Aumenta la productividad del equipo con la función de reuniones instantáneas de Cal.com
¿Qué son las reuniones instantáneas?
Es posible que hayas oído hablar antes de la función de reuniones instantáneas de Cal.com. Es un tipo de evento personalizado que se construyó inicialmente para Deel, pero ahora está disponible para todos los suscriptores de Cal.com Enterprise. Si has leído nuestro estudio de caso o nuestro resumen sobre reuniones instantáneas, entonces ya sabes lo maravillosa que es esta opción. Es una función que ahorra tiempo, reduce la mala comunicación y simplemente facilita que las personas se reúnan.
Preguntas frecuentes sobre reuniones instantáneas
Te estarás preguntando cómo habilitar esa función para tu propia organización. Bueno, en ese caso, este es el artículo que necesitas. Cubriremos todas las cosas básicas que necesitas saber para configurar reservas instantáneas y hacer que todo empiece.
Esto significa que vamos a responder preguntas básicas sobre qué son las reuniones instantáneas y cómo funcionan, así como guiarte a través del proceso de configurar una.
¿Qué son las reuniones instantáneas?
Para habilitar las reuniones instantáneas, tendrás que ser miembro de una organización con una cuenta Enterprise de Cal.com. Esto se debe a que esta función se ha construido exclusivamente para suscriptores con necesidades de programación complejas. Asumiendo que eres miembro de una cuenta Enterprise, las reservas instantáneas se pueden configurar fácilmente desde tu panel de tipos de eventos. Puedes hacer esto creando un nuevo tipo de evento o convirtiendo un tipo de evento previamente creado en una reserva instantánea. Si te gustaría convertir un tipo de evento previamente creado en una reserva instantánea, simplemente sigue los pasos a continuación. De cualquier manera, todo lo que tienes que hacer es seguir los pasos a continuación.
Cómo configurar reuniones instantáneas
Asumiendo que eres miembro de una cuenta Enterprise, configurar reuniones instantáneas es muy sencillo. Aquí está cómo hacerlo:
Inicia sesión en tu cuenta Cal.com.
Ve a tu panel de tipos de eventos.
Selecciona un tipo de evento previamente creado o elige crear uno nuevo.
Si estás creando un nuevo tipo de evento, se te pedirá que nombres ese evento y especifiques su duración.
De lo contrario, simplemente haz clic en el evento pre-creado para acceder a su configuración.
Ahora que has accedido a la configuración a nivel de evento, verás que hay una lista de pestañas.
Justo debajo de la pestaña de Flujos de trabajo, verás un ítem llamado Reservas Instantáneas.
Haz clic en esta pestaña para acceder a la configuración de tus Reservas Instantáneas.
Una vez que hayas accedido a la pestaña de Reservas Instantáneas, habrá un interruptor que deberás activar para encender la función de Reservas Instantáneas.
Notarás que debajo de esto, hay configuraciones adicionales que puedes usar para ajustar tus reservas instantáneas.
Estos incluyen horarios de disponibilidad, parámetros y la cantidad de tiempo que un anfitrión tiene para responder a la reunión y comenzarla.
Además, aquí es donde configurarías los webhooks.
Una vez que hayas realizado todos tus cambios y personalizaciones, haz clic en el botón Guardar en la esquina superior derecha.
¿Quién tiene acceso a las reuniones instantáneas?
Al igual que todos tus otros eventos reservables, las reservas instantáneas pueden ser ocultas o públicas. Si una reserva instantánea es pública, entonces cualquier persona que visite tu perfil de reservas podrá verlo. Si una reserva instantánea está configurada como oculta, entonces se necesitará compartir un enlace para que otra persona acceda al tipo de reserva. Este enlace podría encontrarse dentro de tu firma de correo electrónico o podría ser un botón en una página web.
Al igual que todos tus otros tipos de eventos reservables, las reservas instantáneas se pueden emparejar con formularios de enrutamiento para reducir la confusión para los clientes y mejorar la eficiencia. También puedes visitar la pestaña de Reservas Instantáneas dentro de la configuración a nivel de evento para establecer parámetros de URL únicos.
Personalizando reuniones instantáneas
La personalización de tu reserva instantánea ocurre dentro de la pestaña de Reservas Instantáneas. Los cambios que se realicen en una reserva instantánea solo se aplicarán a ese evento reservable específico. La única excepción a esto es si un administrador dentro de tu organización utiliza plantillas de eventos gestionados para crear un tipo de reserva instantánea, que se distribuye a múltiples personas. En este caso, cada vez que el administrador actualice el tipo de evento gestionado, la configuración se actualizará para cualquiera que esté usando esa plantilla.
¿Cómo son notificados los miembros del equipo de que hay una reunión instantánea pendiente?
Es fácil configurar notificaciones para los miembros del equipo personalizando el componente de webhook de tus reservas instantáneas.
Sin embargo, si no te sientes cómodo usando webhooks directamente, también puedes instalar aplicaciones como Make o Zapier. Una vez que hayas elegido tu método de conexión preferido, simplemente es cuestión de decidir cómo te gustaría que se notificara a los miembros de tu equipo.
¿Recibirán un mensaje en Slack, una llamada de voz de IA, o quizás un correo electrónico marcado como urgente en su bandeja de entrada? La única limitación que tienes cuando se trata de compartir la notificación de una reserva instantánea es tu imaginación.
¿Qué ve el cliente cuando reserva una reunión instantánea?
Después de seleccionar un intervalo de tiempo, los individuos que reserven reuniones instantáneas verán un botón en la parte inferior de la pantalla marcado como Conectar Ahora. Una vez que hagan clic en este botón, se les pedirá que ingresen su nombre e información de contacto. Después de enviar esta información, aparecerá una pantalla de espera.
La pantalla de espera desaparecerá ya sea cuando un miembro del equipo responda a la solicitud de reunión o una vez que haya expirado el tiempo. Una vez que un miembro del equipo se una al enlace de la reunión, el evento procederá como de costumbre. Esto significa que la reunión ocurrirá en la plataforma que hayas elegido como ubicación para tu reserva instantánea.
Usar reservas instantáneas es una excelente manera de destacarse entre la multitud al facilitar que tus colegas y clientes se comuniquen contigo cuando más importa. Si deseas aprender más sobre las ofertas de Enterprise de Cal.com, no dudes en contactar a un miembro de nuestro equipo de ventas. Gracias por leer este artículo, y como siempre, ¡feliz programación!
