O que é a Automação de Fluxo de Trabalho? (E por que é importante?)
A automação de fluxo de trabalho é quando você usa software para executar processos de negócios passo a passo em vez de fazê-los manualmente. A ideia é que esses processos possam ser executados sem (ou com mínima) intervenção humana.
A automação de fluxo de trabalho tem suas raízes na manufatura e na automação baseada em máquinas que se seguiu à Revolução Industrial. Hoje, envolve IA ou lógica baseada em regras - os computadores são programados com instruções "se isso, então aquilo", de modo que uma ação específica acione uma tarefa particular.
Agora que respondemos à pergunta "O que é automação de fluxo de trabalho?", a próxima é: "Por que isso importa?". Assim como em todas as formas de automação, ela economiza tempo e dinheiro. Vamos ver o que a automação de fluxo de trabalho pode fazer pela sua empresa.
Imagem gratuita obtida do Pexels
Benefícios da automação de fluxo de trabalho
A automação de fluxo de trabalho traz muitos benefícios, desde evitar tarefas tediosas até economizar dinheiro através da eficiência.
Aumento da eficiência e produtividade
70% dos líderes empresariais acreditam que até 40% de seu tempo é dedicado a tarefas mundanas. Isso pode ser até três horas de um dia de oito horas. Mesmo que suas estatísticas não sejam tão assustadoras, automatizar seus fluxos de trabalho certamente o tornará mais eficiente.
Soluções automatizadas funcionam mais rápido do que as pessoas. Elas cuidam das coisas básicas para que os humanos possam se concentrar em tarefas que requerem mais habilidade. Com o software ajudando, seus funcionários podem fazer mais diariamente - e você não precisa contratar muitos novos funcionários à medida que sua empresa cresce.
Você também pode padronizar seus processos através da automação de fluxo de trabalho. Em vez de os funcionários interpretarem ou escolherem uma tarefa, todos são orientados por um modo de trabalho aprovado. Isso ajuda a manter a conformidade com suas próprias políticas e com a legislação do setor.
A automação de fluxo de trabalho proporciona maior escalabilidade e, uma vez otimizados seus processos, você pode assumir mais trabalho e mais clientes. Com o software certo, você pode conectar múltiplas aplicações em um único fluxo de trabalho e até mesmo integrar com sistemas legados em vez de substituí-los completamente.
Redução de erros e diminuição do trabalho manual
Como qualquer forma de automação, fluxos de trabalho automatizados reduzem a necessidade de trabalho manual repetitivo, como entrada de dados e atribuição de tarefas. Eles são programados para lançar ações automaticamente quando um gatilho ocorre - por exemplo, gerando uma mensagem de lembrete quando um cliente de e-commerce não conclui a compra.
Isso economiza tempo e impede que os funcionários fiquem sobrecarregados com tarefas tediosas e que consomem muito tempo. Eles podem se concentrar em projetos que exigem habilidade e criatividade, e há menos risco de sofrerem de estresse e esgotamento.
Imagem gratuita obtida do Unsplash
Com a diminuição do trabalho manual, vem uma redução nos erros humanos. Desde que você os tenha programado corretamente desde o início, fluxos de trabalho automatizados eliminam erros causados por instruções pouco claras ou falta de concentração. Você também reduzirá os custos de retrabalho associados a erros.
As plataformas de automação oferecem maior visibilidade em suas operações. Por exemplo, você pode registrar e gravar automaticamente todas as ações em um processo, permitindo que você revise e audite os procedimentos mais tarde. Isso ajuda a garantir que você permaneça em conformidade com regulamentos relevantes.
Comunicação e colaboração aprimoradas
A automação de fluxo de trabalho melhora a comunicação ao esclarecer cada etapa de um processo. Todos compreendem suas responsabilidades, sem necessidade de perguntas ou discussões. O gerenciamento de projetos é facilitado com a atribuição automática de tarefas e prazos e um registro de cada tarefa concluída.
