¿Qué son los tipos de eventos en Cal.com?

En Cal.com, los tipos de eventos son las diferentes categorías de citas, reuniones o sesiones que puedes configurar y gestionar según tus necesidades específicas. Estos tipos de eventos te permiten personalizar la experiencia de programación para ti, tu equipo o toda tu organización, asegurando que cada tipo de reunión se gestione de acuerdo con sus propias normas, disponibilidad y estructura.

Los diferentes tipos de tipos de eventos

Cal.com ofrece una variedad de tipos de eventos que se adaptan a diferentes necesidades de programación. Comprender estas opciones es esencial para crear un proceso de programación fluido y eficiente. Cada tipo de evento proporciona características y funcionalidades únicas para ayudarte a organizar tu calendario según cómo trabajas, ya sea que estés programando reuniones personales o gestionando citas a nivel de equipo. Echemos un vistazo más de cerca a los diferentes tipos de tipos de eventos que puedes elegir en Cal.com.

Tipos de eventos de programación personal

Los tipos de eventos personales en Cal.com son el tipo de evento más común y están diseñados para reuniones individuales. Ya sea para consultas, entrevistas o sesiones privadas, este tipo de evento facilita programar tiempo dedicado con alguien. Puedes establecer tu disponibilidad y duración de la reunión (por ejemplo, 30 minutos o una hora) y compartir el enlace de reserva, permitiendo a la otra persona elegir un momento que funcione para ambos.

Si bien generalmente se utilizan para reuniones individuales, los tipos de eventos personales también se pueden ajustar para incluir participantes adicionales, lo que los hace flexibles para pequeñas reuniones grupales o chequeos de equipo cuando sea necesario.

Tipos de eventos de programación colectiva

Los tipos de eventos colectivos en Cal.com simplifican el proceso de programación cuando están involucrados múltiples anfitriones. En lugar de coordinar horarios separados para cada persona, un evento colectivo te permite reunir a varios miembros del equipo o anfitriones para reunirse con un participante externo o grupo a la vez. Por ejemplo, una demostración de ventas podría involucrar a un par de ejecutivos de cuenta y un ingeniero de soluciones, o una entrevista de contratación podría reunir a un reclutador y un gerente de departamento.

Este tipo de evento resuelve muchos desafíos de programación para los equipos. Elimina interminables cadenas de correos electrónicos tratando de encontrar un horario que funcione para todos, reduce el riesgo de doble reserva y ayuda a asegurar que todos los participantes necesarios estén presentes en la reunión. Los eventos colectivos agilizan la coordinación y mejoran la transparencia, haciendo que el proceso de programación sea más eficiente para todos los involucrados.

Tipos de eventos de programación rotativa

Los tipos de eventos rotativos en Cal.com son el tipo de evento de equipo más utilizado, ayudando a los equipos a distribuir tareas o citas equitativamente entre múltiples miembros del equipo en un orden cíclico. Esto asegura equidad y evita que cualquier miembro del equipo se sobrecargue. Cuando los clientes reservan citas, el sistema rota los espacios de tiempo disponibles entre los miembros del equipo, proporcionando a los clientes más opciones mientras mantiene equilibrada la carga de trabajo. Es particularmente útil para equipos de ventas, soporte al cliente y atención médica que necesitan gestionar altos volúmenes de tareas o citas.

Los beneficios de la programación rotativa incluyen la distribución equitativa de la carga de trabajo, el aumento de la eficiencia y la mejora de la satisfacción del cliente. Automatiza la asignación de tareas, reduciendo el esfuerzo manual y asegurando la responsabilidad. Ya sea que elijas equilibrar la carga o maximizar la disponibilidad, la programación rotativa ayuda a agilizar la programación, asegurando un proceso fluido tanto para tu equipo como para los clientes.

Tipos de eventos de programación gestionada

Los tipos de eventos gestionados en Cal.com están diseñados para dar a los equipos un mayor control y consistencia sobre su programación de eventos. Con eventos gestionados, los administradores del equipo pueden crear plantillas de eventos que mantengan la uniformidad en todo el equipo, asegurando consistencia en las preguntas de reserva, duración y recordatorios. Esta característica es particularmente útil para equipos que necesitan mantener un proceso de reserva profesional y estandarizado mientras todavía permiten a los miembros individuales del equipo personalizar ciertos aspectos del evento.

