¿Cómo ayudan los workflows con el onboarding de expositores?

Usa workflows para distribuir una checklist de planificación de la feria, hacer seguimiento de los entregables de patrocinio con una plantilla de paquete de patrocinio y enviar una plantilla de informe posterior al evento a las partes interesadas. Captura resultados por sesión y vincúlalos a tu plantilla de presupuesto para ferias comerciales.

¿Cal.com puede dar soporte a entregables complejos para patrocinadores?

Sí. Crea workflows vinculados a tu plantilla de paquete de patrocinio que programen demos patrocinadas, encuentros VIP y sesiones en teatro, mientras envían resúmenes de rendimiento y recordatorios a los contactos de los patrocinadores.

¿Cómo mejora el routing las reuniones entre asistentes y expositores?

Los routing forms califican intereses y presupuesto y luego reservan automáticamente con el mejor representante según habilidades o línea de producto. Esto reduce la fricción y aumenta la conversión en el recinto para los expositores.

¿Podemos integrarlo con nuestro CRM y nuestra plataforma de registro?

Cal.com es API-first con webhooks robustos. Sincroniza asistentes, expositores y reuniones con tu CRM y tu sistema de registro, para que los datos fluyan a pipelines, paneles e informes posteriores al evento.

¿Cómo se adaptan los recordatorios a zonas horarias y pabellones?

Configura recordatorios según la hora local, incluye IDs de pabellón y stand, y envía instrucciones distintas para la preparación y para el horario público. Usa SMS para cambios urgentes como traslados de sala.

¿Está disponible el self-hosting para controlar los datos?

Sí. Haz self-host de Cal.com para mantener los datos de asistentes y expositores en tu entorno. Aplica SSO, SCIM y permisos granulares para cumplir con los requisitos de seguridad y compliance.

¿Podemos estandarizar las plantillas de planificación e informes?

Distribuye una checklist de planificación de la feria antes del evento, recopila gastos con una plantilla de presupuesto para ferias comerciales y automatiza una plantilla de informe posterior al evento para expositores y patrocinadores después del evento.

Workflows para organizadores de ferias comerciales y exposiciones

Automatiza la programación y las operaciones de ferias comerciales con los workflows de Cal.com

Coordina a expositores, patrocinadores, ponentes y asistentes con recordatorios automatizados, routing y seguimiento que reducen las no-shows y desbloquean un ROI medible en todo el ciclo de vida de tu evento.

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Workflow/Workflows para organizadores de ferias comerciales y exposiciones reminder workflowSave

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How long before event starts?

24hours

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Con la confianza de empresas de rápido crecimiento en todo el mundo

Cómo funciona

Coordina la programación de ferias comerciales con múltiples partes interesadas mediante automatización, routing e integraciones que escalan desde la incorporación de expositores hasta el seguimiento posterior al evento.

Empieza

Conecta calendarios, tipos de evento y equipos

Sincroniza los calendarios de organizadores, expositores y ponentes, define tipos de evento para demos, reuniones con proveedores y check-ins con patrocinadores, y luego asigna reglas de routing para que las invitaciones lleguen rápido a la persona adecuada.

Diseña workflows para cada hito

Crea plantillas para onboarding, planificación de la logística del stand, confirmaciones, recordatorios de sesiones y captación de leads en ferias comerciales. Activa por reserva, reprogramación, cancelación o por franjas horarias antes y después de las sesiones.

Automatiza seguimientos e informes

Envía avisos con plantillas de informe posterior al evento, deriva leads calientes al equipo de ventas y notifica a los patrocinadores sobre el rendimiento. Envía datos vía API y webhooks a tu CRM, analítica o software de gestión de expositores.

Por qué funciona para equipos de ferias comerciales y exposiciones

Automatización diseñada específicamente para operaciones complejas de eventos, creada para reducir tareas manuales, proteger márgenes y ofrecer experiencias predecibles a asistentes y expositores a gran escala.