O sistema notifica os membros da equipe quando algo precisa ser feito, de modo que gerentes e colegas não precisem se lembrar uns aos outros. Os membros da equipe são marcados apenas quando necessário, significando que ninguém é distraído por notificações irrelevantes.
No que diz respeito à colaboração, as plataformas de automação de fluxo de trabalho facilitam a conexão de funcionários de várias equipes e departamentos. Ferramentas de design visual ajudam você a configurar um fluxo de trabalho que traz esses diferentes usuários para um único processo e compartilha dados relevantes.
Além das comunicações internas, fluxos de trabalho automatizados também beneficiam a comunicação com os clientes. Por exemplo, a distribuição automatizada de chamadas e ferramentas de autoatendimento como chatbots ajudam os agentes de suporte a responderem a mais perguntas.
Ferramentas e tecnologias comuns de automação de fluxo de trabalho
Existem dois tipos principais de automação de fluxos de trabalho: fluxos de trabalho de processos de negócios e fluxos de trabalho de processos robóticos. O primeiro é frequentemente utilizado na gestão de processos de negócios (BPM), que avalia e otimiza processos para ajudar a alcançar metas empresariais. Isso tende a focar em processos de ponta a ponta.
A automação de processos robóticos (RPA) envolve robôs realizando tarefas específicas. Por exemplo, sincronização de dados entre aplicações – você poderia configurar o fluxo de trabalho para puxar todos os dados para sua solução ERP para ver insights imediatos do negócio sem que os funcionários precisem procurá-los.
Imagem obtida de techtarget.com
O software de automação de fluxo de trabalho geralmente possui recursos de baixo código que permitem que os usuários projetem e automatizem fluxos de trabalho. As capacidades de arrastar e soltar significam que os funcionários não precisam de amplo conhecimento em programação para usar o software.
Em vez disso, você pode "desenhar" fluxos de trabalho com ferramentas de design visual, como criar um fluxograma. Você pode colocar "nós" ao longo do fluxo de trabalho para automatizar várias tarefas e integrar sistemas e dados. Algumas ferramentas de automação de fluxo de trabalho também vêm com capacidades de IA que fazem recomendações para otimização de fluxo de trabalho ou sugerem a "próxima melhor ação" para os usuários.
O software de automação de fluxo de trabalho é geralmente vendido como uma aplicação SaaS (software como serviço). Exemplos populares incluem Microsoft, IBM e Zapier. Alguns fornecedores oferecem ferramentas específicas para funções, como automação para atendimento ao cliente ou agendamento de compromissos. Também é possível obter insights em tempo real com ferramentas de análise de fluxo de trabalho.
Principais indústrias e casos de uso para automação de fluxo de trabalho
Como você pode imaginar, essa tecnologia se aplica a várias indústrias e operações. Aqui estão alguns exemplos de automação de fluxo de trabalho:
Vendas: Você pode configurar regras que disparam ações quando um cliente toma uma etapa específica - por exemplo, notificar um representante de vendas quando alguém completa um formulário de inscrição ou criar automaticamente um novo registro de cliente. A automação também é usada para follow-ups e qualificação de leads.
Marketing: Você pode projetar fluxos de trabalho para postar conteúdo nas redes sociais ou enviar e-mails promocionais para um segmento específico. O sistema pode automaticamente coletar dados para analisar o sucesso de uma campanha.
RH: A automação ajuda em tarefas como triagem de currículos, envio de informações de integração, puxar dados de ferramentas de rastreamento de tempo para a folha de pagamento e aprovar solicitações de férias.
Suporte ao Cliente: Configure fluxos de trabalho para criar e priorizar tickets ou enviar pesquisas de satisfação ao cliente ao final de cada ligação. Outros exemplos incluem roteamento de chamadas baseado em regras ou movido por IA e menus IVR que encaminham os clientes ao agente ou departamento correto.
