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Automate client scheduling and follow-ups for executive coaches
Automate client scheduling and follow-ups for executive coaches
Streamline intakes, sessions, and follow-ups with configurable workflows that respect your coaching process and client confidentiality.
Streamline intakes, sessions, and follow-ups with configurable workflows that respect your coaching process and client confidentiality.
Confiado por empresas em rápido crescimento em todo o mundo
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How Cal.com workflows help executive coaches run a seamless practice
How Cal.com workflows help executive coaches run a seamless practice
From discovery to outcomes, automate the admin so you can focus on coaching impact.
From discovery to outcomes, automate the admin so you can focus on coaching impact.
01
Map your coaching journey
Start by mapping your client journey, from discovery call to the coaching engagement contract, ongoing sessions, and graduation. In Cal.com, define event types for each step, align prep tasks with your goal setting framework coaching, and tailor time buffers, availability, and locations. Create a consistent coaching session template with custom fields for topics, goals, and confidentiality agreements.
02
Automate intakes and prep
Build an executive coaching intake workflow that collects key context before the first call. Trigger forms, pre-work, or a leadership 360 feedback process request when a discovery call is booked. Automatically route the right documents, like your coaching engagement contract, and send branded reminders via email, SMS, or WhatsApp. Sync data to your CRM or notes app with webhooks and integrations.
03
Deliver, measure, and follow up
For every booked session, send prep prompts, agenda reminders, and post-session summaries. Trigger follow-ups with homework and next steps. After a program milestone, automate a check-in to review outcomes against the original goals and 360 results. Use analytics to spot gaps, reduce no-shows, and keep engagements on track without manual chasing.
Why executive coaches rely on Cal.com workflows
Why executive coaches rely on Cal.com workflows
Purpose-built automation for confidential, high-stakes coaching relationships.
Purpose-built automation for confidential, high-stakes coaching relationships.
01
Reduce no-shows and last-minute reshuffles
Automated reminders via email, SMS, and WhatsApp keep busy executives on time. Configure sequences at 72, 24, and 1 hour, include location details and reschedule links, and apply time-zone intelligence. Your calendar stays predictable, and clients appreciate the clarity.
02
Shorten time to kickoff with a streamlined intake
Turn interest into momentum. Route prospects through executive coaching intake, automatically share scope, pricing, and a coaching engagement contract, and collect signatures using integrated apps. Pre-load a coaching session template so the first call starts with context, not admin.
03
Create consistency across multi-coach teams
Standardize a goal setting framework coaching across coaches using shared templates, question sets, and workflows. Route new engagements to the right coach based on expertise, language, or availability, and keep brand messaging consistent across touchpoints.
04
Protect privacy while staying flexible
Cal.com is open-source and supports self-hosting for stricter data controls, audit logs, and SSO. Choose regional data storage, manage permissions per coach, and integrate securely via our API-first architecture, without locking your practice into a closed system.
Features that fit your coaching practice
Features that fit your coaching practice
Flexible building blocks designed for solo coaches, boutique firms, and global enterprises.
Flexible building blocks designed for solo coaches, boutique firms, and global enterprises.
Custom intake forms and templates
Collect role, priorities, and expectations during executive coaching intake. Save reusable templates for discovery, onboarding, and reviews.
360 feedback and assessments routing
Trigger your leadership 360 feedback process requests, reminders, and deadline follow-ups. Centralize links, timelines, and stakeholder communications.
Contract and consent automation
Share and collect a coaching engagement contract and confidentiality consent before sessions begin using integrated eSignature apps.
Goal and agenda workflows
Embed your goal setting framework coaching into booking flows. Prompt clients to add goals and pre-work directly into events.
Omnichannel reminders and follow-ups
Send branded email, SMS, or WhatsApp reminders and post-session tasks. Configure timing, content, and escalation rules.
API-first and self-hosting options
Integrate with your CRM, knowledge base, or BI tools. Self-host for maximum control, or use Cal.com Cloud with enterprise compliance.
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Todas as suas ferramentas principais sincronizadas com as suas reuniões
A Cal.com funciona com todas as aplicações já no seu fluxo, garantindo que tudo funcione perfeitamente em conjunto.
