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Automatiza la programación del campus con flujos de trabajo para universidades y colegios

Automatiza la programación del campus con flujos de trabajo para universidades y colegios

Agiliza el proceso de admisión universitaria, la lista de verificación para recorridos por el campus, las ideas de orientación estudiantil y el flujo de trabajo de asesoramiento académico con flujos de trabajo flexibles impulsados por API.

Agiliza el proceso de admisión universitaria, la lista de verificación para recorridos por el campus, las ideas de orientación estudiantil y el flujo de trabajo de asesoramiento académico con flujos de trabajo flexibles impulsados por API.

Panel de configuración de un flujo de trabajo automatizado en Cal.com, mostrando un desencadenante para enviar un recordatorio por correo electrónico a los asistentes 24 horas antes de que comience un tour por el campus. La sección de acción incluye una plantilla de correo electrónico personalizable que solicita a los estudiantes confirmar su asistencia, con variables para la fecha, hora, organizador, ubicación y un botón de confirmación.

Confiado por empresas de rápido crecimiento en todo el mundo

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Cómo funciona para universidades y colegios

Cómo funciona para universidades y colegios

Cal.com convierte la planificación académica compleja en flujos de trabajo configurables y simples. Conecta tus calendarios, herramientas de video y formularios, luego define la lógica que se adapte a cada departamento. Los desarrolladores pueden ampliar todo con nuestra API y webhooks.

Cal.com convierte la planificación académica compleja en flujos de trabajo configurables y simples. Conecta tus calendarios, herramientas de video y formularios, luego define la lógica que se adapte a cada departamento. Los desarrolladores pueden ampliar todo con nuestra API y webhooks.

01

Conecta calendarios, conferencias y políticas

Conecte los calendarios de Google o Microsoft, Zoom, Microsoft Teams y más en minutos a través del marketplace de Cal.com (https://cal.com/marketplace). Establezca límites que coincidan con la política del campus, incluyendo ventanas de reserva por periodo, márgenes antes y después de las reuniones, horas de trabajo en diferentes zonas horarias y límites por día. Añada formularios de admisión para capturar el programa, el ID del estudiante o el estado del solicitante y enrute según las respuestas. El personal de admisiones puede publicar una única página de reservas para entrevistas, mientras que los equipos de instalaciones gestionan la capacidad para las visitas. Todo permanece sincronizado con sus calendarios, por lo que se evitan las reservas dobles y los conflictos de horario.

02

Modelo de flujos de trabajo de programación académica

Modela cada flujo académico con tipos de eventos reutilizables y plantillas de flujo de trabajo. Para el proceso de admisiones universitarias, dirija a los solicitantes por programa o senioridad del entrevistador, luego programe automáticamente entrevistas y llamadas de decisión. Para las visitas, use su lista de verificación de visitas al campus para asignar guías y salas. Para ideas de orientación estudiantil como sesiones de múltiples pistas, cree eventos grupales con límites de capacidad y recordatorios automáticos. Los asesores pueden estandarizar el flujo de trabajo de asesoramiento académico, desde la admisión hasta el seguimiento. Incluso el proceso de auditoría de títulos y los procedimientos de la oficina del registrador se benefician de confirmaciones automáticas, recordatorios y escalaciones que mantienen a los estudiantes en el camino.

03

Automatizar la mensajería, el enrutamiento y las transferencias

Automatiza la mensajería y las transferencias internas sin esfuerzo manual. Usa Cal.com Workflows para enviar confirmaciones por correo electrónico, SMS o WhatsApp con tu marca, recordatorios y seguimientos posteriores a eventos desencadenados por reservas, reprogramaciones y cancelaciones (https://cal.com/docs/workflows). Notifica a los canales de Slack sobre solicitantes de alta prioridad, envía cargas útiles de webhook a tu SIS o CRM, y actualiza hojas de cálculo o almacenes de datos a través de la API (https://cal.com/docs/api). Accede a registros y controla lo que tu equipo de TI espera, incluyendo SSO y acceso basado en roles, con detalles en nuestra página de seguridad (https://cal.com/security).

Beneficios clave para la programación en la educación superior

Beneficios clave para la programación en la educación superior

Cal.com ayuda a las universidades a reducir la carga administrativa, aumentar las tasas de asistencia y ofrecer una experiencia consistente a los solicitantes, estudiantes, profesores y personal.

