O Impacto da Programação Automática no Equilíbrio entre Vida Profissional e Pessoal dos Empregados
Quando o agendamento e a gestão de turnos de trabalho entram em foco, a principal preocupação é geralmente como uma empresa se beneficiará com isso. Mas aqui está uma dica da aula de Gestão de Recursos Humanos 101: os funcionários são o ativo principal. Se eles estão felizes e motivados, podem aumentar as receitas apenas pela qualidade do trabalho e dos serviços que prestam. Esta regra também funciona ao contrário: funcionários sobrecarregados e que não são ouvidos estão menos inclinados a contribuir 101% para o seu trabalho. Eles apenas fazem o necessário, esperando que o turno termine – ou nem mesmo atendem às expectativas mínimas de trabalho.
Além disso, o agendamento automatizado tornará o cumprimento das novas regulamentações sobre condições de trabalho mais fácil e eficiente.
Você sabe disso como um proprietário de negócios responsável e inteligente, por isso vamos nos concentrar em coisas mais técnicas. Como você pode automatizar seu processo de agendamento para ajudar os funcionários a obter horários ótimos, alcançar um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal e, de modo geral, se sentirem valorizados?
Em resumo, você deve escolher uma ferramenta confiável e poderosa para agendamento automatizado. Então, você estará pronto para aumentar suas receitas e a satisfação e retenção dos funcionários.
Benefícios do Agendamento Automatizado de Funcionários
Um bom software de agendamento deve ajudá-lo a alcançar vários objetivos importantes relacionados à força de trabalho e suas necessidades, então vamos explorar esses benefícios em detalhe.
1. Custos Laborais Reduzidos
Introduzir agendamento automatizado não significa que você irá automaticamente demitir alguém porque não precisa mais deles, e assim economizará dinheiro nos salários deles. Isso seria uma abordagem irresponsável. Em vez disso, o agendamento automatizado permitirá que você entenda os gargalos da sua abordagem de pessoal e como melhorá-la.
Por sua vez, a melhoria na distribuição de turnos economizará dinheiro com compensações de horas extras, despesas com questões de segurança, acidentes ou perdas de dinheiro de clientes perdidos ou turnos superlotados em baixa temporada/hora do dia.
Se olharmos atentamente, tudo se torna óbvio. O agendamento manual está muitas vezes involuntariamente enviesado e aberto a erros humanos e ações habituais. Assim, alguns funcionários podem ser designados para mais turnos enquanto outros não recebem o suficiente. Ou turnos desafiadores com muitos clientes estão com falta de pessoal ou com trabalhadores inexperientes, enquanto períodos de baixa atividade recebem um influxo de trabalhadores com pouco a fazer.
Funcionários cansados tendem a ter mais acidentes, e trabalhadores inexperientes podem precisar de mais habilidades para lidar com turnos movimentados. Tudo isso leva a perdas financeiras em vez de gerar lucro.
Quando você realiza uma análise fundamental dos fatores a serem considerados e, em seguida, os integra em sua ferramenta de agendamento, a máquina cria um esquema de turnos justo. Todas as pessoas têm a chance de descansar, e todos os turnos estão adequadamente preenchidos para atender à demanda.
2. Operações Simplificadas
O agendamento manual sempre inclui dados importantes na tomada de decisões, então os problemas sempre surgirão. Alguém simplesmente não pode aparecer em um dia ou horário específico ou pede um dia de folga em vez de turnos adicionais. Além disso, feedback e comunicação próxima com os funcionários são imprescindíveis, de preferência reunidos em um só lugar, acessível tanto a gerentes quanto a funcionários.
Um bom agendador automatizado pode incorporar todas as demandas e fatores sem 'esquecer' nada. Em seguida, permitirá que os funcionários comuniquem suas preocupações diretamente no aplicativo, para que seus pedidos não se percam. O agendamento torna-se mais simplificado e eficiente, e as pessoas se sentem ouvidas e respeitadas.