El principal beneficio de los eventos gestionados es la capacidad de bloquear campos críticos, previniendo errores y manteniendo la uniformidad entre todos los miembros del equipo que usan el tipo de evento. Mientras los administradores controlan los detalles esenciales, pueden desbloquear campos no críticos (como el título o la descripción) para permitir la personalización donde sea necesario. Esta característica es perfecta para equipos que necesitan tanto control como flexibilidad, asegurando un proceso de programación fluido y estandarizado que reduce errores y mejora la incorporación de nuevos miembros del equipo.

¿Cómo crear un tipo de evento en Cal.com?

Crear un tipo de evento en Cal.com es simple y se puede hacer en solo unos pocos pasos. Así es como puedes configurarlo:

1. Inicia sesión en Cal.com

Inicia sesión en tu cuenta de Cal.com o crea una nueva cuenta de Cal.com.

2. Crea un nuevo tipo de evento

Una vez que hayas iniciado sesión, ve al tablero de tipos de eventos y haz clic en el botón “+ Nuevo” para comenzar a crear un nuevo tipo de evento.

3. Selecciona el tipo de evento

Selecciona el tipo de evento que deseas crear. Personal, gestionado, colectivo o rotativo. Luego, completa los detalles básicos para tu evento, como el nombre del evento, duración y descripción.

4. Configura los participantes del evento (no es necesario para eventos personales)

Para eventos colectivos o rotativos, necesitarás seleccionar qué miembros del equipo deberían formar parte del evento. Puedes elegir a cada miembro del equipo individualmente o seleccionar a todo un (sub)equipo. Para eventos gestionados, elige a los miembros del equipo que deberían usar esta plantilla.

5. Configura la disponibilidad

Después de configurar a los participantes, haz clic en la pestaña de disponibilidad para seleccionar los espacios de tiempo que funcionen para todos. Para eventos personales, puedes agregar tu propia disponibilidad para adaptarla a tu horario individual. Para eventos gestionados, el administrador puede bloquear la configuración de disponibilidad, o los miembros del equipo pueden personalizar su disponibilidad si está desbloqueada.

6. Finaliza tu configuración

Personaliza cualquier configuración adicional como recordatorios, preguntas de reserva y enlaces de reunión, dependiendo del tipo de evento. Una vez que hayas realizado todos los ajustes necesarios, guarda tu tipo de evento. Si necesitas información más detallada sobre estas características, sigue leyendo el artículo para obtener más información sobre cómo configurar y optimizar tus tipos de eventos.

Configuración del tipo de evento en detalle

Una vez que hayas creado tu tipo de evento en Cal.com, tendrás acceso a varias pestañas que te permiten configurar cada aspecto de tu evento. Cada pestaña ofrece un conjunto único de características que te ayuda a ajustar cómo funcionarán tus eventos. Desde establecer lo básico y la disponibilidad hasta agregar características avanzadas como opciones recurrentes y flujos de trabajo, esta sección te guiará por cada una de las pestañas y cómo se pueden usar para optimizar tu configuración de eventos.

¡Vamos a desglosarlas una por una para ayudarte a obtener el máximo provecho de tu configuración de eventos en Cal.com!

1. Pestaña de fundamentos

La pestaña de fundamentos es donde configuras los detalles fundamentales para tu tipo de evento. Aquí, puedes personalizar información clave como el título, la descripción y la duración del evento para adaptarlos a tus necesidades. Vamos a desglosar la configuración clave en la pestaña de fundamentos:

• Información básica:
  Comienza agregando el título y la descripción de tu evento. También puedes elegir el idioma de la interfaz para el evento. Una característica emocionante aquí es la capacidad de activar la opción para traducir el título y la descripción al idioma del navegador del visitante usando IA. Esto ayuda a crear una experiencia más personalizada para tus clientes internacionales al ajustar automáticamente el idioma para que coincida con sus preferencias.

