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01
Conecta calendarios, tipos de eventos y equipos
Sincroniza los calendarios de organizadores, expositores y ponentes, define tipos de eventos para demostraciones, reuniones con proveedores y registros de patrocinadores, y luego asigna reglas de enrutamiento para que las invitaciones lleguen rápidamente a la persona correcta.
02
Diseñar flujos de trabajo para cada hito
Crea plantillas para la incorporación, confirmaciones de planificación de logística de stands, recordatorios de sesiones y captura de leads en ferias comerciales. Activa al reservar, reprogramar, cancelar o en las ventanas de tiempo antes y después de las sesiones.
03
Automatiza los seguimientos y la elaboración de informes
Envía plantillas de informes de eventos, dirige clientes potenciales cálidos a ventas y notifica a los patrocinadores sobre el rendimiento. Envía datos a través de API y webhooks a tu CRM, análisis o software de gestión de expositores.
01
Unificar la programación entre expositores, patrocinadores y ponentes
Reemplace herramientas fragmentadas con un único motor de flujo de trabajo. Estandarice confirmaciones, recordatorios y chequeos, para que cada interesado reciba los detalles correctos a tiempo. Elimine el ir y venir y cree una experiencia consistente para todos los participantes.
02
Proteger ingresos y reducir las ausencias
Los recordatorios automatizados por correo electrónico, SMS y WhatsApp aumentan la asistencia a demostraciones, reuniones con compradores y sesiones patrocinadas. Crea secuencias vinculadas a zonas horarias y software de plano de planta de eventos, manteniendo las salas, los puestos y el personal utilizados.
03
Agiliza las operaciones con flexibilidad basada en API
Cal.com es de código abierto, primero API, y admite autoalojamiento. Conecta sistemas de registro, software de gestión de expositores o herramientas de pago. Automatiza las liberaciones de espacios, los cambios de sala y la planificación logística de stands sin ediciones manuales.
04
Planificar, medir y optimizar el ROI
Utilice flujos de trabajo para distribuir una lista de verificación de planificación de ferias comerciales, rastrear las entregas de los patrocinadores con una plantilla de paquete de patrocinio y enviar una plantilla de informe posterior al evento a las partes interesadas. Capture los resultados por sesión y vincúlelos a su plantilla de presupuesto de feria comercial.
Enrutando formularios para las reuniones adecuadas
Califique y dirija a compradores, medios y socios al equipo correcto de expositores o patrocinadores según intereses, ubicación y disponibilidad. Reduzca la clasificación manual y acelere el tiempo para la reunión reservada.
Recordatorios y actualizaciones multicanal
Envía recordatorios de marca a través de correo electrónico, SMS o WhatsApp. Incluye ventanas de configuración, números de sala y IDs de stand. Ajusta el tiempo para los asistentes internacionales para reducir la confusión y las sesiones perdidas.
Captura de leads y transferencia instantánea
Active la captura de leads en ferias comerciales insertando enlaces de reserva, flujos de código QR o API. Cree automáticamente registros en el CRM, etiquete sesiones y asigne propietarios para un seguimiento inmediato.
Programación consciente de recursos
Asocia los tipos de eventos con la capacidad de la sala, el tamaño del stand y la cobertura del personal. Evita automáticamente la doble reserva y mantiene las operaciones del piso alineadas con el software de planificación del piso de tu evento.
Autoalojamiento y controles empresariales
Ejecuta Cal.com en tu nube, trae tu propia base de datos y mantén la PII en la región. Aplica Inicio de Sesión Único (SSO), SCIM, registros de auditoría y permisos granulares para satisfacer las necesidades empresariales y de cumplimiento.
Analítica y flujos de trabajo posteriores al espectáculo
Inicie las tareas del informe posterior al evento, resuma la asistencia, las tasas de no asistencia y el volumen de leads, y envíe a las partes interesadas un resumen conciso de los resultados vinculado a su plantilla de presupuesto de feria comercial.
¿Cómo ayudan los flujos de trabajo con la incorporación de expositores?
Crea una secuencia de incorporación que envíe plazos, confirmaciones de planos de planta y detalles de insignias. Recuerda a los equipos que envíen los activos, confirmen la alimentación y el internet, y reserven las ventanas de configuración sin seguimientos manuales.
¿Puede Cal.com soportar entregables complejos de patrocinadores?
Sí. Crea flujos de trabajo vinculados a la plantilla de tu paquete de patrocinio que programen demostraciones patrocinadas, reuniones VIP y sesiones de teatro, mientras envías resúmenes de rendimiento y recordatorios a los contactos del patrocinador.
¿Cómo mejora el enrutamiento las reuniones entre asistentes y expositores?
Los formularios de enrutamiento califican intereses y presupuestos, luego se reservan automáticamente con el mejor representante según habilidades o línea de productos. Esto reduce la fricción y aumenta la conversión en el piso de exposición para los expositores.
¿Podemos integrarnos con nuestro CRM y plataforma de registro?
Cal.com es API primero con webhooks robustos. Sincroniza asistentes, expositores y reuniones con tu CRM y sistema de registro, para que los datos fluyan hacia tuberías, paneles y análisis post-exhibición.
¿Cómo se adaptan los recordatorios a través de las zonas horarias y las salas?
Establezca recordatorios basados en la hora local, incluya IDs de salas y puestos, y envíe diferentes instrucciones para la configuración en comparación con las horas públicas. Utilice SMS para cambios urgentes como traslados de habitaciones.
¿Está disponible la auto-alojamiento para el control de datos?
Sí. Aloje Cal.com usted mismo para mantener los datos de los asistentes y expositores en su entorno. Aplique SSO, SCIM y permisos granulares para cumplir con los requisitos de seguridad y cumplimiento.
¿Podemos estandarizar las plantillas de planificación e informes?
Distribuya una lista de verificación de planificación de ferias comerciales antes del evento, recopile gastos con una plantilla de presupuesto de feria comercial y automatice una plantilla de informe posterior al evento para los expositores y patrocinadores después del evento.
Comienza con Cal.com
Automatice la incorporación de expositores, las sesiones de patrocinadores y las reuniones de compradores sin el trabajo pesado. Comience gratis, luego expanda con APIs, enrutamiento y controles empresariales. Si organiza ferias complejas, Cal.com las mantiene en horario.