Empieza

Meeting reminder

now

Hi, this is a reminder that your workflows para organizadores de ferias comerciales y exposiciones meeting with Alex is in 30 mins

…

Unifica la programación entre expositores, patrocinadores y ponentes

Sustituye herramientas fragmentadas por un solo motor de workflows. Estandariza confirmaciones, recordatorios y check-ins, para que cada parte interesada reciba los detalles correctos a tiempo. Elimina idas y venidas y crea una experiencia coherente para todos los participantes.

Bookings

Today

Tue, 13 May9:00am - 9:30amWorkflows para organizadores de ferias comerciales y exposiciones kickoff | Q2

Tue, 13 May10:30am - 11:00amWorkflows para organizadores de ferias comerciales y exposiciones team standup

This week

Tue, 14 May10:30am - 11:00amWorkflows para organizadores de ferias comerciales y exposiciones review

Tue, 14 May1:00pm - 1:30pmClient follow-up

Protege ingresos y reduce las no-shows

Los recordatorios automatizados por email, SMS y WhatsApp aumentan la asistencia a demos, reuniones con compradores y sesiones patrocinadas. Crea secuencias ligadas a zonas horarias y al software del plano del evento, manteniendo ocupadas las salas, los stands y al personal.

Trigger

When

Before event starts

How long before event starts?

24hours

Action

Do this

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Reminder

Optimiza las operaciones con flexibilidad API-first

Cal.com es open source, API-first y admite self-hosting. Conecta sistemas de registro, software de gestión de expositores o herramientas de pago. Automatiza la liberación de franjas, cambios de sala y la planificación de la logística del stand sin ediciones manuales.

Email subjectAdd variable

Reminder: Are you still attending the meeting on {EVENT_DATE}

Normal BIlink

Hi {ATTENDEE},

Please confirm if you're still planning to attend by clicking the button below:

{CONFIRM_ATTENDANCE}

This reminder was triggered by a Workflow in Cal.

Ofrece una experiencia consistente y profesional

Una comunicación clara y de marca hace que cada reserva resulte fiable y profesional para tus clientes, equipos y asistentes.

Qué puedes hacer con Cal.com Workflows

Automatización de programación potente, pensada para eventos de alto riesgo, desde la planificación previa hasta los informes posteriores, con opciones de privacidad por defecto y controles de nivel enterprise.

Empieza

Routing forms para las reuniones adecuadas

Califica y deriva a compradores, medios y partners al expositor o al equipo de patrocinio correcto según intereses, ubicación y disponibilidad. Reduce la tramitación manual y acelera el tiempo hasta la reunión reservada.

Recordatorios y actualizaciones multicanal

Envía recordatorios con tu marca por email, SMS o WhatsApp. Incluye ventanas de preparación, números de pabellón e IDs de stand. Ajusta el horario para asistentes internacionales y reduce la confusión y las sesiones perdidas.

Captación de leads y traspaso inmediato

Activa la captación de leads en ferias comerciales incrustando booking links, flujos de QR o API. Crea automáticamente registros en el CRM, etiqueta sesiones y asigna responsables para un seguimiento inmediato.

Programación consciente de los recursos

Vincula los tipos de evento con la capacidad de la sala, el tamaño del stand y la cobertura del personal. Evita automáticamente dobles reservas y mantén las operaciones del recinto alineadas con tu software del plano del evento.

Self-hosting y controles enterprise

Ejecuta Cal.com en tu cloud, usa tu propia base de datos y mantén los datos personales identificables en la región. Aplica SSO, SCIM, registros de auditoría y permisos granulares para cumplir con necesidades enterprise y de compliance.

Analítica y workflows posteriores al evento

Lanza tareas de plantillas de informe posterior al evento, resume la asistencia, las no-shows y el volumen de leads, y envía a las partes interesadas un resumen breve de resultados vinculado a tu plantilla de presupuesto para ferias comerciales.