• Duración del evento:
  En esta sección, puedes definir la duración del evento en minutos. También puedes habilitar la función Permitir que el reservador seleccione entre múltiples duraciones. Cuando está activada, esto permite que el reservador elija entre varias opciones de duración, como 15 o 30 minutos. También puedes establecer una duración predeterminada, por lo que si un reservador no selecciona una duración, se usará la predeterminada (por ejemplo, 15 minutos).

• Ubicación:
  Para la configuración de la ubicación, puedes seleccionar entre tres opciones:

  • Conferencia: Elige una herramienta de conferencia que hayas añadido en el mercado de aplicaciones o en la configuración de conferencias.

  • Presencial: Si el evento es presencial, selecciona ya sea la dirección del asistente o del organizador.

  • Otros: Para ubicaciones personalizadas o reuniones por enlace, selecciona esta opción. Incluso puedes permitir múltiples ubicaciones, dando al reservador la flexibilidad de elegir una que le funcione mejor.

2. Pestaña de disponibilidad

La pestaña de disponibilidad te permite seleccionar espacios de tiempo para tu evento. Por defecto, utiliza tu horario de disponibilidad general, pero puedes personalizarlo. Para eventos personales, los participantes pueden agregar su propia disponibilidad. Para eventos gestionados, el administrador puede bloquear la configuración o permitir que los miembros del equipo la ajusten. Para eventos rotativos y colectivos, puedes seleccionar por miembro del equipo qué horario de disponibilidad se debe usar, asegurando que todos los participantes estén disponibles antes de programar.

3. Pestaña de asignación (solo para eventos colectivos, rotativos y gestionados)

La pestaña de asignación es donde gestionas las asignaciones de miembros del equipo para eventos rotativos, colectivos y gestionados.

Para eventos gestionados y colectivos, asignar miembros del equipo es sencillo: simplemente seleccionas a las personas que deben ser incluidas en el evento. También puedes agregar futuros miembros del equipo a estos eventos, asegurando que los nuevos miembros del personal se incluyan automáticamente.

Para eventos rotativos, hay opciones de asignación más avanzadas. Después de seleccionar a tus miembros del equipo, puedes personalizar aún más la configuración de rotación seleccionando entre dos modos:

• Equilibrio de carga: Distribuye equitativamente las citas o tareas entre los miembros del equipo.

• Maximizar disponibilidad: Rota los espacios de tiempo disponibles entre los miembros del equipo para dar a los reservadores más opciones y aumentar las posibilidades de reserva.

Adicionalmente, puedes ajustar las prioridades de los miembros del equipo (por ejemplo, alta o baja prioridad), habilitar la distribución ponderada (para asignar tareas en función de un porcentaje) y establecer anfitriones fijos (para asegurar que siempre se asignen personas clave). Para configuraciones más complejas, también puedes crear grupos de rotación para organizar a los miembros del equipo por departamento o rol, mejorando la colaboración.

4. Pestaña de límites

La pestaña de límites te permite configurar varias restricciones para tu tipo de evento, dándote más control sobre las reservas. Puedes establecer límites para cosas como tiempos de amortiguación, frecuencia de reserva, aviso mínimo y más para asegurar que tu horario funcione sin problemas. Se recomienda activar todas las funciones una vez para ver cómo funcionan y ajustarlas según tus necesidades. Esta pestaña proporciona una forma flexible de personalizar la disponibilidad de tu evento y gestionar eficientemente las reservas.

5. Pestaña avanzada

La pestaña avanzada proporciona amplias opciones de personalización para tus tipos de eventos. Incluye la capacidad de agregar preguntas de reserva, donde puedes solicitar varios tipos de información, incluyendo texto corto, texto largo, correos electrónicos y números de teléfono. Puedes crear reservas basadas en correo electrónico (requiriendo solo un correo electrónico) o reservas basadas en teléfono (requiriendo solo un número de teléfono) que se adapten a tus necesidades.

Más allá de las preguntas de reserva, esta pestaña te permite configurar configuraciones adicionales como la integración de calendarios, confirmaciones de reserva y reglas para reprogramar. Puedes habilitar o deshabilitar características como verificación por correo electrónico, cancelación y reprogramación, así como establecer redirecciones después de la reserva y personalizar la apariencia de tus eventos.

