O que são eventos coletivos?

Um evento coletivo é um formato de agendamento onde vários anfitriões ou membros da equipa se encontram com um participante ou grupo externo ao mesmo tempo. Em vez de agendar cada anfitrião separadamente, o evento reúne todos num único link de reserva. Por exemplo:

• Uma demonstração de vendas onde dois executivos de contas se unem a um engenheiro de soluções.

• Uma entrevista de contratação onde um recrutador e um gerente de departamento encontram um candidato juntos.

• Um arranque de projeto onde partes interessadas de design, desenvolvimento e produto se juntam ao cliente numa chamada compartilhada.

Este tipo de agendamento elimina a comunicação interminável de interlocução e garante que as pessoas certas estejam sempre na sala.

Por que o agendamento coletivo é importante para as equipas

Equipas de todos os tamanhos muitas vezes lutam para alinhar calendários. Quanto mais pessoas envolvidas, mais pontos problemáticos de agendamento aparecem. Os eventos coletivos resolvem esses problemas simplificando a coordenação e garantindo transparência.

Desafios comuns sem agendamento coletivo

• Cadeias de e-mails intermináveis tentando encontrar um horário que funcione para todos.

• Risco de dupla marcação quando diferentes anfitriões agendam separadamente.

• Oportunidades perdidas devido a tempos de resposta lentos.

• Confusão quando os participantes não têm certeza de quem irá participar da reunião.

Benefícios de adotar eventos coletivos

• Eficiência: Um link substitui dezenas de mensagens.

• Clareza: Todos sabem exatamente quem estará na reunião.

• Profissionalismo: Um processo de reserva suave reflete bem na sua organização.

• Economia de tempo: Coordenadores gastam menos tempo gerenciando calendários.

Como configurar eventos coletivos no Cal.com

Configurar eventos coletivos no Cal.com é simples e eficiente. Siga estes passos para começar:

1. Faça login no Cal.com

Primeiro, crie uma conta no Cal.com ou faça login na sua conta existente.

2. Crie um novo tipo de evento

No painel de tipos de eventos, clique em '+ Novo' para criar um novo tipo de evento.

3. Selecione uma equipa e tipo de evento

No menu suspenso, selecione uma das suas (sub)equipes, depois escolha 'evento coletivo' como o tipo de evento. Preencha os detalhes básicos do seu evento.

4. Configure os membros da equipa coletiva

Escolha os membros da equipa que devem fazer parte do evento coletivo. Você pode:

• Escolher cada membro da equipa individualmente.

• Adicionar todos em uma (sub)equipa específica, incluindo futuros membros.

5. Clique em disponibilidade e selecione o horário de disponibilidade desejado por todos.

Usará o horário de disponibilidade 'padrão' como padrão.

Melhores práticas para configurar eventos coletivos

Para maximizar o valor do agendamento coletivo, é importante definir seus eventos estrategicamente.

1. Defina seus anfitriões claramente

Escolha os membros da equipa certos que precisam estar na sala. Por exemplo, uma consulta técnica pode exigir tanto um gerente de produto quanto um engenheiro de soluções. Clareza antecipada evita perda de tempo mais tarde.

2. Padronize a disponibilidade

Certifique-se de que os anfitriões tenham horários de trabalho definidos ou horários bloqueados. Isso cria disponibilidade previsível e evita conflitos de última hora.

3. Use buffers e tempo de preparação

Adicione intervalos antes e depois das reuniões para que os anfitriões possam se preparar ou debater. Isso ajuda a garantir que as discussões permaneçam focadas e produtivas.

4. Automatize lembretes e acompanhamentos

Lembretes reduzem ausências e acompanhamentos melhoram a experiência do cliente. Com os fluxos de trabalho certos, os participantes permanecem engajados sem esforço manual.