Todas as suas ferramentas principais sincronizadas com as suas reuniões
A Cal.com funciona com todas as aplicações já no seu fluxo, garantindo que tudo funcione perfeitamente em conjunto.
Todas as suas ferramentas principais sincronizadas com as suas reuniões
A Cal.com funciona com todas as aplicações já no seu fluxo, garantindo que tudo funcione perfeitamente em conjunto.
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes
Estas são algumas das nossas perguntas mais frequentes.
Estas são algumas das nossas perguntas mais frequentes.
Can I standardize my executive coaching intake across multiple coaches?
Yes. Create an intake form and workflow template, then share it across your team. Use routing to assign the right coach by specialization, timezone, or capacity. See docs at https://cal.com/docs.
How do I manage a leadership 360 feedback process with Cal.com?
Trigger 360 survey links when a program starts, schedule stakeholder interviews, and automate reminders before deadlines. Store notes externally while Cal.com handles the scheduling and notifications.
Can I send a coaching engagement contract automatically after a discovery call?
Yes. Use a post-booking workflow to send your coaching engagement contract through an eSignature app from https://cal.com/apps, and pause scheduling until it is completed.
How do I embed my goal setting framework coaching into sessions?
Add custom questions to the booking form, attach a coaching session template, and automate pre-session prompts that ask clients to submit goals and success metrics.
What integrations help with executive coaching notes and CRM?
Connect Notion, HubSpot, Salesforce, Slack, and Google Drive from https://cal.com/apps. Use webhooks or the API to sync fields and meeting outcomes.
Is Cal.com secure enough for executive and enterprise clients?
Yes. We offer SSO, SCIM, role-based access, audit logs, and self-hosting. See https://cal.com/enterprise and security details in https://help.cal.com.
Can developers extend workflows for custom reports and dashboards?
Yes. Cal.com is API-first. Use our REST API and webhooks to push events into your data warehouse or BI. Explore https://cal.com/docs and examples on GitHub.
Can I standardize my executive coaching intake across multiple coaches?
Yes. Create an intake form and workflow template, then share it across your team. Use routing to assign the right coach by specialization, timezone, or capacity. See docs at https://cal.com/docs.
How do I manage a leadership 360 feedback process with Cal.com?
Trigger 360 survey links when a program starts, schedule stakeholder interviews, and automate reminders before deadlines. Store notes externally while Cal.com handles the scheduling and notifications.
Can I send a coaching engagement contract automatically after a discovery call?
Yes. Use a post-booking workflow to send your coaching engagement contract through an eSignature app from https://cal.com/apps, and pause scheduling until it is completed.
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Não acredite apenas na nossa palavra
Os nossos utilizadores são os nossos melhores embaixadores. Descubra por que somos a melhor escolha para agendar reuniões.
"Mais elegante do que o Calendly, mais aberto do que o SavvyCal, o Cal.com funciona e parece estar exatamente certo."
Flo Merian
Marketing de Produto, Mintlify
Acho que o Cal.com tem uma muito boa chance de criar uma nova categoria em torno de ser tanto excelente quanto bem desenhado.
Guillermo Rauch
CEO, Vercel
"Acabei de migrar do Calendly para o Cal.com."
Kent C. Dodds
Fundador do EpicWeb.dev
"Acabei de experimentar e é definitivamente a reunião mais fácil que já agendei!"
Aria Minaei
CEO, Theatre.JS
"Finalmente mudei para o Cal.com depois de não conseguir encontrar como editar eventos no painel do Calendly."
Ant Wilson
Co-Fundador e CTO, Supabase
"At Navi, protecting personal health information is a non-negotiable, so choosing Cal.com for scheduling just makes sense."
Micah Friedland
CEO & Founder, Navi
"Mais elegante do que o Calendly, mais aberto do que o SavvyCal, o Cal.com funciona e parece estar exatamente certo."
Flo Merian
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Acho que o Cal.com tem uma muito boa chance de criar uma nova categoria em torno de ser tanto excelente quanto bem desenhado.
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