O que são tipos de eventos no Cal.com

No Cal.com, os tipos de eventos são as diferentes categorias de compromissos, reuniões ou sessões que você pode configurar e gerenciar com base em suas necessidades específicas. Esses tipos de eventos permitem personalizar a experiência de agendamento para você, sua equipe ou toda a sua organização, garantindo que cada tipo de reunião seja tratada de acordo com suas próprias regras, disponibilidade e estrutura.

Os diferentes tipos de tipos de eventos

Cal.com oferece uma variedade de tipos de eventos que atendem a diferentes necessidades de agendamento. Entender essas opções é essencial para criar um processo de agendamento suave e eficiente. Cada tipo de evento oferece características e funcionalidades únicas para ajudá-lo a organizar seu calendário com base em como você trabalha, seja agendando reuniões pessoais ou gerenciando compromissos em equipe. Vamos dar uma olhada mais de perto nos diferentes tipos de tipos de eventos que você pode escolher no Cal.com.

Tipos de eventos de agendamento pessoal

Os tipos de eventos pessoais no Cal.com são o tipo de evento mais comum e são projetados para reuniões individuais. Seja para consultas, entrevistas ou sessões privadas, esse tipo de evento facilita o agendamento de tempo dedicado com alguém. Você pode definir sua disponibilidade e duração da reunião (por exemplo, 30 minutos ou uma hora) e compartilhar o link de reserva, permitindo que a outra pessoa escolha um horário que funcione para ambos.

Embora geralmente usados para reuniões individuais, os tipos de eventos pessoais também podem ser ajustados para incluir participantes adicionais, tornando-os flexíveis para pequenas reuniões em grupo ou check-ins de equipe quando necessário.

Tipos de eventos de agendamento coletivo

Os tipos de eventos coletivos no Cal.com simplificam o processo de agendamento quando vários anfitriões estão envolvidos. Em vez de coordenar horários separados para cada pessoa, um evento coletivo permite unir vários membros da equipe ou anfitriões para se encontrar com um participante externo ou grupo de uma só vez. Por exemplo, uma demonstração de vendas pode incluir alguns executivos de conta e um engenheiro de soluções, ou uma entrevista de contratação pode reunir um recrutador e um gerente de departamento.

Esse tipo de evento resolve muitos desafios de agendamento para as equipes. Ele elimina cadeias intermináveis de e-mails tentando encontrar um horário que funcione para todos, reduz o risco de dupla reserva e ajuda a garantir que todos os participantes necessários estejam presentes na reunião. Os eventos coletivos agilizam a coordenação e aumentam a transparência, tornando o processo de agendamento mais eficiente para todos os envolvidos.

Tipos de eventos de agendamento em round-robin

Os tipos de eventos por rodízio no Cal.com são o tipo de evento em equipe mais comumente usado, ajudando as equipes a distribuir tarefas ou compromissos de maneira equitativa entre vários membros da equipe de forma cíclica. Isso garante justiça e evita que qualquer membro da equipe fique sobrecarregado. Quando os clientes agendam compromissos, o sistema alterna os horários disponíveis entre os membros da equipe, oferecendo mais opções aos clientes enquanto mantém a carga de trabalho equilibrada. É particularmente útil para equipes de vendas, suporte ao cliente e saúde que precisam gerenciar grandes volumes de tarefas ou compromissos.

Os benefícios do agendamento por rodízio incluem distribuição justa de carga de trabalho, aumento da eficiência e satisfação do cliente. Automatiza a atribuição de tarefas, reduzindo o esforço manual e garantindo responsabilidade. Quer você escolha o balanceamento de carga ou maximize a disponibilidade, o rodízio ajuda a agilizar o agendamento, garantindo um processo suave tanto para sua equipe quanto para os clientes.