Aplicações reais de eventos coletivos

O agendamento coletivo é amplamente adotado em indústrias onde a colaboração entre vários participantes é crucial para o sucesso. Abaixo estão alguns casos de uso convincentes que destacam como o agendamento coletivo simplifica a coordenação e aumenta a eficiência em vários setores.

Vendas e sucesso do cliente

Em vendas e sucesso do cliente, os eventos coletivos garantem que executivos de contas, especialistas em produtos e engenheiros possam se encontrar com clientes em uma única sessão coordenada. Isso elimina atrasos de agendamento e garante que toda a expertise necessária esteja disponível de uma vez, melhorando as chances de fechar negócios e resolver problemas rapidamente. Ao coordenar horários de forma eficaz, os eventos coletivos oferecem uma experiência perfeita e profissional para os clientes, economizando tempo e melhorando a satisfação do cliente.

Recrutamento e contratação

Os eventos coletivos simplificam o processo de agendamento para recrutamento reunindo recrutadores, gerentes de contratação e líderes técnicos em uma única sessão. Isso elimina o incômodo de agendamentos de ida e volta, oferecendo uma experiência mais suave e eficiente para os candidatos e a equipa de contratação. Acelera a tomada de decisões garantindo que todas as partes interessadas estejam presentes de uma vez, levando a processos de contratação mais rápidos e eficazes.

Serviços profissionais e consultoria

Em serviços profissionais e consultoria, os eventos coletivos permitem que equipas de diferentes departamentos — como gerentes de projeto, desenvolvedores e designers — se encontrem com clientes em uma sessão única e unificada. Isso garante uma frente coordenada e profissional e evita conflitos de agendamento, melhorando a eficiência, colaboração e satisfação do cliente. Ajuda agências e consultorias a oferecer serviços mais eficientes enquanto garantem que todas as perspetivas sejam abordadas em tempo real.

Educação e saúde

Na educação e na saúde, os eventos coletivos permitem que instrutores, profissionais médicos e especialistas se encontrem com estudantes, pacientes ou famílias, garantindo que todos os principais participantes estejam presentes de uma vez. Esta abordagem simplifica o processo de agendamento, promove comunicação mais clara e permite tomadas de decisão mais rápidas, melhorando os resultados e reduzindo atrasos em ambos os setores.

Eventos coletivos vs agendamento em round robin

Os eventos coletivos permitem que um grupo de pessoas participe de uma reunião ou evento, mas a principal diferença do agendamento em round robin é que eles não envolvem distribuição de tarefas ou horários. Em vez disso, todos os membros de um grupo compartilham a mesma disponibilidade, e uma reunião é agendada quando todos os participantes estão livres. Isso é particularmente útil para reuniões de equipa ou eventos onde todos precisam estar presentes ao mesmo tempo, como um arranque de projeto, uma consulta com cliente ou uma demonstração de vendas envolvendo múltiplos membros da equipa.

Em contraste, o agendamento em round robin distribui tarefas ou horários igualmente entre indivíduos, garantindo que cada membro da equipa obtenha uma parte igual de compromissos ou reuniões. Este método é ideal quando várias pessoas de uma equipa precisam revezar-se em horários de reunião, como em suporte ao cliente ou consultas individuais, onde a carga de trabalho é distribuída pela equipa.

Quer saber mais sobre agendamento em round robin e como ele pode beneficiar sua equipa? Leia nosso guia completo sobre agendamento em round robin aqui.

Principais conclusões do uso de eventos coletivos no agendamento

Os eventos coletivos resolvem um dos maiores desafios de agendamento: alinhar múltiplos anfitriões com participantes externos. Ao adotar essa abordagem, indivíduos, equipas e empresas ganham eficiência, clareza e profissionalismo. Quando alimentado por uma plataforma flexível como o Cal.com, o agendamento coletivo torna-se um facilitador de crescimento, em vez de um problema que consome tempo.

Pronto para simplificar o agendamento coletivo para sua equipa? Explore como o Cal.com pode ajudar você a coordenar eventos com confiança.