Automate wedding planning workflows to book, remind, and coordinate
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Streamline vendor coordination, client communication, and timelines with flexible scheduling automation built for wedding planners.
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Confiado por empresas de rápido crecimiento en todo el mundo
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How Cal.com workflows power wedding planning
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From inquiry to sparkler exit, keep every detail on schedule.
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01
Create bookable event types for planning stages
Set up event types for discovery calls, venue tours, vendor meetings, design reviews, rehearsal, and the wedding day. Use routing forms to qualify leads, capture preferences, and align availability. Share links in your proposals and your client onboarding wedding planner packet. Attach documents like a wedding planning checklist and a wedding budget spreadsheet via links so couples can access everything in one place. Learn more about event types and routing at https://help.cal.com and https://cal.com/docs.
02
Automate reminders across channels
Reduce no-shows by scheduling email, SMS, and WhatsApp reminders for couples, family, and vendors. Send confirmations instantly, add countdown reminders the week and day before, and follow up with thank you notes. Build conditional workflows that notify the florist with setup times while sending a different reminder to the DJ with arrival and soundcheck details. See how workflows operate at https://cal.com/docs and explore apps at https://cal.com/marketplace.
03
Connect tools, track changes, and scale
Keep calendars synced for every planner on your team. Connect Google Calendar, Outlook, Zoom, and Slack to centralize updates. When a time shifts, Cal.com automatically adjusts reminders and alerts the right stakeholders through webhooks. Developers can extend the flow using our API-first architecture. Self-host if you need full control and compliance. Explore the API at https://cal.com/docs/api, marketplace apps at https://cal.com/marketplace, and self-hosting at https://cal.com/self-hosted.
Benefits for modern wedding planning teams
Benefits for modern wedding planning teams
Deliver a polished client experience while reducing manual work and stress.
Deliver a polished client experience while reducing manual work and stress.
01
Never miss vendor deadlines
Create a reusable vendor timeline template wedding vendors can follow. Trigger setup and teardown instructions at the right moments, and keep the day of wedding timeline on track. If anything changes, workflows notify vendors automatically, preventing delays and last-minute confusion.
02
Professional client onboarding
Make the first impression count. Build an intake flow that routes packages, locations, and budgets to the right planner. Share your wedding planning checklist, contracts, and payment links in automated confirmations. Use reminder sequences to collect missing details during client onboarding wedding planner stages without manual chasing.
03
Reduce no-shows and last-minute chaos
Smart reminders confirm attendance, share parking info, and include prep checklists. If a vendor or guest reschedules, Cal.com updates the invite and messages everyone affected. You get fewer panicked calls and a smoother run of show on rehearsal and wedding day.
04
Own your data and brand
Cal.com is open source and API-first. Customize templates, white-label booking pages, and control your data. Self-host for privacy and compliance needs, and integrate with your CRM, storage, and communication tools. See enterprise options at https://cal.com/enterprise and the code at https://github.com/calcom/cal.com.
Features wedding planners rely on
Features wedding planners rely on
Flexible, API-first scheduling that adapts to your process.
Flexible, API-first scheduling that adapts to your process.
Multi-channel reminders
Email, SMS, and WhatsApp with customizable timing.
Vendor and couple routing forms
Route inquiries to the right planner based on criteria.
Reusable timeline templates
Build a vendor timeline template wedding teams can reuse.
Checklist and budget integrations
Sync your wedding planning checklist and wedding budget spreadsheet.
Self-hosting and SSO
Deploy on your infrastructure with enterprise controls.
Developer-friendly API and webhooks
Automate updates to calendars, CRMs, and comms.
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Todas tus herramientas clave sincronizadas con tus reuniones
Cal.com funciona con todas las aplicaciones que ya están en tu flujo, asegurando que todo funcione perfectamente junto.
Todas tus herramientas clave sincronizadas con tus reuniones
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Todas tus herramientas clave sincronizadas con tus reuniones
Cal.com funciona con todas las aplicaciones que ya están en tu flujo, asegurando que todo funcione perfectamente junto.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
Estas son algunas de nuestras preguntas más frecuentes.
Estas son algunas de nuestras preguntas más frecuentes.
Can Cal.com handle day of wedding timeline reminders?
Yes. Create timeline events for rehearsal, load-in, ceremony, and reception. Add timed reminders for vendors, the couple, and family with role-based messages and dynamic fields. Cal.com updates reminders if times change.