Mira cómo los flujos de trabajo mantienen tu programación bajo control

Descubre cómo los Flujos de trabajo de Cal.com simplifican la programación, automatizan recordatorios y hacen que tus reuniones vayan sobre ruedas. Mira ejemplos reales de cómo los equipos usan flujos de trabajo para reducir ausencias y ahorrar tiempo.

Todas tus herramientas clave sincronizadas con tus reuniones

Conecta con Slack, Salesforce y más de 100 herramientas. Las reservas aparecen donde tu equipo ya trabaja.

Empieza

Google CalendarBusca conflictos en cada calendario y añade la reserva.
Zoom VideoDa a cada reserva su propio enlace de reunión.
SalesforceRegistra la reunión en el contacto y la enruta al propietario.
HubSpot CRMAñade reservas a contactos y oportunidades.
SlackAvisa al equipo en cuanto se reserva una reunión.
StripeCobra al reservar el hueco.
FramerPone tu página de reserva en un sitio Framer.
ElevenLabsDa a los agentes de voz una voz de IA realista.
LinearPone tu estado en Fuera de la oficina desde tu calendario.
Meta PixelMide reservas desde tus campañas de Meta Ads.
UmamiCuenta visitas a tu página de reserva, en privado.
WhatsAppSe reúne con tus invitados en un chat o videollamada de WhatsApp.

Preguntas frecuentes

Estas son algunas de nuestras preguntas más frecuentes.

No te fíes solo de nuestra palabra

Nuestros usuarios son nuestros mejores embajadores. Descubre por qué somos la opción preferida para programar reuniones.

Thrilled with this scheduling app—it's a game-changer. The intuitive interface and advanced features streamline my time management. The standout, however, is the incredible support team—swift, expert responses to every query. A perfect combo for seamless scheduling and top-notch customer service. P.s. Way better than Calendly
Mickeyen Trustpilot
Without a doubt the best calendar/scheduling application I have ever used. It has all of the advanced features I need while also being insanely intuitive and straightforward for both end-users and booking recipients. Love it!!
davidvkimballen Trustpilot
more elegant than Calendly, more open than Savvycal, cal.com works and it feels just right.
flo merianen Product Hunt
Amazing. I've been sharing it with everyone I know. It's helped me create more events spontaneously, because of how smooth it is compared to Calendly and Harmonizely.
Benen Product Hunt

I just migrated from calendly to cal.com I'm liking it so far. I wasn't particularly displeased with calendly. It's fine. But I like that cal is OSS and my sub to calendly was coming up for renewal so I thought I'd check it out. Looks good.
Kent C. Dodds 🌌@kentcdodds en X
(finally) made the move to @calcom after I couldn't find how to edit events in the calendly dashboard and I must say - dash is 10/10 Bravo @peer_rich and team (I should have moved over years ago!) OSS fam
Ant Wilson@AntWilson en X
This platform's open-source nature and flexible licensing are a developer's dream. Self-hosting and white-labeling empower personalization and seamless integration.
Ahmed Elnaggaren Product Hunt
Very easy to set up and start. Connected with my Google calendar without any problem. Connecting with Microsoft gives me an error. But other than that the user interface is very good.
Pankaj Dixiten Product Hunt

2 days of using @calcom is enough to never look back at calendly
Anuvesh Singh@singh_anuvesh en X
One of the best tools for scheduling and my favorite after so many other options tried.
Denisen Product Hunt
for the love of me, why do people still use Calendly? Just today I have seen products reference Calendly while they know of @calcom It's a no brainer for me to use , their brand is amazing, cool team + they even have more compelling features 🤷
Rotimi Best@rotimi_best en X
Just gave it a go and it's definitely the easiest meeting I've ever scheduled! No context switching, no distractions, and works even better on mobile too.
Aria Minaeien Product Hunt

Trusted by fast-growing companies around the world

Empieza con Cal.com

Automatiza el onboarding de expositores, las sesiones de patrocinio y las reuniones con compradores sin el trabajo repetitivo. Empieza gratis y luego escala con APIs, routing y controles enterprise. Si gestionas ferias complejas, Cal.com las mantiene a tiempo.

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