3. Satisfação e Retenção Melhoradas dos Funcionários
Este ponto deriva dos dois anteriores: quando os turnos são distribuídos de maneira razoável, todos têm sua parte de trabalho e lazer. Portanto, há pouca razão para desistir. O dinheiro é apenas uma parte da retenção dos funcionários. Um verdadeiro equilíbrio entre trabalho e vida pessoal é tão importante quanto a compensação. Portanto, quando você pode criar horários de trabalho que respeitam as necessidades e direitos dos trabalhadores (enquanto mantém seu negócio funcionando), faça isso.
4. Conformidade Total
Partes da legislação trabalhista são regularmente revisadas para proteger os trabalhadores de tratamento injusto. É difícil considerar todos os novos requisitos enquanto se faz os horários manualmente. Ou seja, as regulamentações de agendamento exigem que os funcionários sejam informados sobre seus turnos com bastante antecedência para que possam ajustar seus planos ou pedir ao empregador que mude seu turno para outro horário. Informar as pessoas que seu turno começa em uma hora ou mesmo em 30 minutos é ilegal (e irrazoável, por falar nisso). O agendamento automatizado permite que você crie horários com bastante antecedência e cumpra regulamentos rigorosos. A automação ajuda a encaixar o trabalho que requer de 3 a 5 horas dentro de meia hora. Assim, você pode construir horários adequados de forma rápida e precisa, sem atrasar essa tarefa horrível.
5. Flexibilidade da Força de Trabalho
Uma boa ferramenta de agendamento permite uma comunicação bidirecional que dá aos trabalhadores uma voz na elaboração de horários. Algumas pessoas podem ter razões amplas para pedir turnos diferentes ou horários específicos, e é razoável ouvir essas demandas. Uma vez que eles tenham enviado seus pedidos através da ferramenta de planejamento, ela pode notificá-lo sobre essas preferências específicas. Assim, você não precisa correr para conseguir um substituto no último minuto. O agendamento automático torna a flexibilidade da força de trabalho uma realidade alcançável, e isso é incrível.
6. Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e processos automatizados
Quando os turnos são alocados automaticamente com relação à distribuição igual de turnos diurnos e noturnos, o equilíbrio geral entre trabalho e vida dos seus trabalhadores melhora. Você pode programar a ferramenta para ajustar-se às necessidades das pessoas com filhos que pedem horários específicos ou outras razões sérias que as pessoas possam ter. Assim, você ganha funcionários dedicados que investirão 200% em seu trabalho e terão menos esgotamento ou motivos para sair.
Tudo o que você precisa fazer é obter um software que não perca dados valiosos enquanto elabora os horários e que acompanhará a distribuição justa de turnos. Você economiza uma boa parte do trabalho monótono e propenso a erros e constrói uma equipe forte, saudável e altamente motivada para o seu negócio.
Como Resolver Problemas de Agendamento Adequadamente
Agora que você sabe como uma boa ferramenta de automação pode ajudar você e sua equipe, vamos explorar como implementar e ajustar este software para obter o máximo dele.
1. Identifique seus problemas específicos de agendamento
Cada negócio é único, e sua organização pode enfrentar problemas de agendamento e pessoal diferentes daqueles que organizações semelhantes enfrentam. Portanto, observe de perto quando e onde seus problemas de agendamento surgem: em determinados momentos do dia, em certos dias ou sazonalmente. Superlotação ou falta de pessoal? Ajustando trabalhadores a um turno? Absentismo? Esgotamento e alta rotatividade? Identifique os problemas específicos a serem resolvidos primeiro.
2. Colete feedback dos funcionários sobre os problemas de agendamento
O próximo passo é ouvir o que as pessoas têm a dizer. Suas observações e pedidos podem ser as soluções para os problemas que você identificou. Colete o feedback e veja como ele se encaixa nas áreas problemáticas que encontrou. Reclamações sobre a crônica falta de trabalhadores podem sinalizar falta de pessoal ou sobre turnos em que mais funcionários deveriam comparecer ao trabalho. Esgotamento e desejo de desistir devido à fadiga e falta de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal indicam a distribuição injusta de turnos. O absentismo é um sinal claro de um sistema de avisos de agendamento e planejamento de turnos quebrado sem a entrada dos trabalhadores. A lista pode ser longa; sua tarefa é ouvir e prestar atenção ao que está sendo dito.
