Aumente a Produtividade da Equipa com a Funcionalidade de Reuniões Instantâneas da Cal.com

O que são reuniões instantâneas?

Você pode ter ouvido falar sobre o recurso de reuniões instantâneas da Cal.com antes. É um tipo de evento personalizado que foi inicialmente construído para a Deel mas agora está disponível para todos os assinantes da Cal.com Enterprise. Se já leu nosso estudo de caso ou nosso destaque sobre reuniões instantâneas, então já sabe como essa opção é maravilhosa. É um recurso que poupa tempo, reduz desentendimentos e facilita para as pessoas se encontrarem.

Perguntas comuns sobre reuniões instantâneas

Você pode estar se perguntando como habilitar esse recurso para a sua própria organização. Bem, nesse caso, este é o artigo que você precisa. Vamos cobrir todas as coisas básicas que você precisa saber para configurar reservas instantâneas e começar a fazê-lo funcionar.

Isso significa que vamos responder a perguntas básicas sobre o que são reuniões instantâneas e como funcionam, bem como guiá-lo pelo processo de configuração de uma.

O que são reuniões instantâneas?

Para habilitar reuniões instantâneas, você precisará ser membro de uma organização com uma conta Enterprise da Cal.com. Isso porque esse recurso foi construído exclusivamente para assinantes com necessidades complexas de agendamento. Supondo que você seja um membro da conta Enterprise, as reservas instantâneas podem ser facilmente configuradas a partir do painel de tipos de eventos. Você pode fazer isso criando um novo tipo de evento ou transformando um tipo de evento previamente criado em uma reserva instantânea. Se você desejar transformar um tipo de evento previamente criado em uma reserva instantânea, simplesmente siga os passos abaixo. De qualquer forma, tudo que você precisa fazer é seguir os passos abaixo.

Como configurar reuniões instantâneas

Supondo que você seja um membro da conta Enterprise, configurar reuniões instantâneas é muito simples. Aqui está como fazer isso:

1. Faça login na sua conta Cal.com.

2. Vá para o seu painel de tipos de eventos.

3. Selecione um tipo de evento previamente criado ou escolha criar um novo.

4. Se estiver criando um novo tipo de evento, você será solicitado a nomear esse evento e especificar sua duração.

5. Caso contrário, basta clicar no evento pré-criado para acessar suas configurações.

6. Agora que você acessou as configurações ao nível do evento, verá que há uma lista de abas.

7. Logo abaixo da aba Workflows, verá um item chamado Reservas Instantâneas.

8. Clique nesta aba para acessar suas configurações de Reserva Instantânea.

9. Depois de acessar a aba de Reservas Instantâneas, haverá um botão de alternância que você deverá ativar para ligar o recurso de Reservas Instantâneas.

10. Você notará que abaixo disso, há configurações adicionais que você pode usar para ajustar suas reservas instantâneas.

11. Estas incluem cronogramas de disponibilidade, parâmetros e o tempo que o anfitrião tem para responder à reunião e iniciá-la.

12. Além disso, é aqui que você configuraria webhooks.

13. Depois de fazer todas as suas alterações e personalizações, clique no botão Salvar no canto superior direito.

Quem tem acesso a reuniões instantâneas?

Assim como todos os seus outros eventos reserváveis, as reservas instantâneas podem ser ocultas ou públicas. Se uma reserva instantânea for pública, então qualquer pessoa que visite seu perfil de reservas poderá vê-la. Se uma reserva instantânea estiver configurada como oculta, então será necessário compartilhar um link para que outra pessoa possa acessar esse tipo de reserva. Esse link pode ser encontrado na assinatura de e-mail ou pode ser um botão em uma página da web.

Assim como todos os seus outros tipos de eventos reserváveis, as reservas instantâneas podem ser combinadas com formulários de roteamento para reduzir confusão para os clientes e aumentar a eficiência. Você também pode visitar a aba de Reservas Instantâneas dentro de suas configurações ao nível do evento para definir parâmetros de URL únicos.

Personalizando reuniões instantâneas

A personalização da sua reserva instantânea acontece na aba de Reservas Instantâneas. As alterações feitas em uma reserva instantânea só se aplicarão a esse evento específico reservável. A única exceção é se um administrador dentro da sua organização usar modelos de eventos geridos para criar um tipo de reserva instantânea, que é distribuído para várias pessoas. Nesse caso, sempre que o administrador atualizar o tipo de evento gerido, as configurações serão atualizadas para qualquer pessoa que esteja usando esse modelo.

Como os membros da equipe são notificados de que uma reunião instantânea está pendente?

É fácil configurar notificações para os membros da equipe personalizando o componente webhook de suas reservas instantâneas.

No entanto, se você não se sentir confortável usando webhooks diretamente, pode também instalar aplicativos como Make ou Zapier. Depois de escolher o método de conexão preferido, é simplesmente uma questão de decidir como gostaria que seus membros da equipe fossem notificados.

Eles receberão uma mensagem no Slack, uma chamada de voz por IA, ou talvez um e-mail marcado como urgente em sua caixa de entrada? A única limitação que você tem quando se trata de compartilhar notificações de uma reserva instantânea é a sua imaginação.

O que o cliente vê ao reservar uma reunião instantânea?

Após selecionar um horário, as pessoas que reservam reservas instantâneas verão um botão na parte inferior da tela marcado como Conectar Agora. Depois de clicar nesse botão, serão solicitadas a digitar seu nome e informações de contato. Depois de enviar essas informações, uma tela de espera aparecerá.

A tela de espera desaparecerá quando um membro da equipe responder à solicitação de reunião ou quando ela expirar. Uma vez que um membro da equipe entrar no link da reunião, o evento prosseguirá normalmente. Isso significa que a reunião acontecerá na plataforma que você escolheu como local para a reserva instantânea.

Usar reservas instantâneas é uma ótima maneira de se destacar usando ao tornar fácil para seus colegas e clientes entrarem em contato com você quando for importante. Se quiser saber mais sobre as ofertas Enterprise da Cal.com, por favor, entre em contato com um membro da nossa equipe de vendas. Obrigado por ler este artigo e, como sempre, boas agendas!

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