How do I manage vendor communications in one place?
Use workflows to send vendor-specific briefs, arrival windows, and location details by email, SMS, or WhatsApp. Connect Slack for internal alerts and track confirmations. Centralize everything with apps from https://cal.com/marketplace.
Can I customize client onboarding for different packages?
Yes. Use routing forms to segment by package, venue, and budget. Trigger unique confirmation pages, prep questionnaires, and payment or contract links. You can add package-specific timelines and reminders automatically.
Does Cal.com integrate with my existing tools?
Cal.com integrates with Google Calendar, Outlook, iCloud, Zoom, Teams, Slack, and more. Use Zapier or webhooks to connect CRMs like HubSpot and Airtable. Developers can extend workflows via API at https://cal.com/docs/api.
Is there a way to share a wedding planning checklist with clients?
Attach links to your wedding planning checklist in confirmations and reminders. Embed your checklist app in confirmation pages or use webhooks to update tasks as meetings are booked or rescheduled.
Can I self-host Cal.com for my agency?
Yes. You can deploy Cal.com on your own infrastructure, maintain full control of data, and customize as needed. Learn more at https://cal.com/self-hosted and review the repository at https://github.com/calcom/cal.com.
How secure is guest and vendor data?
Cal.com uses industry-standard encryption in transit and at rest. You can enable SSO and granular access controls. For advanced needs, explore enterprise features at https://cal.com/enterprise.
Can Cal.com handle day of wedding timeline reminders?
Yes. Create timeline events for rehearsal, load-in, ceremony, and reception. Add timed reminders for vendors, the couple, and family with role-based messages and dynamic fields. Cal.com updates reminders if times change.
How do I manage vendor communications in one place?
Use workflows to send vendor-specific briefs, arrival windows, and location details by email, SMS, or WhatsApp. Connect Slack for internal alerts and track confirmations. Centralize everything with apps from https://cal.com/marketplace.
Can I customize client onboarding for different packages?
Yes. Use routing forms to segment by package, venue, and budget. Trigger unique confirmation pages, prep questionnaires, and payment or contract links. You can add package-specific timelines and reminders automatically.
Does Cal.com integrate with my existing tools?
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Is there a way to share a wedding planning checklist with clients?
Attach links to your wedding planning checklist in confirmations and reminders. Embed your checklist app in confirmation pages or use webhooks to update tasks as meetings are booked or rescheduled.
Can I self-host Cal.com for my agency?
Yes. You can deploy Cal.com on your own infrastructure, maintain full control of data, and customize as needed. Learn more at https://cal.com/self-hosted and review the repository at https://github.com/calcom/cal.com.
How secure is guest and vendor data?
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Can Cal.com handle day of wedding timeline reminders?
Yes. Create timeline events for rehearsal, load-in, ceremony, and reception. Add timed reminders for vendors, the couple, and family with role-based messages and dynamic fields. Cal.com updates reminders if times change.
How do I manage vendor communications in one place?
Use workflows to send vendor-specific briefs, arrival windows, and location details by email, SMS, or WhatsApp. Connect Slack for internal alerts and track confirmations. Centralize everything with apps from https://cal.com/marketplace.
Can I customize client onboarding for different packages?
Yes. Use routing forms to segment by package, venue, and budget. Trigger unique confirmation pages, prep questionnaires, and payment or contract links. You can add package-specific timelines and reminders automatically.
Does Cal.com integrate with my existing tools?
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No te fíes solo de nuestra palabra
Nuestros usuarios son nuestros mejores embajadores. Descubre por qué somos la mejor opción para programar reuniones.
"Más elegante que Calendly, más abierto que SavvyCal, Cal.com funciona y se siente justo correcto."
Flo Merian
Marketing de Producto, Mintlify
Creo que Cal.com tiene una muy buena oportunidad de crear una nueva categoría alrededor de ser tanto genial como bien diseñado.
Guillermo Rauch
CEO, Vercel
"Acabo de migrar de Calendly a Cal.com."
Kent C. Dodds
Fundador de EpicWeb.dev
"¡Acabo de intentarlo y definitivamente es la reunión más fácil que he agendado!"
Aria Minaei
CEO, Teatro.JS
"Finalmente hice el cambio a Cal.com después de no poder encontrar cómo editar eventos en el panel de control de Calendly."
Ant Wilson
Co-Fundador y CTO, Supabase
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