Tipos de eventos de agendamento gerenciado

Os tipos de eventos gerenciados no Cal.com são projetados para dar às equipes maior controle e consistência sobre o agendamento de seus eventos. Com eventos gerenciados, os administradores da equipe podem criar modelos de eventos que mantêm a uniformidade em toda a equipe, garantindo consistência nas perguntas de reserva, duração e lembretes. Esse recurso é particularmente útil para equipes que precisam manter um processo de reserva profissional e padronizado, permitindo ainda que membros individuais da equipe personalizem certos aspectos do evento.

O principal benefício dos eventos gerenciados é a capacidade de bloquear campos críticos, evitando erros e mantendo a uniformidade entre todos os membros da equipe que usam o tipo de evento. Enquanto os administradores controlam os detalhes essenciais, podem desbloquear campos não críticos (como o título ou descrição) para permitir personalização quando necessário. Esse recurso é perfeito para equipes que precisam de controle e flexibilidade, garantindo um processo de agendamento suave e padronizado que reduz erros e melhora a integração de novos membros da equipe.

Como criar um tipo de evento no Cal.com

Criar um tipo de evento no Cal.com é simples e pode ser feito em apenas algumas etapas. Veja como configurá-lo:

1. Faça login no Cal.com

Faça login na sua conta Cal.com ou crie uma nova conta no Cal.com.

2. Crie um novo tipo de evento

Uma vez logado, acesse o painel de tipos de eventos e clique no botão "+ Novo" para começar a criar um novo tipo de evento.

3. Selecione o tipo de tipo de evento

Selecione o tipo de evento que você deseja criar. Pessoal, gerenciado, coletivo ou rodízio. Depois, preencha os detalhes básicos do seu evento, como o nome do evento, duração e descrição.

4. Configure os participantes do evento (não necessário para eventos pessoais)

Para eventos coletivos ou por rodízio, você precisará selecionar quais membros da equipe devem fazer parte do evento. Você pode escolher cada membro da equipe individualmente ou selecionar toda uma (sub)equipa. Para eventos gerenciados, escolha os membros da equipe que devem usar este modelo.

5. Configure a disponibilidade

Após configurar os participantes, clique na aba de disponibilidade para selecionar os horários que funcionam para todos. Para eventos pessoais, você pode adicionar sua própria disponibilidade para adequar-se ao seu cronograma individual. Para eventos gerenciados, o administrador pode bloquear as configurações de disponibilidade, ou os membros da equipe podem personalizar sua disponibilidade se estiver desbloqueada.

6. Finalize sua configuração

Personalize quaisquer configurações adicionais, como lembretes, perguntas de reserva e links de reunião, dependendo do tipo de evento. Depois de fazer todos os ajustes necessários, salve seu tipo de evento. Se você precisar de informações mais detalhadas sobre esses recursos, continue lendo o artigo para obter mais informações sobre como configurar e otimizar seus tipos de eventos.

Configuração de tipo de evento em mais detalhes

Depois de criar seu tipo de evento no Cal.com, você terá acesso a várias abas que permitem configurar todos os aspectos do seu evento. Cada aba oferece um conjunto único de recursos que ajudam a ajustar o funcionamento dos seus eventos. Desde definir o básico e a disponibilidade até adicionar recursos avançados como opções recorrentes e fluxos de trabalho, esta seção irá guiá-lo através de cada uma das abas e como elas podem ser usadas para otimizar sua configuração de eventos.

Vamos desmembrá-los um por um para ajudá-lo a tirar o máximo proveito da sua configuração de eventos no Cal.com!

1. Aba Básico

A aba Básico é onde você configura os detalhes fundamentais para o seu tipo de evento. Aqui, você pode personalizar informações chave como o título, descrição e duração do evento para atender suas necessidades. Vamos desmembrar as configurações chave na aba Básico:

• Informações básicas:
  Comece adicionando o título e descrição para o seu evento. Você também pode escolher o idioma da interface para o evento. Um recurso interessante aqui é a capacidade de ativar a opção para traduzir o título e descrição para o idioma do navegador do visitante usando IA. Isso ajuda a criar uma experiência mais personalizada para seus clientes internacionais ao ajustar automaticamente o idioma para corresponder às suas preferências.

