Aumente a Produtividade da Equipa com a Funcionalidade de Reuniões Instantâneas da Cal.com
O que são reuniões instantâneas?
Pode ser que você já tenha ouvido falar sobre a funcionalidade de reuniões instantâneas da Cal.com antes. É um tipo de evento personalizado que foi inicialmente construído para Deel, mas agora está disponível para todos os assinantes da Cal.com Enterprise. Se você leu nosso estudo de caso ou nosso destaque sobre reuniões instantâneas, então já sabe o quão maravilhoso é essa opção. É uma funcionalidade que economiza tempo, reduz a má comunicação e simplesmente torna mais fácil para as pessoas se encontrarem.
Perguntas comuns sobre reuniões instantâneas
Você pode estar se perguntando como ativar essa funcionalidade para a sua própria organização. Bem, nesse caso, este é o artigo que você precisa. Vamos cobrir todas as coisas básicas que você precisa saber para configurar reservas instantâneas e dar início ao processo.
Isso significa que vamos responder a perguntas básicas sobre o que são reuniões instantâneas e como funcionam, bem como guiá-lo pelo processo de configuração de uma.
O que são reuniões instantâneas?
Para ativar reuniões instantâneas, você precisará ser membro de uma organização com uma conta Cal.com Enterprise. Isso se deve ao fato de que essa funcionalidade foi construída exclusivamente para assinantes com necessidades de agendamento complexas. Supondo que você seja um membro de uma conta Enterprise, as reservas instantâneas podem ser facilmente configuradas a partir do seu painel de tipos de eventos. Você pode fazer isso criando um novo tipo de evento ou transformando um tipo de evento previamente criado em uma reserva instantânea. Se quiser transformar um tipo de evento previamente criado em uma reserva instantânea, siga os passos abaixo. De qualquer forma, tudo o que você precisa fazer é seguir os passos abaixo.
Como configurar reuniões instantâneas
Supondo que você seja um membro da conta Enterprise, configurar reuniões instantâneas é muito simples. Veja como fazer:
Faça login na sua conta Cal.com.
Vá para o seu painel de tipos de eventos.
Selecione um tipo de evento previamente criado ou escolha criar um novo.
Se você estiver criando um novo tipo de evento, será solicitado que você nomeie esse evento e especifique sua duração.
Caso contrário, simplesmente clique no evento pré-criado para acessar suas configurações.
Agora que você acessou as configurações a nível de evento, verá que há uma lista de abas.
Abaixo da aba Workflows, você verá um item chamado Reservas Instantâneas.
Clique nessa aba para acessar suas configurações de Reserva Instantânea.
Uma vez que você acessou a aba de Reserva Instantânea, haverá um botão que você terá que ativar para ligar a funcionalidade de Reservas Instantâneas.
Você notará que abaixo disso, há configurações adicionais que você pode usar para ajustar suas reservas instantâneas.
Essas incluem horários de disponibilidade, parâmetros e o tempo que um anfitrião tem para responder à reunião e iniciá-la.
Além disso, é aqui que você configuraria webhooks.
Depois de fazer todas as suas alterações e personalizações, clique no botão Salvar no canto superior direito.
Quem tem acesso a reuniões instantâneas?
Assim como todos os seus outros eventos reserváveis, as reservas instantâneas podem ser ocultas ou públicas. Se uma reserva instantânea for pública, então qualquer pessoa que visitar seu perfil de reservas poderá vê-la. Se uma reserva instantânea estiver definida como oculta, será necessário compartilhar um link para que outra pessoa acesse o tipo de reserva. Esse link pode ser encontrado dentro da sua assinatura de e-mail ou pode ser um botão em uma página da web.
Assim como todos os outros tipos de eventos reserváveis, as reservas instantâneas podem ser emparelhadas com formulários de roteamento para reduzir a confusão para os clientes e aumentar a eficiência. Você também pode visitar a aba de Reservas Instantâneas dentro das suas configurações a nível de evento para definir parâmetros de URL exclusivos.
Personalizando reuniões instantâneas
A personalização da sua reserva instantânea ocorre dentro da aba de Reservas Instantâneas. As alterações feitas a uma reserva instantânea só se aplicarão a esse evento reservável específico. A única exceção a isso é se um administrador dentro da sua organização usar modelos de eventos gerenciados para criar um tipo de reserva instantânea, que é distribuído para várias pessoas. Nesse caso, sempre que o administrador atualizar o tipo de evento gerenciado, as configurações serão atualizadas para todos que usam aquele modelo.
Como os membros da equipe são notificados de que uma reunião instantânea está pendente?
É fácil configurar notificações para os membros da equipe personalizando o componente de webhook das suas reservas instantâneas.
No entanto, se você não se sentir confortável usando webhooks diretamente, também pode instalar aplicativos como Make ou Zapier. Uma vez que você escolher seu método de conexão preferido, é simplesmente uma questão de decidir como você gostaria que os membros da sua equipe fossem notificados.
Eles vão receber uma mensagem no Slack, uma chamada de voz de IA ou talvez um e-mail marcado como urgente na caixa de entrada? A única coisa que limita a compartilhamento da notificação de uma reserva instantânea é a sua imaginação.
O que o cliente vê quando reserva uma reunião instantânea?
Após selecionar um período de tempo, os indivíduos que reservam reservas instantâneas verão um botão na parte inferior da tela marcado como Conectar Agora. Uma vez que tenham clicado nesse botão, serão solicitados a inserir seu nome e informações de contato. Após enviar essas informações, uma tela de espera aparecerá.
A tela de espera desaparecerá assim que um membro da equipe responder à solicitação da reunião ou até que o tempo esgote. Assim que um membro da equipe entrar no link da reunião, o evento prosseguirá normalmente. Isso significa que a reunião acontecerá na plataforma que você escolheu como local de reserva instantânea.
Usar reservas instantâneas é uma ótima maneira de se destacar da multidão, facilitando que seus colegas e clientes entrem em contato com você quando importa. Se você quiser saber mais sobre as ofertas Enterprise da Cal.com, fique à vontade para entrar em contato com um membro de nossa equipe de vendas. Obrigado por ler este artigo, e como sempre, feliz agendamento!
