O impacto do agendamento automatizado no equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos colaboradores

Quando o agendamento e a gestão de turnos entram em foco, a principal preocupação é normalmente como é que uma empresa vai beneficiar com isso. Mas aqui fica uma dica da aula de Gestão de Recursos Humanos 101: os colaboradores são o principal ativo. Se estiverem felizes e motivados, podem aumentar as receitas só pela qualidade do trabalho e dos serviços que prestam. Esta regra também funciona ao contrário: colaboradores sobrecarregados e ignorados têm menos vontade de contribuir 101% para o trabalho. Fazem apenas o mínimo exigido, à espera de que o turno acabe – ou nem sequer cumprem as expectativas mínimas de trabalho.

Além disso, o agendamento automatizado vai tornar mais fácil e eficiente o cumprimento das novas regras sobre condições de trabalho.

Tu sabes isto, como proprietário de uma empresa responsável e inteligente, por isso vamos focar-nos em coisas mais técnicas. Como podes automatizar o teu processo de agendamento para ajudar os colaboradores a ter horários ideais, um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal e, no geral, sentirem-se valorizados?

Resumindo: tens de escolher uma ferramenta fiável e poderosa para agendamento automatizado. Depois disso, estás pronto para aumentar as receitas e a satisfação e retenção dos colaboradores.

Benefícios do agendamento automatizado de colaboradores

Um software de agendamento realmente bom deve ajudar-te a atingir vários objetivos importantes relacionados com a força de trabalho e as suas necessidades, por isso vamos explorar estes benefícios em detalhe.

1. Reduzir custos laborais

Introduzir agendamento automatizado não significa que vás despedir alguém automaticamente porque já não precisas dessa pessoa e, assim, poupar no salário. Isso seria uma abordagem irresponsável. Em vez disso, o agendamento automatizado vai permitir-te perceber os gargalos da tua forma de planear equipas e como a podes melhorar.

Por sua vez, uma melhor distribuição de turnos vai poupar dinheiro em horas extra, custos com questões de segurança, acidentes ou perdas causadas por clientes perdidos ou por turnos com excesso de pessoal em épocas de menor movimento ou em determinadas horas do dia.

Se olharmos com atenção, tudo fica óbvio. O agendamento manual costuma ser inadvertidamente enviesado e está sujeito a erros humanos e a hábitos automáticos. Por isso, alguns colaboradores podem ficar atribuídos a mais turnos enquanto outros não têm turnos suficientes. Ou turnos exigentes, com muitos clientes, podem ficar com pouca equipa ou com trabalhadores inexperientes, enquanto em momentos de menor movimento há uma afluência de colaboradores com pouco para fazer.

Os colaboradores cansados tendem a ter mais acidentes, e os trabalhadores inexperientes podem precisar de mais competências para lidar com turnos movimentados. Tudo isto leva a perdas financeiras em vez de gerar lucro.

Quando fazes uma análise fundamental dos fatores a considerar e depois os integras na tua ferramenta de agendamento, a máquina cria um esquema de turnos justo. Todas as pessoas têm oportunidade de descansar, e todos os turnos ficam devidamente reforçados para responder à procura.

2. Operações simplificadas

O agendamento manual inclui sempre dados importantes na tomada de decisões, por isso os problemas acabam sempre por surgir. Alguém simplesmente não consegue aparecer num determinado dia ou hora, ou pede um dia de folga em vez de turnos adicionais. Além disso, o feedback e a comunicação próxima com os colaboradores são obrigatórios, de preferência reunidos num só lugar, acessível tanto aos gestores como aos colaboradores.

Uma boa ferramenta de automatização do agendamento consegue incorporar todas as exigências e fatores sem ‘esquecer’ nada. Depois, vai permitir que os colaboradores comuniquem diretamente as suas preocupações na app, para que os pedidos não se percam. O agendamento torna-se mais simples e eficiente, e as pessoas sentem-se ouvidas e respeitadas.