Cal.com ayuda a las universidades a reducir la carga administrativa, aumentar las tasas de asistencia y ofrecer una experiencia consistente a los solicitantes, estudiantes, profesores y personal.

Imagen que muestra una notificación de recordatorio de reunión de Cal.com en un dispositivo móvil para un recorrido por el campus, con un mensaje de recordatorio y fotos de perfil de los asistentes que indican su estado de respuesta.

01

Acelera el proceso de admisión

Mueve a los solicitantes de la consulta a matriculados más rápido. Reemplaza los correos electrónicos de ida y vuelta con enlaces de reserva instantánea que respetan la disponibilidad del entrevistador, las zonas horarias y las reglas específicas del programa. Usa formularios de enrutamiento para calificar prospectos, enviar candidatos de alta prioridad al personal senior, y equilibrar la carga con la asignación de turnos rotativos. Automatiza los recordatorios para reducir las ausencias, y recopila la información que los revisores necesitan de antemano. Cal.com se integra con Zoom o Teams para entrevistas virtuales, y se incrusta en tu sitio web o portal para que la experiencia se sienta nativa. Al agilizar el proceso de admisiones universitarias, tu equipo pasa más tiempo evaluando el ajuste y menos tiempo persiguiendo calendarios.

02

Mejorar el éxito y la asesoría de los estudiantes

Mejore los resultados de asesoramiento con un flujo de trabajo de asesoramiento académico fiable. Cree tipos de eventos separados para horas de atención, verificaciones de graduación y evaluaciones de transferencia, cada uno con la duración de reunión adecuada, buffers y formularios. Active recordatorios para los estudiantes que necesitan completar la documentación antes de una sesión, y envíe seguimientos que incluyan recursos y próximos pasos. Los asesores también pueden automatizar recordatorios relacionados con el proceso de auditoría de títulos, para que los estudiantes reserven tiempo para resolver retenciones o seleccionar cursos. Las conferencias integradas y la sincronización del calendario mantienen a todos alineados, mientras que las páginas de reserva accesibles apoyan a todos los estudiantes.

Imagen de un panel de reservas que muestra entrevistas de admisión programadas, visitas al campus, sesiones de orientación y citas de asesoramiento con fechas, horas, títulos de eventos y fotos de perfil de los participantes.

03

Reduce el riesgo con control y cumplimiento

Mantén el control sobre los datos y las operaciones. Cal.com es de código abierto y admite el autoalojamiento, brindando a las universidades opciones para la residencia de datos y el despliegue personalizado. Habilita SSO para reforzar la autenticación central y gestionará el acceso por departamento y rol. Los registros de auditoría detallados, la retención de datos configurable y el cifrado ayudan al departamento de TI a cumplir con los estándares internos. Revisa nuestro enfoque en https://cal.com/security y explora el código en GitHub en https://github.com/calcom/cal.com. Con menos pasos manuales, el personal reduce errores y protege la información sensible relacionada con solicitantes y estudiantes.

04

Construir una vez, reutilizar en diferentes departamentos

Escala la programación consistente en admisiones, asesoramiento, registros, alojamiento y más. Crea plantillas una vez y compártelas con los departamentos para acelerar la implementación y preservar las mejores prácticas. Nuestra arquitectura centrada en la API permite a los desarrolladores crear tipos de eventos, reglas de enrutamiento y flujos de trabajo de manera programática, o sincronizar metadatos con tu SIS y CRM. Utiliza la plataforma para optimizar los procedimientos de la oficina de registros, como la recogida de transcripciones y las citas de graduación, y luego reutiliza los mismos patrones para eventos en el campus. Consulta la documentación para desarrolladores en https://cal.com/docs/api y las opciones empresariales en https://cal.com/enterprise.

Editor de plantillas que muestra un recordatorio de correo electrónico con marca para una visita al campus en Cal.com, con un asunto personalizable y variables para la fecha del evento.

Las universidades se basan en características

Las universidades se basan en características

Programación flexible, primero API que se adapta a las admisiones, visitas, orientación, asesoramiento y flujos de trabajo del registrador.

Programación flexible, primero API que se adapta a las admisiones, visitas, orientación, asesoramiento y flujos de trabajo del registrador.