• Duração do evento:
  Nesta seção, você pode definir a duração do evento em minutos. Você também pode ativar o recurso Permitir que o agendador escolha entre várias durações. Quando ativado, isso permite que o agendador escolha entre várias opções de duração, como 15 ou 30 minutos. Você também pode definir uma duração padrão—então, se um agendador não escolher uma duração, a padrão será usada (por exemplo, 15 minutos).

• Localização:
  Para as configurações de localização, você pode selecionar entre três opções:

  • Conferência: Escolha uma ferramenta de conferência que você adicionou no marketplace de aplicativos ou configurações de conferência.

  • Presencial: Se o evento for presencial, selecione o endereço do participante ou do organizador.

  • Outro: Para locais personalizados ou reuniões por link, selecione esta opção. Você pode até permitir locais múltiplos, dando ao agendador a flexibilidade de escolher um que funcione melhor para eles.

2. Aba Disponibilidade

A aba Disponibilidade permite que você selecione horários para o seu evento. Por padrão, usa sua programação de disponibilidade geral, mas você pode personalizá-la. Para eventos pessoais, os participantes podem adicionar sua própria disponibilidade. Para eventos gerenciados, o administrador pode bloquear as configurações ou permitir que os membros da equipe as ajustem. Para eventos por rodízio e coletivos, você pode selecionar por membro da equipe qual agenda de disponibilidade deve ser usada, garantindo que todos os participantes estejam disponíveis antes de agendar.

3. Aba Atribuição (apenas para eventos coletivos, por rodízio e gerenciados)

A aba Atribuição é onde você gerencia as atribuições de membros da equipe para eventos por rodízio, coletivos e gerenciados.

Para eventos gerenciados e coletivos, atribuir membros da equipe é simples—você simplesmente seleciona os indivíduos que devem ser incluídos no evento. Você também pode adicionar futuros membros da equipe a esses eventos, garantindo que novos integrantes sejam incluídos automaticamente.

Para eventos por rodízio, há opções de atribuição mais avançadas. Depois de selecionar seus membros da equipe, você pode personalizar ainda mais a configuração de rodízio escolhendo entre dois modos:

• Balanceamento de carga: Distribui compromissos ou tarefas uniformemente entre os membros da equipe.

• Maximizar a disponibilidade: Alterna horários disponíveis entre membros da equipe para oferecer mais opções aos agendadores e aumentar as chances de reserva.

Além disso, você pode ajustar as prioridades dos membros da equipe (por exemplo, alta ou baixa prioridade), ativar distribuição ponderada (para alocar tarefas com base em porcentagem) e definir anfitriões fixos (para garantir que indivíduos chave sejam sempre atribuídos). Para configurações mais complexas, você também pode criar grupos de rodízio para organizar membros da equipe por departamento ou função, aprimorando a colaboração.

4. Aba Limites

A aba Limites permite que você configure várias restrições para o seu tipo de evento, dando a você mais controle sobre as reservas. Você pode definir limites para coisas como tempos de buffer, frequência de reservas, aviso mínimo e mais para garantir que sua agenda funcione suavemente. Recomenda-se ativar todos os recursos uma vez para ver como funcionam e ajustá-los de acordo com suas necessidades. Esta aba oferece uma maneira flexível de personalizar sua disponibilidade de eventos e gerenciar reservas com eficiência.

5. Aba Avançado

A aba Avançado oferece opções extensas de personalização para seus tipos de eventos. Inclui a capacidade de adicionar perguntas de reserva, onde você pode solicitar vários tipos de informações, incluindo texto curto, texto longo, e-mails e números de telefone. Você pode criar reservas baseadas em e-mail (requerendo apenas um e-mail) ou reservas baseadas em telefone (requerendo apenas um número de telefone) para atender suas necessidades.

Além das perguntas de reserva, esta aba permite que você configure configurações adicionais como integração de calendário, confirmações de reserva e regras de reagendamento. Você pode ativar ou desativar recursos como verificação de e-mail, cancelamento e reagendamento, bem como configurar redirecionamentos após a reserva e personalizar a aparência de seus eventos.

