Workflows for Events and Event Planning | Cal.com Scheduling Automation
Workflows for Events and Event Planning | Cal.com Scheduling Automation
Automate event scheduling, reminders, and communication with Cal.com workflows. Simplify planning for conferences, workshops, and meetups using open scheduling infrastructure trusted by teams and enterprises.
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Confiado por empresas de rápido crecimiento en todo el mundo
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How Cal.com automates event planning workflows
How Cal.com automates event planning workflows
Turn event scheduling chaos into a streamlined process using Cal.com’s powerful workflow automation. Manage invitations, reminders, and post-event follow-ups in one place.
01
Set up your event trigger
Choose when your workflow starts—such as when an attendee registers, a session is added, or before the event begins.
02
Automate actions and notifications
Send personalized invites, reminders, and updates to attendees via email, SMS, or WhatsApp. Keep everyone informed at every stage.
03
Customize event messages and branding
Fully tailor communication templates to match your event’s theme, schedule, and brand, ensuring a consistent attendee experience.
Why automate event planning with Cal.com workflows?
Why automate event planning with Cal.com workflows?
Automating event workflows reduces manual work, prevents no-shows, and delivers a professional experience for attendees and organizers.
01
Reduce no-shows with automated reminders
Automatically notify attendees about upcoming sessions, schedule changes, or required confirmations to boost attendance rates.
02
Save time and eliminate manual busywork
Let Cal.com handle attendee confirmations, reminders, and follow-ups so your team can focus on delivering a great event.
03
Deliver a branded, professional attendee journey
Ensure every touchpoint—from invites to follow-ups—reflects your event brand and provides clear, timely information.
04
Centralize and track all event communications
Manage all attendee interactions in one dashboard. Track confirmations, cancellations, and engagement for every session.
Key features for event planners and teams
Key features for event planners and teams
Cal.com brings open, flexible scheduling automation to every type of event, from conferences to webinars.
Multi-channel attendee notifications
Reach attendees via email, SMS, WhatsApp, or all three. Increase engagement and reduce missed sessions.
Flexible workflow triggers for event milestones
Start workflows when attendees register, sessions change, or before/after key event moments.
Bulk actions for large-scale events
Automate invitations, reminders, and follow-ups for hundreds or thousands of attendees at once.
Branded, customizable communication templates
Edit invite, reminder, and update messages to reflect your event’s style and audience.
Seamless integration with event tools and calendars
Connect Cal.com with your event management software, CRM, or calendars for a unified scheduling experience.
API-first architecture for custom automation
Developers can build unique scheduling flows or integrate with any event tech stack using Cal.com’s robust API.
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Todas tus herramientas clave sincronizadas con tus reuniones
Cal.com funciona con todas las aplicaciones que ya están en tu flujo, asegurando que todo funcione perfectamente junto.
Todas tus herramientas clave sincronizadas con tus reuniones
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Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
Estas son algunas de nuestras preguntas más frecuentes.
Estas son algunas de nuestras preguntas más frecuentes.
How can Cal.com workflows help streamline large event planning?
Cal.com automates attendee scheduling, reminders, and follow-ups, handling thousands of participants with bulk actions and seamless integrations. Organizers save hours on manual tasks.
Can I customize reminders for different sessions and attendee groups?
Absolutely. Set up unique workflows for each session, speaker, or attendee segment, and fully customize the messaging and delivery channels.
Does Cal.com integrate with event management platforms and CRMs?
Yes. Cal.com offers native and API-based integrations with popular event tools, CRMs, and calendar systems, keeping your data and communications in sync.
Is it possible to send branded communication for each event?
Yes. Use Cal.com’s customizable templates to fully brand your invites, reminders, and post-event messages for a consistent event experience.
How does Cal.com help reduce no-shows for events?
Automated, multi-channel reminders and confirmations keep attendees informed and engaged, reducing drop-off rates and last-minute cancellations.
Can I use Cal.com workflows for recurring events or multi-track conferences?
Yes. Cal.com supports complex event structures including recurring sessions, multi-track conferences, and group scheduling with personalized workflows.
Is Cal.com suitable for both small meetups and large conferences?
Absolutely. Whether you are organizing a small workshop or a multi-thousand attendee conference, Cal.com scales to meet your needs.
How can Cal.com workflows help streamline large event planning?
Cal.com automates attendee scheduling, reminders, and follow-ups, handling thousands of participants with bulk actions and seamless integrations. Organizers save hours on manual tasks.
Can I customize reminders for different sessions and attendee groups?
Absolutely. Set up unique workflows for each session, speaker, or attendee segment, and fully customize the messaging and delivery channels.
Does Cal.com integrate with event management platforms and CRMs?
Yes. Cal.com offers native and API-based integrations with popular event tools, CRMs, and calendar systems, keeping your data and communications in sync.
Is it possible to send branded communication for each event?
Yes. Use Cal.com’s customizable templates to fully brand your invites, reminders, and post-event messages for a consistent event experience.
How does Cal.com help reduce no-shows for events?
Automated, multi-channel reminders and confirmations keep attendees informed and engaged, reducing drop-off rates and last-minute cancellations.
Can I use Cal.com workflows for recurring events or multi-track conferences?
Yes. Cal.com supports complex event structures including recurring sessions, multi-track conferences, and group scheduling with personalized workflows.
Is Cal.com suitable for both small meetups and large conferences?
Absolutely. Whether you are organizing a small workshop or a multi-thousand attendee conference, Cal.com scales to meet your needs.
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Yes. Use Cal.com’s customizable templates to fully brand your invites, reminders, and post-event messages for a consistent event experience.
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Automated, multi-channel reminders and confirmations keep attendees informed and engaged, reducing drop-off rates and last-minute cancellations.
Can I use Cal.com workflows for recurring events or multi-track conferences?
Yes. Cal.com supports complex event structures including recurring sessions, multi-track conferences, and group scheduling with personalized workflows.
Is Cal.com suitable for both small meetups and large conferences?
Absolutely. Whether you are organizing a small workshop or a multi-thousand attendee conference, Cal.com scales to meet your needs.
No te fíes solo de nuestra palabra
Nuestros usuarios son nuestros mejores embajadores. Descubre por qué somos la mejor opción para programar reuniones.
"Más elegante que Calendly, más abierto que SavvyCal, Cal.com funciona y se siente justo correcto."
Flo Merian
Marketing de Producto, Mintlify
Creo que Cal.com tiene una muy buena oportunidad de crear una nueva categoría alrededor de ser tanto genial como bien diseñado.
Guillermo Rauch
CEO, Vercel
"Acabo de migrar de Calendly a Cal.com."
Kent C. Dodds
Fundador de EpicWeb.dev
"¡Acabo de intentarlo y definitivamente es la reunión más fácil que he agendado!"
Aria Minaei
CEO, Teatro.JS
"Finalmente hice el cambio a Cal.com después de no poder encontrar cómo editar eventos en el panel de control de Calendly."
Ant Wilson
Co-Fundador y CTO, Supabase
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