3. Maior satisfação e retenção dos colaboradores

Este ponto resulta dos dois anteriores: quando os turnos são distribuídos de forma razoável, cada pessoa tem a sua parte de trabalho e de lazer. Assim, há pouca razão para sair da empresa. O dinheiro é apenas uma parte da retenção de colaboradores. Um verdadeiro equilíbrio entre vida profissional e pessoal é tão importante como a remuneração. Por isso, quando podes criar horários de trabalho que respeitam as necessidades e os direitos dos trabalhadores (enquanto manténs a tua empresa a funcionar), fá-lo.

4. Conformidade de ponta a ponta

Partes da legislação laboral são revistas regularmente para proteger os trabalhadores de tratamentos injustos. É difícil ter em conta todos os novos requisitos ao fazer horários manualmente. Em concreto, as regras de agendamento exigem que os colaboradores sejam informados sobre os seus turnos com muita antecedência, para que possam ajustar os seus planos ou pedir ao empregador para mudar o turno para outra hora. Informar as pessoas de que o seu turno começa dentro de uma hora ou até em 30 minutos é ilegal (e, já agora, também irrazoável). O agendamento automatizado permite-te criar horários com bastante antecedência e cumprir regulamentos rigorosos. A automatização ajuda a encaixar numa meia hora o trabalho que exige 3 a 5 horas. Assim, podes criar horários adequados de forma rápida e precisa, sem atrasar esta tarefa ingrata.

5. Flexibilidade da força de trabalho

Uma boa ferramenta de agendamento permite uma comunicação bidirecional que dá aos trabalhadores voz na criação dos horários. Algumas pessoas podem ter razões de sobra para pedir turnos diferentes ou horários específicos, e faz sentido ouvir esses pedidos. Assim que enviarem os pedidos através da ferramenta de planeamento, esta pode notificar-te destas preferências específicas. Desta forma, não tens de andar à pressa a arranjar um substituto à última hora. O agendamento automático torna a flexibilidade da força de trabalho algo alcançável, e isso é fantástico.

6. Equilíbrio entre vida profissional e pessoal e processos automatizados

Quando os turnos são atribuídos automaticamente tendo em conta a distribuição equilibrada de turnos diurnos e noturnos, o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos teus trabalhadores melhora. Podes programar a ferramenta para ajustar-se às necessidades das pessoas com filhos que pedem intervalos de tempo específicos ou outras razões sérias que possam ter. Assim, ganhas colaboradores dedicados, que vão investir 200% no trabalho e ter menos burnout ou motivos para sair.

Tudo o que tens de fazer é obter um software que não perca dados valiosos ao montar horários e que mantenha o controlo da distribuição justa dos turnos. Poupas uma boa parte do trabalho monótono e propenso a erros e constróis uma equipa forte, saudável e altamente motivada para a tua empresa.

Como resolver corretamente os problemas de agendamento

Agora que já sabes como uma boa ferramenta de automatização te pode ajudar a ti e à tua equipa, vamos explorar como implementar e afinar este software para tirares o máximo partido dele.

1. Identifica os teus problemas específicos de agendamento

Cada empresa é única, e a tua organização pode enfrentar problemas de agendamento e de pessoal diferentes daqueles que organizações semelhantes enfrentam. Por isso, observa com atenção quando e onde os teus problemas de agendamento surgem: em certas horas do dia, em determinados dias ou sazonalmente. Excesso ou falta de pessoal? Correspondência entre trabalhadores e um turno? Absentismo? Burnout e elevada rotatividade? Identifica primeiro os problemas específicos a resolver.

2. Recolhe feedback dos colaboradores sobre os problemas de agendamento

O passo seguinte é ouvir o que as pessoas têm para dizer. Os seus comentários e pedidos podem ser as soluções para os problemas que identificaste. Recolhe o feedback e vê como ele se enquadra nas áreas problemáticas que encontraste. Queixas de falta crónica de trabalhadores podem sinalizar falta de pessoal ou turnos em que deviam aparecer mais colaboradores. Burnout e vontade de sair por causa do cansaço e da falta de equilíbrio entre vida profissional e pessoal apontam para uma distribuição injusta dos turnos. O absentismo é um sinal claro de um sistema falhado de avisos de horário e de planeamento de turnos sem a participação dos trabalhadores. A lista pode ser longa; a tua tarefa é ouvir e perceber o que está a ser dito.

