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Automatize o agendamento de clientes e os lembretes para equipas de contabilidade

Automatize o agendamento de clientes e os lembretes para equipas de contabilidade

Otimize o onboarding, as avaliações e os prazos com workflows que reduzem ausências, automatizam lembretes e liberam horas faturáveis.

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Painel de configuração de um fluxo de trabalho automatizado para uma empresa de contabilidade na Cal.com, mostrando um gatilho para enviar um email de lembrete de planeamento fiscal 24 horas antes de uma reunião com um modelo de confirmação personalizável.

Confiado por empresas em rápido crescimento em todo o mundo

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Como os fluxos de trabalho apoiam equipas de contabilidade ocupadas

Como os fluxos de trabalho apoiam equipas de contabilidade ocupadas

Automatize a captação, lembretes e acompanhamentos durante a época fiscal, fim do mês e consultoria.

Automatize a captação, lembretes e acompanhamentos durante a época fiscal, fim do mês e consultoria.

01

Defina desencadeadores para marcos-chave

Comece por mapear o seu ciclo de vida da contabilidade, desde a captação de novos clientes até ao fecho mensal e ao preenchimento de impostos. No Cal.com, escolha o gatilho que inicia as coisas, como quando uma reunião é agendada, um cliente reagenda ou uma data de vencimento se aproxima. Para compromissos fiscais, dispare lembretes 14 dias antes do prazo de preenchimento, depois novamente 24 horas antes. Para o trabalho de controladoria, acione tarefas em torno da sua lista de verificação de fecho de mês no T menos 3 dias e no dia 1. Também pode iniciar fluxos de trabalho quando um formulário de encaminhamento ou captação é submetido para a integração de clientes de contabilidade. Conecte ferramentas de prática usando webhooks ou Zapier para que cada reserva atualize o seu CRM e gestor de tarefas. Explore os detalhes da configuração em https://cal.com/workflows.

02

Automatizar mensagens e tarefas

Escolha as ações que devem acontecer a seguir. Envie lembretes por e-mail, SMS ou WhatsApp com instruções de preparação, links para o seu portal seguro e os documentos exatos de que precisa. Peça aos clientes que completem uma lista de verificação para preparação de impostos ou que carreguem documentos contábeis antes da reunião. Notifique a sua equipa no Slack, publique num canal de reconciliação ou crie uma tarefa no seu sistema de prática via Zapier. Após a reunião, envie acompanhamentos com os próximos passos e um link para agendar o próximo check-in. Vincule cada mensagem a um fluxo de trabalho de contabilidade consistente para que nada seja esquecido. Veja integrações em https://cal.com/integrations.

03

Personalize o agendamento para clientes e equipas

Personalize as mensagens com variáveis como nome do cliente, tipo de serviço, organizador, e fuso horário. Direcione reservas para o parceiro ou contador certo usando formulários e rodízio de equipe. Utilize eventos em grupo quando múltiplos interessados devem participar, como chamadas de início ou trabalhos de campo de auditoria. Para integração, agende automaticamente a configuração do plano de contas e sessões de treinamento. Crie mensagens baseadas em funções para que clientes, parceiros, e equipe recebam as instruções certas no momento certo. Os desenvolvedores podem gerenciar fluxos de trabalho programaticamente com a nossa API em https://docs.cal.com/api. Se precisar de controle total sobre a residência de dados, implemente o Cal.com auto-hospedado a partir de https://github.com/calcom.

Por que os contabilistas escolhem os Workflows do Cal.com

Por que os contabilistas escolhem os Workflows do Cal.com

Reduza a administração, proteja a utilização e ofereça uma melhor experiência ao cliente.

Reduza a administração, proteja a utilização e ofereça uma melhor experiência ao cliente.

Imagem mostrando um lembrete de reunião da Cal.com no celular para um cliente CPA, indicando respostas para uma revisão fiscal futura.

01

Menos faltas e atrasos de última hora

Lembretes automatizados via email, SMS e WhatsApp mantêm os clientes informados e pontuais. As mensagens pré-evento incluem direcções, links do portal e itens de preparação para que as reuniões comecem preparadas. Você pode adicionar confirmações e lembretes que se intensificam à medida que a data de vencimento se aproxima, o que reduz faltas a compromissos durante a época de impostos e o fecho mensal. O resultado é um calendário previsível e menos reprogramações urgentes para a sua equipa.