Rutas de formularios y elegibilidad

Recoge datos de los solicitantes, clasifícalos por programa, ubicación, idioma o prioridad. Perfecto para el proceso de admisiones universitarias.

Eventos en grupo con controles de capacidad

Organiza visitas al campus e itinerarios de orientación con límites de asistentes, alertas de capacidad y recordatorios automatizados.

Round robin y programación colectiva

Distribuya las entrevistas entre el personal de admisiones o reserve con múltiples participantes, como pares de asesores y paneles de facultad.

Flujos de trabajo para mensajería multicanal

Envía recordatorios, confirmaciones y seguimientos por correo electrónico, SMS y WhatsApp impulsados por disparadores de eventos.

Integraciones, SSO y controles de acceso

Incruste páginas de reserva en su sitio o portal, habilite SSO y gestione roles para departamentos y campus.

API y webhooks

Automatizar los procedimientos de la oficina del registrador, sincronizar los sistemas SIS y CRM, y registrar eventos en Slack y en almacenes de datos.

Vea cómo los flujos de trabajo mantienen su programación en buen camino

Vea cómo los flujos de trabajo mantienen su programación en buen camino

Vea cómo los flujos de trabajo de Cal.com simplifican la programación, automatizan recordatorios y mantienen sus reuniones funcionando sin problemas. Vea ejemplos reales de cómo los equipos utilizan los flujos de trabajo para reducir ausencias y ahorrar tiempo.

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Todas tus herramientas clave sincronizadas con tus reuniones

Cal.com funciona con todas las aplicaciones que ya están en tu flujo, asegurando que todo funcione perfectamente junto.

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Cal.com funciona con todas las aplicaciones que ya están en tu flujo, asegurando que todo funcione perfectamente junto.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Estas son algunas de nuestras preguntas más frecuentes.

Estas son algunas de nuestras preguntas más frecuentes.

¿Podemos alojar nosotros mismos Cal.com para cumplir con las políticas de datos de la universidad?

Sí. Cal.com admite el autoalojamiento con las mismas características principales que nuestro servicio en la nube, para que el IT pueda controlar la residencia de datos y la implementación. Revise los detalles de seguridad en https://cal.com/security y explore el código en https://github.com/calcom/cal.com.

¿Cómo apoyamos el proceso de admisión universitaria con el enrutamiento?

Utiliza formularios de enrutamiento para capturar programa, ubicación y prioridad, luego asigna automáticamente entrevistas con enrutamiento rotativo o directo. Agrega grupos de entrevistadores por departamento y publica un único enlace de reserva para los solicitantes.

¿Cal.com se integra con nuestro SIS o CRM?

Sí. Utiliza nuestra API y webhooks para sincronizar reservas, asistentes y metadatos con tu SIS o CRM. También puedes conectar herramientas populares a través del mercado (https://cal.com/marketplace) o mediante middleware como Zapier.

¿Podemos gestionar eventos grupales para visitas al campus y orientaciones?

Sí. Crea eventos grupales con límites de capacidad, franjas horarias y recordatorios automatizados. Asigna anfitriones, añade preguntas de ingreso y realiza un seguimiento de la asistencia desde un único panel de control.

¿Cómo gestionan los asesores la disponibilidad recurrente a lo largo de múltiples plazos?

Define horarios por período, campus o programa. Establezca ventanas de reserva, márgenes y reglas de zona horaria. Los asesores pueden ofrecer enlaces distintos para horas de atención y citas, cada uno con formularios personalizados.

¿Podemos cobrar pagos por eventos como la educación continua?

Sí. Conéctese a Stripe desde el mercado para cobrar pagos o depósitos cuando se reserve una sesión. Habilite la fijación de precios por evento y emita reembolsos a través de su cuenta de Stripe.

¿Qué características de seguridad ayudan al departamento de TI y a la oficina del registrador?

Cal.com ofrece SSO, controles de acceso basados ​​en roles, registros de auditoría, encriptación en tránsito y en reposo, y opciones de auto hospedaje. Aprende más en https://cal.com/security.

No te fíes solo de nuestra palabra

Nuestros usuarios son nuestros mejores embajadores. Descubre por qué somos la mejor opción para programar reuniones.

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