Recomenda-se ativar todos os recursos um por um para explorar como cada um funciona e encontrar a melhor configuração para seu processo de reserva.

6. Aba Recorrente

A aba Recorrente permite que você configure eventos que se repetem regularmente, como aulas semanais ou reuniões de equipe. Você pode escolher a frequência (por exemplo, semanal, mensal) e definir um número máximo de ocorrências. Se um agendador cancelar a inscrição, todos os eventos futuros são automaticamente cancelados. O reagendamento de eventos recorrentes não é possível, por isso é importante ajustar a programação com cuidado.

7. Aba Apps

A aba Apps no Cal.com permite estender a funcionalidade dos seus eventos integrando com diversos provedores de calendário, softwares de videoconferência e outras plataformas. Apps também podem adicionar recursos extras, como o app Wipe my Cal para reagendamento em massa do seu dia. Você pode navegar na loja de aplicativos do Cal.com, encontrar aplicativos por categoria e instalá-los com apenas um clique. Alguns apps podem exigir autenticação, como conectar sua conta do Google.

Depois de instalados, você pode gerenciar seus apps, ativar ou desativar integrações e ajustar configurações diretamente da página de Apps instalados.

8. Aba Fluxos de Trabalho

A aba Fluxos de Trabalho no Cal.com permite que você automatize ações com base em gatilhos específicos, como quando uma reserva é criada, cancelada ou prestes a começar. Isso reduz o esforço manual, melhora a comunicação e garante que seu processo de agendamento funcione sem problemas.

Você pode configurar um fluxo de trabalho selecionando um gatilho (por exemplo, reserva criada, evento cancelado) e definindo uma ação (por exemplo, enviar um e-mail, enviar um SMS ou enviar uma mensagem pelo WhatsApp). Você pode personalizar ainda mais as mensagens usando variáveis de texto dinâmicas, como detalhes do evento, informações do participante e URLs de reunião. Isso permite enviar notificações personalizadas, lembretes e mensagens de acompanhamento automaticamente.

Recomenda-se testar todos os gatilhos e ações disponíveis para entender completamente as capacidades dos fluxos de trabalho e otimizar seu processo de agendamento. Para orientações mais detalhadas, confira nosso artigo de ajuda sobre Fluxos de Trabalho.

9. Aba Webhooks

A aba Webhooks permite que você automatize integrações com outros aplicativos acionando ações quando eventos específicos acontecem no Cal.com, como uma reserva sendo criada, cancelada ou reagendada. Você pode configurar webhooks para ouvir esses eventos e enviar dados para uma URL de assinante personalizada, ou usar integrações como o Zapier para conectar a outros aplicativos sem exigir trabalho de desenvolvimento.

Os webhooks podem ser configurados em diferentes níveis, incluindo nível de usuário, nível de tipo de evento e nível de equipe, permitindo um controle preciso sobre quais eventos acionam ações. Você pode escolher entre uma variedade de gatilhos (por exemplo, reserva criada, reunião iniciada, gravação pronta) e ações (por exemplo, enviar e-mails, SMS ou atualizar aplicativos externos). Também podem ser usados payloads personalizados, tornando fácil personalizar os dados enviados com cada webhook.

Recomenda-se experimentar esses recursos e testar os webhooks para entender como funcionam na sua configuração. Para orientações mais detalhadas, confira nosso artigo de ajuda sobre Webhooks.

Está preparado para configurar seus tipos de eventos?

Agora que você está familiarizado com os passos e recursos para criar e personalizar tipos de eventos no Cal.com, você tem todas as ferramentas necessárias para otimizar seu processo de agendamento. Quer você esteja gerenciando eventos pessoais, por rodízio, coletivos ou recorrentes, pode personalizar cada tipo de evento para atender suas necessidades. Comece a experimentar essas configurações e crie uma experiência de reserva eficiente e contínua para você e sua equipe.

Pronto para começar? Cadastre-se no Cal.com agora e otimize seu agendamento hoje!