02

Consistência operacional em cada interação

Codifique as melhores práticas da sua empresa uma vez e, em seguida, aplique-as a cada cliente. Use fluxos de trabalho para garantir etapas consistentes para a integração de clientes contábeis, configuração do plano de contas, revisões trimestrais e sua lista de verificação para o fechamento do mês. Para a época de impostos, anexe a mesma lista de verificação de preparação de impostos a cada reserva para que a equipe e os clientes saibam exatamente o que é necessário. A padronização reduz o tempo de formação e ajuda os novos contratados a executar com confiança.

Imagem de um painel de reservas com reuniões de contabilidade, incluindo sessões de planejamento fiscal e revisões de fim de mês.

03

Amigável para desenvolvedores e pronto para empresas

Cal.com é open source e API first, o que significa que pode integrar o agendamento profundamente com os seus sistemas de prática. Use webhooks para atualizar registos, adicionar trilhas de auditoria e orquestrar tarefas. Hospede por conta própria se precisar de um controlo mais rigoroso e personalize o código para fluxos de trabalho únicos. As permissões baseadas em funções e os registos de eventos detalhados suportam a governança abrangente da empresa. Leia a documentação em https://docs.cal.com.

04

Funciona com a sua pilha de contabilidade

Conecte os seus calendários e comunicações em minutos. Cal.com integra-se com os calendários Google e Microsoft, Slack, Zoom e Zapier, assim pode conectar-se às suas ferramentas de prática sem interrupções. Acione trabalhos no QuickBooks Online ou Xero através do Zapier ou chamadas de API personalizadas. Quer tenha um escritório boutique ou uma prática de vários escritórios, os fluxos de trabalho adaptam-se ao seu fluxo de trabalho de contabilidade e serviços de consultoria. Navegue pelas integrações em https://cal.com/integrations.

Imagem de um modelo de email de marca para uma empresa de contabilidade, perguntando se o cliente ainda vai comparecer à revisão fiscal agendada.

Funcionalidades criado para fluxos de trabalho de contabilidade

Funcionalidades criado para fluxos de trabalho de contabilidade

Automação flexível e controle para desenvolvedores para empresas de qualquer tamanho.

Automação flexível e controle para desenvolvedores para empresas de qualquer tamanho.

Lembretes e seguimentos multicanal

Envie confirmações, lembretes e notas de reuniões por email, SMS ou WhatsApp. Aumente a presença e reduza idas e vindas para cada ponto de contacto com o cliente. Utilize modelos de marca para manter a comunicação consistente.

Lógica condicional e controlos de temporização

Ative ao reservar, reagendar, cancelar ou em função de intervalos de tempo antes ou depois de uma reunião. Sequencie mensagens para se adequar a cada envolvimento. Atrase ou pule etapas com base nas respostas dos formulários de roteamento ou tipo de evento.

Formulários de encaminhamento e recepção

Coleta os detalhes corretos desde o início, depois encaminha os clientes pelo tipo de entidade, serviço ou urgência. Perfeito para a integração de clientes de contabilidade. Elimina idas e vindas ao capturar os objetivos da reunião e os sistemas necessários desde o início.

Eventos de grupo e mensagens baseadas em funções

Convide várias partes interessadas e adapte o conteúdo para cada função, por exemplo, cliente, parceiro e contabilista interno. Mantenha as notas internas privadas enquanto os clientes veem apenas o que precisam para se preparar.

Agendamento de equipa e ronda rotativa

Equilibre a carga de trabalho entre a sua equipa, defina a disponibilidade por serviço e respeite os fusos horários para os escritórios remotos. Ofereça disponibilidade partilhada para serviços como revisões fiscais ou integração.

Acesso seguro a auto-hospedagem e API

Execute o Cal.com na sua própria infraestrutura ou use a nuvem hospedada. Estenda os fluxos de trabalho com webhooks e nossa API em https://docs.cal.com/api. Autentique-se com chaves de API e gerencie fluxos de trabalho através de código ou do painel.