3. Revê e atualiza as tuas políticas de agendamento

Quando começares a reorganizar horários, deves redigir novas políticas e práticas de agendamento à mão para conseguires controlar tudo. Decides que passos vais introduzir (ou remover) para melhorar o agendamento e quais as sugestões que passam a ser políticas. Define o que está fora dos limites e como as alterações e ajustes de horários flexíveis podem ser negociados (e quando).

4. Usa software ou ferramentas de agendamento

Podes implementar o software quando tiveres redigido estas novas políticas e as tiveres discutido com a tua equipa. Introduz todos os detalhes e pedidos específicos que recolheste e executa o programa. Vê como o horário é criado e discute-o com as pessoas. Se tudo parecer bem, aplica o horário. Depois, recolhe feedback, analisa como as coisas estão a correr para a empresa agora e afina mais, se for necessário.

5. Desenvolve um processo padronizado para pedidos de folga

Os pedidos de folga são provavelmente um dos temas que mais te provocam a ti e aos teus colaboradores. Por isso, para evitares conflitos e honrares pedidos razoáveis, desenvolve uma política simples para esta situação. Explica com quanta antecedência as pessoas precisam de pedir, com que frequência se pode pedir alterações ao horário e assim por diante. Os colaboradores que não têm tempo para recuperar acabam em burnout e saem. É mais simples organizar um horário razoável que equilibre as necessidades deles e as necessidades da empresa do que ver toda a tua equipa sair um dia.

Automatização de processos manuais

Além da automatização do agendamento, faz sentido automatizar o máximo possível as tarefas que os teus colaboradores têm de fazer. Não estamos a falar de cortar os seus papéis por completo. Queremos dizer dar à tua equipa ferramentas valiosas para facilitar tarefas monótonas e poupar energia para o trabalho que importa, como atender clientes.

1. Identifica as tarefas que podem ser automatizadas

Mais uma vez, fala com a tua equipa e analisa individualmente o que pode e deve ser automatizado. A automatização minimiza a possibilidade de erros e aumenta a produtividade sem sobrecarregar a tua equipa. Isso é muito importante. Qualquer pequena tarefa que consuma tempo e possa ser executada automaticamente deve ser delegada a software.

2. Escolhe as ferramentas de automatização necessárias

Quando souberes o que fazer, é altura de escolher ferramentas. Se planeias implementar automatização em grande escala, integrando muitas apps e funções numa única rede, vê Zapier. É um instrumento abrangente que liga as tuas contas de redes sociais, associa o email ao sistema CRM, integra ferramentas de pagamento e feedback no teu painel, e muito mais.

Se precisares de uma automatização mais específica e refinada, vê o Google Docs. O conjunto de ferramentas deles pode ajudar-te a automatizar tarefas mais pequenas sem comprar um pacote de software separado – e fazê-lo de forma eficiente.

Pedimos-te que prestes atenção especial à automatização dos processos de criação de etiquetas, que podem ser demorados e propensos a erros se tudo for feito manualmente. As etiquetas são usadas em todo o lado, desde o envio até à identificação de produtos. Por isso, a criação de etiquetas precisas melhora os processos da tua empresa.

Foxy Labels é uma ferramenta ideal para automatizar a impressão de etiquetas porque utiliza o Google Docs como base. Transfere informações do teu CRM e de outras ferramentas para o Google Docs, ajuda-te a criar etiquetas limpas e elegantes para diferentes fins neste ambiente e envia-as imediatamente para impressão. Esta app faz a maior parte do trabalho enquanto te concentras noutras tarefas urgentes, e não te preocupes com a precisão e a rapidez.

3. Configura a tua automatização

Assim que configurares a tua ferramenta de automatização, faz um teste e vê onde estão os possíveis gargalos. Recolhe feedback dos trabalhadores. Configura a ferramenta até que responda às tuas necessidades a 100%.

Os teus trabalhadores vão valorizar as ferramentas de automatização como um complemento ao seu conjunto de instrumentos de trabalho, especialmente se isso os ajudar a ser produtivos enquanto mantêm um equilíbrio entre vida profissional e pessoal. A tua empresa também vai beneficiar bastante com isso.