3. Revise e atualize suas políticas de agendamento
Quando você tenta pela primeira vez reorganizar os horários, deve redigir novas políticas e práticas de agendamento à mão para manter o controle de tudo. Você decide quais passos irá introduzir (ou remover) para melhorar o agendamento e quais sugestões se tornarão políticas. Declare o que está fora dos limites e como as mudanças e ajustes de horário podem ser negociados (e quando).
4. Use software ou ferramentas de agendamento
Você pode implantar o software quando tiver redigido essas novas políticas e discutido-as com seus trabalhadores. Insira todos os detalhes e solicitações específicas que você reuniu e execute o programa. Veja como o horário é criado e discuta-o com as pessoas. Se tudo parecer bem, aplique o horário. Depois, colete feedback, analise como as coisas estão indo para o negócio agora e ajuste mais, se necessário.
5. Desenvolva um processo padronizado para pedidos de folga
Pedidos de folga são provavelmente um dos tópicos mais provocadores para você e seus funcionários. Portanto, para evitar conflitos e honrar seus pedidos razoáveis, desenvolva uma política simplificada para essa situação. Explique com quanto tempo de antecedência as pessoas precisam pedir como muitas vezes se pode solicitar mudanças no horário, e assim por diante. Funcionários que não têm tempo para se reenergizar se esgotam e desistem. É mais simples organizar um horário razoável que equilibre suas necessidades e as necessidades do negócio do que ver sua equipe inteira desistir um dia.
Automação de Processos Manuais
Ao lado da automação de agendamento, é razoável automatizar as tarefas que seus trabalhadores têm que fazer o máximo possível. Não estamos falando de cortar totalmente seus papéis. Estamos falando de dar à sua equipe ferramentas valiosas para facilitar tarefas monótonas e economizar energia para o trabalho que importa, como atender clientes.
1. Identifique as tarefas que podem ser automatizadas
Novamente, converse com sua equipe e analise individualmente o que pode e deve ser automatizado. A automação minimiza a possibilidade de erros e aumenta a produtividade sem sobrecarregar sua equipe. Isso é muito importante. Qualquer tarefa pequena que desperdice tempo e possa ser realizada automaticamente deve ser delegada a software.
2. Escolha as ferramentas de automação necessárias
Quando você sabe o que fazer, é hora de escolher ferramentas. Se você planeja implementar automação em larga escala, integrando muitos aplicativos e funções em uma única rede, veja o Zapier. É um instrumento extenso que conecta suas contas de redes sociais, vincula e-mail ao sistema CRM, integra pagamentos e ferramentas de feedback ao seu painel, e muito mais.
Se você precisa de automação mais específica e ajustada, veja o Google Docs. Seu conjunto de ferramentas pode ajudar a automatizar tarefas menores sem comprar um pacote de software separado – e fazê-lo de forma eficiente.
Recomendamos que você preste atenção especial à automação de processos de criação de etiquetas, que podem ser demorados e suscetíveis a erros se tudo for feito manualmente. Etiquetas são usadas em toda parte, desde remessa até marcação de produtos. Portanto, a criação de etiquetas precisas melhora seus processos empresariais.
Foxy Labels é um instrumento ideal para automação de impressão de etiquetas porque utiliza o Google Docs como base. Ele transfere informações do seu CRM e outras ferramentas para o Google Docs, ajuda você a criar etiquetas limpas e elegantes para diferentes fins nesse ambiente e as envia para impressão imediatamente. Este aplicativo faz a maior parte do trabalho enquanto você se concentra em outras tarefas urgentes, e não se preocupa com precisão e velocidade.
3. Configure sua automação
Uma vez que você tenha configurado sua ferramenta de automação, faça um teste e veja onde estão os possíveis gargalos. Colete feedback dos trabalhadores. Configure a ferramenta até que atenda às suas necessidades em 100%.
Seus trabalhadores apreciarão instrumentos de automação como uma adição a seu kit de ferramentas de trabalho, especialmente se ajudarem a ser produtivos enquanto mantêm um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Seu negócio também terá muito a ganhar com isso.