E-commerce: Aplicações de gerenciamento de pedidos podem automatizar todo o processo, desde o rastreamento de inventário em tempo real até pagamentos a fornecedores. Assim que um cliente faz um pedido, o sistema gera instruções de separação e embalagem e uma etiqueta de envio.
Imagem gratuita obtida do Unsplash
Finanças: A precisão é crítica nas finanças, e a automação de fluxo de trabalho ajuda você a permanecer consistente e em conformidade. Você pode programar o sistema para fazer previsões, enviar faturas e ordens de compra e reembolsar automaticamente despesas de funcionários.
DevOps: A automação de fluxo de trabalho permite canais de comunicação mais precisos entre desenvolvedores e operações e reduz gargalos causados por departamentos isolados.
Manufatura: A automação melhora o controle de qualidade e reduz os tempos de aprovação e ciclo para operações de compras e cadeia de suprimentos. Você também pode automatizar fluxos de trabalho no desenvolvimento de produtos.
Operações de TI: Fluxos de trabalho bem projetados ajudam sua equipe de TI a gerenciar usuários de rede em vários departamentos. Você pode usar automação para redefinições de senha e a implantação de serviços e atualizações.
Segurança: Monitore automaticamente ameaças cibernéticas, gere relatórios de incidentes e integre o sistema com ferramentas de segurança existentes.
Desafios e considerações na implementação da automação de fluxo de trabalho
Um dos principais desafios é que seus funcionários ficarão preocupados com a possibilidade de serem substituídos por robôs. Você precisará tranquilizá-los de que a automação irá melhorar o local de trabalho, em vez de assumir completamente, e que os humanos serão realocados para tarefas de maior valor que utilizam suas habilidades.
Alguns funcionários também podem resistir a novas tecnologias e a uma maneira diferente de fazer as coisas. Novamente, explique como a simplificação beneficiará a todos e ofereça treinamento completo sobre o novo software. A maioria das ferramentas de automação de fluxo de trabalho é fácil de aprender e usar, graças aos recursos de baixo código e arrastar e soltar.
Assegure-se de que o software que você escolher integre-se perfeitamente com os sistemas existentes e ofereça segurança robusta e suporte ao cliente.
Imagem gratuita obtida do Unsplash
Tendências futuras e inovações na automação de fluxo de trabalho
Já mencionamos a automação de fluxo de trabalho de baixo código e visual, que provavelmente continuará a crescer com mais fornecedores de software adicionando essa capacidade às suas ofertas. Isso democratiza a criação de fluxos de trabalho e permite um sistema mais colaborativo onde todos os usuários podem sugerir melhorias. Também podemos esperar um aumento em fluxos de trabalho padronizados que aceleram futuras automações.
Como na maioria das áreas de negócios, a IA é uma tendência chave. Ela pode sugerir a otimização de fluxos de trabalho e priorizar tarefas com base em padrões de dados e aprendizado de máquina. Análises preditivas e em tempo real são ideais para negócios ágeis, pois permitem que você faça melhorias constantes. Por exemplo, ferramentas movidas por IA podem escolher os melhores candidatos para acelerar o recrutamento.
Com o aumento do trabalho remoto e híbrido, há o risco de os funcionários se sentirem desconectados. A automação de fluxo de trabalho pode intervir, facilitando a execução de tarefas colaborativas remotamente. Isso também ajuda a abordar uma crescente lacuna de habilidades e os problemas associados à produtividade.
Principais conclusões
Então, agora que respondemos à pergunta candente: "O que é automação de fluxo de trabalho?". Uma vez que você entenda como funciona, fica claro que essa tecnologia tem enormes benefícios para todos os tipos de locais de trabalho. Ela simplifica e agiliza processos de negócios, levando a um aumento na produtividade e menores custos operacionais.
A automação lida com tarefas básicas, repetitivas e de baixo valor, enquanto a IA pode entrar em decisões inteligentes. Os funcionários podem usar suas habilidades para trabalhos mais gratificantes, proporcionando a eles (e a seus clientes) uma melhor experiência.
