Zie echte voorbeelden van hoe teams workflows gebruiken om no-shows te verminderen en tijd te besparen.

Bekijk hoe Cal.com Workflows het plannen vereenvoudigen, herinneringen automatiseren en je vergaderingen soepel laten verlopen. Zie echte voorbeelden van hoe teams workflows gebruiken om no-shows te verminderen en tijd te besparen.

Bekijk hoe Cal.com Workflows het plannen vereenvoudigen, herinneringen automatiseren en je vergaderingen soepel laten verlopen. Zie echte voorbeelden van hoe teams workflows gebruiken om no-shows te verminderen en tijd te besparen.

Al uw belangrijkste hulpmiddelen in sync met uw vergaderingen

Cal.com werkt met alle apps die al in jouw workflow zitten, zodat alles perfect samenwerkt.

Al uw belangrijkste hulpmiddelen in sync met uw vergaderingen

Cal.com werkt met alle apps die al in jouw workflow zitten, zodat alles perfect samenwerkt.

Al uw belangrijkste hulpmiddelen in sync met uw vergaderingen

Cal.com werkt met alle apps die al in jouw workflow zitten, zodat alles perfect samenwerkt.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Dit zijn enkele van onze meest gestelde vragen.

Dit zijn enkele van onze meest gestelde vragen.

Hoe helpen workflows bij de onboarding van exposanten?

Maak een onboarding-sequentie die deadlines, bevestigingen van plattegronden en badge-details verstuurt. Herinner teams eraan om bèta’s in te dienen, bevestig stroom en internet, en boek opbouwvensters zonder handmatige opvolgingen.

Kan Cal.com complexe sponsorleveringen ondersteunen?

Ja. Bouw workflows die zijn gekoppeld aan uw sjabloon voor sponsor pakketten en die gesponsorde demo's, VIP-bijeenkomsten en theatersessies plannen, terwijl ze prestatieoverzichten en herinneringen naar sponsorcontacten sturen.

Hoe verbetert routing de bijeenkomsten tussen deelnemers en exposanten?

Routing formulieren kwalificeren interesses en budget, en boeken vervolgens automatisch met de beste vertegenwoordiger op basis van vaardigheden of productlijn. Dit vermindert wrijving en verhoogt de conversie op de beursvloer voor exposanten.

Kunnen we integreren met ons CRM en registratiesysteem?

Cal.com is API-eerst met robuuste webhooks. Synchroniseer deelnemers, exposanten en bijeenkomsten met uw CRM- en registratiesysteem, zodat gegevens in pijplijnen, dashboards en na-show analyse doorstromen.

Hoe passen herinneringen zich aan in verschillende tijdzones en zalen?

Stel herinneringen in op basis van lokale tijd, inclusief hallen- en stand-ID's, en stuur verschillende instructies voor opstelling versus openbare uren. Gebruik SMS voor urgente wijzigingen zoals kamerwijzigingen.

Is zelfhosting beschikbaar voor datacontrole?

Ja. Self-host Cal.com om deelnemers- en exposantgegevens in uw omgeving te houden. Pas SSO, SCIM en gedetailleerde machtigingen toe om aan beveiligings- en nalevingsvereisten te voldoen.

Kunnen we de plannings- en rapportagesjablonen standaardiseren?

Distribueer een checklist voor de planning van een beurs vooraf, verzamel kosten met een sjabloon voor een beursbudget en automatiseer een sjabloon voor een post-event rapport voor exposanten en sponsors na het evenement.

Neem niet alleen ons woord ervoor

Onze gebruikers zijn onze beste ambassadeurs. Ontdek waarom wij de beste keuze zijn voor het plannen van vergaderingen.

Neem niet alleen ons woord ervoor

Onze gebruikers zijn onze beste ambassadeurs. Ontdek waarom wij de beste keuze zijn voor het plannen van vergaderingen.

Neem niet alleen ons woord ervoor

Onze gebruikers zijn onze beste ambassadeurs. Ontdek waarom wij de beste keuze zijn voor het plannen van vergaderingen.

Vertrouwd door snelgroeiende bedrijven over de hele wereld

Vertrouwd door snelgroeiende bedrijven over de hele wereld

Vertrouwd door snelgroeiende bedrijven over de hele wereld

Begin met Cal.com

Automatiseer het onboarden van exposanten, sponsorsessies en kopersbijeenkomsten zonder het drukke werk. Begin gratis en schaal daarna met API's, routering en ondernemingscontroles. Als je complexe shows organiseert, houdt Cal.com ze op schema.