Cinco consejos esenciales para la programación para usuarios de Cal.com
Cuando se trata de programación de calendarios, mereces lo mejor
En Cal.com, sabemos lo que puede ser tedioso programar, especialmente cuando no tienes las herramientas adecuadas. Por eso construimos Cal.com. Queríamos asegurarnos de que, sin importar en qué industria trabajes, dónde estés ubicado o cuál sea tu nivel de comodidad técnica, hay una opción en el mercado que ofrece programación de calendarios gratuita, robusta, flexible y personalizable.
Cinco consejos para maximizar tu experiencia en Cal.com
A medida que comienzas tu viaje hacia el dominio del tiempo, hay cosas que puedes hacer para mejorar y aumentar la rapidez con la que ves mejoras en tu flujo de trabajo al usar Cal.com. En este artículo, vamos a hablar de cinco consejos de programación que, si se implementan, ayudarán a garantizar que Cal.com no solo te ahorre tiempo, sino que también refleje mejor la forma en que trabajas y tus necesidades únicas.
Estos consejos son características simples y efectivas que son parte de Cal.com. No necesitas tener ningún trasfondo técnico para aprovecharlas. Todos los clientes de Cal.com, independientemente de si tienen nuestra cuenta base gratuita o se suscriben a un plan de equipo u organización, tienen acceso a estas funciones.
Consejo 1: personaliza tus preguntas de reserva
Todos los usuarios de Cal.com tienen la capacidad de personalizar sus preguntas de reserva, pero no es algo que todos hagan. Tus preguntas de reserva son los formularios simples que las personas ven cuando hacen clic en un espacio disponible. Es donde se les pregunta sobre su nombre, número de teléfono, correo electrónico y todas esas cosas.
Puedes personalizar esas preguntas de reserva para reflejar mejor la información que necesitas con anticipación para prepararte adecuadamente para una cita. Por ejemplo, supongamos que eres un proveedor de catering.
Podrías añadir preguntas personalizadas como:
¿Tienes alguna alergia o sensibilidad alimentaria conocida?
¿Hay algún ingrediente o sabor que deba evitarse?
¿Tienes un estilo de cocina favorito, por ejemplo, francés o americana?
Hacer este tipo de preguntas personalizadas te ayudará a comenzar a ahorrar tiempo de inmediato. La razón por la que marcan una diferencia tan impactante es que las preguntas de reserva inician el proceso de comunicación efectiva antes de que la reunión ocurra. Esto facilita la preparación para tus citas con anticipación y ayuda a garantizar que el evento real en cuestión transcurra sin problemas.
¿Quién más puede beneficiarse de las preguntas de reserva?
Las preguntas de reserva también son excelentes para las personas que trabajan en campos relacionados con la salud. Grandes preguntas para profesionales y organizaciones centradas en la salud incluyen:
¿Has visitado nuestra clínica antes?
¿Qué tipo de seguro tienes?
¿Es esta tu primera vez buscando apoyo para este problema específico?
Como puedes ver, hacer preguntas de reserva específicas de la industria es una forma sencilla de eliminar la incomodidad antes de que ocurra y de acelerar la adquisición de conocimiento centrada en el cliente. Esto es beneficioso para todos porque significa que todas las partes han compartido y recibido la información necesaria para preparar la reunión para el éxito.
Consejo 2: aprovecha los límites de reserva
Todos los usuarios de Cal.com tienen acceso a una amplia gama de límites de reserva a nivel de evento. Esto te permite controlar con qué frecuencia ocurre un evento, si puedes ser reservado para este evento uno tras otro sin un descanso entre ellos, y todas estas cosas. Aprovechar estos límites de reserva significa que puedes asegurarte de que siempre tengas el espacio que necesitas para aparecer, estar presente y actuar de una manera que cumpla con tus propios altos estándares.
Los límites de reserva de Cal.com incluyen configuraciones como:
Tiempo de descanso
Duración total de la reserva
Notificación mínima
Intervalo de tiempos disponibles
Usar límites de reserva es una forma fácil de prepararte para el éxito. Solo toma unos momentos personalizarlos a través de tus configuraciones a nivel de evento. Los límites de reserva son especialmente útiles para individuos en profesiones como la consejería, el derecho y la medicina que participan en trabajo pro bono. Usar límites de reserva facilita hacer un seguimiento y gestionar los compromisos benéficos sin tener que invertir en software adicional de gestión del tiempo o programación.
Consejo 3: haz que tus reservas sean opt-in con "requiere confirmación"
Las reservas opt-in son fantásticas. Garantizan que las citas solicitadas no se reservarán sin tu aprobación explícita. Lo último que necesita una persona ocupada es una sorpresa de última hora, y si no habilitas esta configuración, eso puede ocurrir, especialmente si no has personalizado tus límites de reserva.
La configuración de requiere confirmación ayuda a simplificar las cosas asegurando que recibas un correo electrónico así como un aviso en el área de reservas de tu panel, informándote cada vez que alguien quiera reunirse. Estas reservas no se finalizarán hasta que hagas clic en un botón para aprobarlas.
Esta es una configuración que debe habilitarse por evento, así que si solo la has configurado para un tipo de reunión, no tienes que preocuparte de que afecte a nada más.
Esto significa que puedes mezclar y combinar diferentes sistemas de control con diferentes eventos reservables según tus necesidades.
Consejo 4: no tengas miedo de eventos ocultos
No tienes que hacer públicos todos tus enlaces de reserva. Los eventos ocultos te permiten crear reuniones y tipos de citas específicos que puedes compartir según la necesidad. Un gran ejemplo de esto es si trabajas en una organización, empresa o entorno que fomenta el mentoreo. No necesariamente vas a querer mentorear a cada nuevo empleado o interno que entre.
Sin embargo, habrá personas cuyo talento, personalidad y enfoque hacia el trabajo te inspiren. Debido a esto, podrías encontrar que deseas ayudarles en su trayectoria profesional.
Puedes usar eventos ocultos para crear un tipo de cita de mentoreo oculto que podrías compartir con tus aprendices elegidos para ayudarlos a desarrollar su carrera. También puedes usar eventos ocultos para cosas sencillas como programar una charla rápida con compañeros de trabajo cercanos o crear un tipo de reunión para que tus supervisores puedan reservar tiempo contigo en una emergencia incluso si estás fuera de la oficina.
Consejo 5: utiliza las características de flujo de trabajo de Cal.com
Nuestro último consejo es no tener miedo de usar las características de flujo de trabajo de Cal.com. Los flujos de trabajo son increíbles. Te ahorrarán muchos problemas y preocupaciones. La forma en que operan los flujos de trabajo es simple. Creas uno, eliges un desencadenante y luego eliges acciones.
Por ejemplo, puedes configurarlo para que se te envíe un correo electrónico (y puede ser a tu correo personal; no tiene que ser a tu correo de trabajo) cada vez que se cancele una cita. También puedes configurarlo para que recibas una notificación cada vez que se reprograma una cita. No tienes que usar solo un flujo de trabajo por tipo de evento. Puedes usar tantos flujos de trabajo como necesites para asegurarte de que no tienes que pensar en lo que está sucediendo. Simplemente sabes lo que está pasando, especialmente en lo que respecta a tu tiempo.
Cuanto más uses Cal.com, más descubrirás todas las formas en que quita el estrés de gestionar la programación y las citas. Si te gustó este artículo y quieres aprender más sobre otras características de productos de Cal.com, simplemente haz clic aquí. Tenemos toda una sección dedicada a eso en nuestro blog. Gracias por leer, y como siempre, ¡feliz programación!