Veja como os fluxos de trabalho mantêm a sua programação em dia

Veja como os fluxos de trabalho mantêm a sua programação em dia

Veja como os Workflows do Cal.com simplificam o agendamento, automatizam lembretes e mantêm suas reuniões funcionando sem problemas. Veja exemplos reais de como as equipes usam workflows para reduzir faltas e economizar tempo.

Veja como os Workflows do Cal.com simplificam o agendamento, automatizam lembretes e mantêm suas reuniões funcionando sem problemas. Veja exemplos reais de como as equipes usam workflows para reduzir faltas e economizar tempo.

Veja como os Workflows do Cal.com simplificam o agendamento, automatizam lembretes e mantêm suas reuniões funcionando sem problemas. Veja exemplos reais de como as equipes usam workflows para reduzir faltas e economizar tempo.

Todas as suas ferramentas principais sincronizadas com as suas reuniões

A Cal.com funciona com todas as aplicações já no seu fluxo, garantindo que tudo funcione perfeitamente em conjunto.

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A Cal.com funciona com todas as aplicações já no seu fluxo, garantindo que tudo funcione perfeitamente em conjunto.

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Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

Estas são algumas das nossas perguntas mais frequentes.

Estas são algumas das nossas perguntas mais frequentes.

Os fluxos de trabalho conseguem lidar com os prazos e extensões da época fiscal?

Sim. Crie gatilhos baseados no tempo relativos aos prazos de entrega, em seguida, programe sequências de lembrete que aumentam à medida que a data se aproxima. Você pode adicionar fluxos separados para extensões e enviar aos clientes uma lista de verificação de preparação de impostos para completar antes da sua consulta.

Como pedimos documentos e fichas de trabalho contábeis?

Inclua links nos seus lembretes para o seu portal seguro ou sistema de documentos. Cal.com envia a mensagem no momento certo, depois você acompanha a conclusão no seu DMS. Para maior clareza, anexe uma lista curta de documentos de trabalho de contabilidade e os passos exatos de preparação.

Podemos automatizar etapas na nossa ferramenta de gestão de prática?

Sim. Use webhooks ou ações do Zapier para criar ou atualizar tarefas quando uma reserva é feita, alterada ou concluída. Isso mantém sua lista de verificação para o fechamento do mês e as filas de trabalho sincronizadas com o calendário.

A Cal.com suporta a auto-hospedagem para controle de dados?

Sim. Cal.com é de código aberto e pode ser auto-hospedado, dando à sua empresa controle sobre infraestrutura e residência de dados. Veja opções de implementação em https://github.com/calcom.

Como é que os formulários de roteamento ajudam na integração de clientes de contabilidade?

Os formulários de roteamento capturam o tipo de entidade, serviços e urgência, e então enviam novos clientes para o calendário e colega de equipe corretos. Isso garante que a configuração do plano de contas, o início e as sessões de treinamento sejam agendados na ordem correta.

Podemos personalizar mensagens para diferentes partes interessadas?

Sim. Use variáveis para nomes de clientes, tipos de serviços e detalhes do evento. Envie mensagens baseadas em funções para que os clientes recebam instruções de preparação, enquanto parceiros e funcionários recebem listas de verificação internas e links.

Quais calendários e ferramentas de comunicação são suportados?

Cal.com suporta calendários Google e Microsoft, além de notificações por email, SMS e WhatsApp. Você também pode conectar Slack, Zoom e mais via https://cal.com/integrations.

Não se limite a acreditar na nossa palavra.

Os nossos utilizadores são os nossos melhores embaixadores. Descubra por que somos a melhor escolha para agendar reuniões.

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Comece gratuitamente em https://cal.com/signup ou agende uma demonstração em https://cal.com/contact/sales. Em minutos, conecte calendários, importe tipos de eventos e construa um fluxo de trabalho que se alinhe com sua lista de verificação de fechamento de mês e compromissos fiscais. Reduza faltas, padronize a integração de clientes e libere horas faturáveis em todo o seu escritório. Os desenvolvedores podem estender tudo com nossa API em https://docs.cal.com/api.