Se recomienda activar todas las funciones una por una para explorar cómo funciona cada una y encontrar la mejor configuración para tu proceso de reserva.

6. Pestaña de recurrencias

La pestaña de recurrencias te permite configurar eventos que se repiten regularmente, como clases semanales o reuniones de equipo. Puedes elegir la frecuencia (por ejemplo, semanal, mensual) y establecer un número máximo de ocurrencias. Si un reservador se da de baja, todos los eventos futuros se cancelan automáticamente. No es posible reprogramar eventos recurrentes, por lo que es importante ajustar cuidadosamente el horario.

7. Pestaña de aplicaciones

La pestaña de aplicaciones en Cal.com te permite ampliar la funcionalidad de tus eventos integrándolos con varios proveedores de calendarios, software de videoconferencia y otras plataformas. Las aplicaciones también pueden agregar características adicionales, como la aplicación Wipe my Cal para reprogramar masivamente tu día. Puedes explorar la tienda de aplicaciones de Cal.com, encontrar aplicaciones por categoría e instalarlas con solo un clic. Algunas aplicaciones pueden requerir autenticación, como conectar tu cuenta de Google.

Una vez instaladas, puedes gestionar tus aplicaciones, habilitar o deshabilitar integraciones y ajustar configuraciones directamente desde la página de aplicaciones instaladas.

8. Pestaña de flujos de trabajo

La pestaña de flujos de trabajo en Cal.com te permite automatizar acciones en función de disparadores específicos, como cuando se crea, cancela o está a punto de comenzar una reserva. Esto reduce el esfuerzo manual, mejora la comunicación y asegura que tu proceso de programación funcione sin problemas.

Puedes configurar un flujo de trabajo seleccionando un disparador (por ejemplo, reserva creada, evento cancelado) y definiendo una acción (por ejemplo, enviar un correo electrónico, enviar un SMS o enviar un mensaje de WhatsApp). Puedes personalizar aún más los mensajes usando variables de texto dinámicas, como detalles del evento, información del asistente y URL de reuniones. Esto te permite enviar notificaciones personalizadas, recordatorios y mensajes de seguimiento automáticamente.

Se recomienda probar todos los disparadores y acciones disponibles para comprender completamente las capacidades de los flujos de trabajo y optimizar tu proceso de programación. Para obtener más orientación detallada, consulta nuestro artículo de ayuda de flujos de trabajo completo.

9. Pestaña de webhooks

La pestaña de webhooks te permite automatizar integraciones con otras aplicaciones activando acciones cuando ocurren eventos específicos en Cal.com, como la creación, cancelación o reprogramación de una reserva. Puedes configurar webhooks para escuchar estos eventos y enviar datos a una URL de suscriptor personalizada o usar integraciones como Zapier para conectar con otras aplicaciones sin requerir trabajo de desarrollo.

Los webhooks se pueden establecer a diferentes niveles, incluyendo a nivel de usuario, nivel de tipo de evento y nivel de equipo, permitiendo un control preciso sobre qué eventos activan acciones. Puedes elegir entre una variedad de disparadores (por ejemplo, reserva creada, reunión iniciada, grabación lista) y acciones (por ejemplo, enviar correos electrónicos, SMS o actualizar aplicaciones externas). También se pueden usar cargas útiles personalizadas, lo que facilita personalizar los datos enviados con cada webhook.

Se recomienda experimentar con estas características y probar los webhooks para entender cómo funcionan en tu configuración. Para obtener más orientación detallada, consulta nuestro artículo de ayuda de webhooks completo.

¿Estás listo para configurar tus tipos de eventos?

Ahora que estás familiarizado con los pasos y características para crear y personalizar tipos de eventos en Cal.com, tienes todas las herramientas que necesitas para optimizar tu proceso de programación. Ya sea que estés gestionando eventos personales, rotativos, colectivos o recurrentes, puedes adaptar cada tipo de evento para que se ajuste a tus necesidades. Comienza a experimentar con estas configuraciones y crea una experiencia de reserva fluida y eficiente para ti y tu equipo.

¿Listo para empezar? Regístrate en Cal.com ahora y agiliza tu programación hoy mismo!